Tracciamento delle Spese per Piccole Flotte di Trasporto e Consegna Oltre l'IFTA

Gestire le spese delle piccole flotte di camion e consegna oltre l’IFTA

Se la tua flotta usa l’IFTA, mantieni la gestione delle imposte sul carburante nel sistema già adottato dall’azienda e raccogli le spese pagate dagli autisti con un processo separato e verificabile. Yomio Business Mode può raccogliere i documenti delle spese, supportare un passaggio facoltativo di approvazione, inviare report settimanali o mensili programmati ed esportare i dati in formato CSV. Non presenta le dichiarazioni IFTA, non registra chilometraggio o percorsi e non si collega direttamente a QuickBooks o Xero.

Quali spese degli autisti registrare

Definisci un processo uniforme per pedaggi, parcheggi, pernottamenti, pasti e riparazioni su strada pagati al di fuori di una carta carburante o di un conto centralizzato.

Per ogni spesa, conserva la ricevuta o un altro documento di supporto e registra data, importo, fornitore, finalità aziendale, autista e qualsiasi riferimento utile all’attività o al viaggio.

I documenti richiesti e il trattamento dei rimborsi dipendono dalla policy aziendale e dalle norme fiscali applicabili.

Tieni separate le imposte sul carburante e le spese quotidiane

Le dichiarazioni IFTA usano i dati sul carburante e sulle distanze per calcolare le imposte nei territori partecipanti.

Usa il sistema IFTA o di gestione della flotta per i dati e le dichiarazioni che supporta.

Usa un processo per le spese per ricevute e costi pagati dagli autisti che non sono registrati in quel sistema.

Prima della chiusura del periodo, riconcilia entrambi i gruppi di registrazioni con gli estratti e con il commercialista.

Non dare per scontato che una foto della ricevuta o una policy di diaria sostituisca i registri di viaggio, chilometraggio o fiscali richiesti.

Chiedi a un professionista fiscale quali documenti e regole di rimborso si applicano alla tua flotta.

Un processo pratico per le spese degli autisti

1. Definisci la policy prima della partenza

Spiega agli autisti quali spese richiedono una ricevuta, quali informazioni aziendali devono fornire, chi esaminerà la segnalazione e quando inviarla.

Fornisci istruzioni distinte per le spese in contanti, gli acquisti con carta carburante e i registri di chilometraggio o diaria.

2. Registra la ricevuta

Chiedi all’autista di inviare una foto leggibile poco dopo l’acquisto, quando è ancora facile ricordare i dettagli.

Verifica data, importo e fornitore confrontandoli con la ricevuta.

Aggiungi una breve nota sulla finalità aziendale se dalla ricevuta non emerge il collegamento con il lavoro.

3. Esamina le eccezioni

Un amministratore può configurare un passaggio di approvazione in Yomio Business Mode.

Usalo per chiedere chiarimenti o contrassegnare una registrazione da seguire secondo la policy del team.

Lo stato di approvazione documenta una revisione interna; non dimostra che la spesa sia deducibile o conforme.

4. Esamina i report e riconcilia le registrazioni

Business Mode può inviare report programmati sulle spese ogni settimana o ogni mese.

Confronta le spese segnalate con ricevute, prove di pagamento ed estratti conto.

Chiedi all’autista i dettagli mancanti prima di chiudere il periodo.

5. Esporta i dati per la contabilità

Esporta i dati delle spese in formato CSV e controlla le colonne prima di importarli nel processo contabile.

Yomio non invia le spese tramite un collegamento diretto con QuickBooks o Xero.

Il commercialista potrebbe dover associare i campi, aggiungere dati contabili o riconciliare l’importazione.

Cosa può fare Yomio e cosa non fa

Yomio aiuta il team a raccogliere immagini delle ricevute, organizzare e controllare le spese segnalate ed esportare i dati in formato CSV.

Yomio non gestisce l’IFTA né verifica l’idoneità fiscale. Inoltre, non registra la posizione o il chilometraggio dei veicoli, non calcola diarie, non emette rimborsi e non gestisce una cassa.

Usa l’app come supporto alla raccolta dei documenti e continua a usare i sistemi e i processi di flotta, contabilità e fiscalità destinati agli altri compiti.

Domande frequenti

Yomio sostituisce il software IFTA?

No. Usa il sistema IFTA e i documenti richiesti per le dichiarazioni sulle imposte sul carburante della flotta. Yomio può aiutare a organizzare le ricevute delle altre spese segnalate.

Yomio si collega direttamente a QuickBooks o Xero?

No. Puoi esportare i dati delle spese in formato CSV e gestirli con un processo contabile separato.

Possiamo chiedere a un responsabile di controllare le spese?

Business Mode supporta un passaggio di approvazione configurabile. Definisci la policy e le regole di approvazione del team, quindi controlla le registrazioni prima dell’esportazione.

Una ricevuta scansionata dimostra che una spesa è deducibile?

No. La scansione aiuta a conservare un documento, ma la deducibilità e i requisiti di prova dipendono dalla spesa e dalle norme applicabili. In caso di dubbio, consulta un professionista fiscale qualificato.

L’app può conservare i registri di chilometraggio e diaria?

Non usare Yomio per registrare chilometraggio, percorsi o dati IFTA, né come calcolatore di diaria. Conserva questi dati in un processo progettato per tale scopo e verifica i requisiti con il tuo consulente fiscale.

In sintesi

Tieni separati i documenti per le imposte sul carburante dalle altre spese degli autisti, definisci una procedura chiara per l’invio, controlla ricevute ed eccezioni e riconcilia le registrazioni prima dell’esportazione.

Yomio può supportare la raccolta delle ricevute e i report CSV. Calcoli IFTA, registri di chilometraggio, importazioni contabili, rimborsi e decisioni fiscali devono restare nei processi previsti per questi compiti.