Importare le ricevute del team in QuickBooks o Xero tramite CSV

Yomio Business Mode raccoglie le ricevute e le registrazioni delle spese inserite manualmente dal team, poi consente di esportare i dati in CSV. Devi controllare il file e importare o inserire i dati separatamente in QuickBooks o Xero; Yomio non offre una connessione contabile diretta.

Cosa offre Business Mode

I membri possono registrare una spesa scansionando una ricevuta o inserendo i dati manualmente. L’elaborazione può estrarre campi e voci dalla ricevuta, ma controlla i risultati prima di usarli nella contabilità. Gli amministratori possono attivare un’approvazione facoltativa ed esportare le registrazioni in CSV. Possono anche programmare riepiloghi e-mail settimanali o mensili; questi riepiloghi non sono esportazioni contabili programmate.

Yomio non registra transazioni in QuickBooks o Xero, non riconcilia gli estratti conto bancari e non stabilisce il trattamento fiscale. L’esportazione CSV non garantisce che i campi corrispondano al piano dei conti.

Definisci quali spese registrare

Scrivi una breve procedura che spieghi quali spese registrare, quali documenti allegare e chi deve controllare le registrazioni. Tieni le regole fiscali e di rimborso separate dalle categorie dell’app. Una categoria aiuta a organizzare una registrazione, ma non dimostra che la spesa sia deducibile o rimborsabile.

Chiedi ai dipendenti di allegare la ricevuta quando disponibile. Se manca, registra importo, data, esercente o beneficiario, valuta e finalità aziendale usando i campi disponibili. Conserva anche le altre prove richieste dalla procedura o dalle norme locali.

Controlla le registrazioni prima dell’esportazione

Confronta ogni registrazione con la ricevuta o con un altro documento di supporto. Verifica esercente, data, importo, valuta, voci, categoria e finalità aziendale. Correggi i dati mancanti o letti male prima di esportare. Se il team usa le approvazioni, controlla le registrazioni in sospeso secondo la procedura concordata. Lo stato di approvazione documenta una revisione interna, ma non conferma l’accuratezza contabile né l’idoneità fiscale.

Esporta un CSV e importa i dati separatamente

Esporta il periodo o le registrazioni necessarie, poi controlla colonne e valori in un foglio di calcolo. Non dare per scontato che i nomi delle colonne, il formato della data, la valuta o le immagini delle ricevute corrispondano automaticamente al sistema di destinazione. I requisiti di importazione variano in base al tipo di dati e alla configurazione dell’account. Consulta la guida aggiornata all’importazione di QuickBooks e la guida all’importazione dei dati di Xero per verificare formati e dati supportati.

Prova prima con un piccolo gruppo di registrazioni. Controlla l’esito, cerca duplicati e confronta i totali con i dati originali. Conserva il file esportato insieme ai documenti del periodo e annota chi lo ha controllato e quali correzioni sono state fatte dopo l’esportazione.

Domande frequenti

Yomio si collega direttamente a QuickBooks o Xero?

No. Yomio esporta dati CSV per un flusso separato e non sincronizza le registrazioni tramite una connessione diretta.

Business Mode invia file CSV secondo una pianificazione?

Business Mode può inviare riepiloghi delle spese settimanali o mensili via e-mail. L’esportazione CSV è un passaggio separato che esegue l’utente.

Yomio decide quali spese sono deducibili?

No. Usa le registrazioni per organizzare le informazioni e verifica le regole fiscali ufficiali del tuo Paese o chiedi a un professionista qualificato.

È possibile importare qualsiasi CSV di Yomio senza modificarlo?

Non darlo per scontato. I requisiti di QuickBooks e Xero variano in base al tipo di dati e alla configurazione. Consulta le istruzioni aggiornate, adatta le colonne e prova prima un piccolo lotto.