Registo de custos avançados de clientes em escritórios de advocacia

Não decida, com base num processo genérico de software, se um custo jurídico pertence à conta operacional, à conta fiduciária ou à fatura do cliente. A resposta pode depender do contrato com o cliente, da origem e titularidade dos fundos e das regras adotadas na jurisdição do advogado.

Use o processo de contabilidade jurídica do escritório para tomar essa decisão e guardar os documentos comprovativos. Uma app de recibos pode ajudar a recolher documentos de despesas, mas não é um livro-razão fiduciário nem substitui a revisão jurídica e contabilística.

Confirme a regra antes de registar o custo

A Regra Modelo 1.15 da ABA descreve deveres de proteção dos bens dos clientes e de terceiros, incluindo a obrigação de manter esses bens separados dos bens do próprio advogado. A Regra Modelo 1.15 atual da ABA é uma regra modelo; a norma adotada na jurisdição relevante pode ser diferente.

Antes de decidir como pagar ou registar um custo, consulte as regras da jurisdição aplicáveis às contas fiduciárias e o contrato de prestação de serviços. Se não for clara a natureza dos fundos ou do custo, consulte o advogado responsável pela ética profissional ou o consultor de contabilidade do escritório. Não conclua, apenas pela expressão «custo adiantado do cliente», que todas as despesas têm de ser tratadas da mesma forma.

Guarde juntos o recibo e a decisão

Para cada custo, conserve o documento original e registe os dados exigidos pelo processo do escritório, como:

• O comerciante ou beneficiário, a data, o valor e a moeda.
• A referência do cliente ou processo no sistema de gestão de processos ou de contabilidade do escritório.
• A finalidade profissional e a cláusula aplicável do contrato.
• Quem analisou o custo e como foi classificado.
• Se e quando o valor foi faturado, reembolsado ou resolvido de outra forma.

O recibo, por si só, pode não indicar a quem pertencem os fundos, se o custo pode ser cobrado ao cliente ou como a operação deve ser lançada no razão. Registe a decisão contabilística no sistema que suporta os dados dos clientes e dos processos.

Separe a recolha de despesas da contabilidade fiduciária

O Yomio Business Mode pode recolher registos de despesas da equipa através da captura de recibos ou da introdução manual. Permite configurar uma etapa de aprovação, enviar resumos semanais ou mensais por email e exportar dados CSV. Não disponibiliza contabilidade fiduciária, etiquetas de cliente ou processo, faturação de clientes, reembolsos nem ligação direta ao software de contabilidade de um escritório de advogados.

Se o escritório usar o Yomio para recolher recibos em geral, mantenha a associação ao cliente/processo e a análise da conta fiduciária no sistema de contabilidade jurídica do escritório. Não use uma exportação do Yomio como prova de que um pagamento foi processado corretamente segundo as regras da ordem profissional.

Reveja e reconcilie os registos

Designe uma pessoa para rever os custos de acordo com o processo escrito do escritório. Antes de incluir um custo numa fatura de cliente ou num razão, verifique o recibo, os termos do contrato, as regras da jurisdição, a conta usada para o pagamento e as aprovações necessárias.

No fecho de cada período, compare os registos da ferramenta de despesas com os sistemas de contabilidade e de gestão de processos. Investigue lançamentos duplicados, créditos, reembolsos, recibos em falta e custos que ainda não tenham sido faturados ou resolvidos. Registe as correções para manter rastreáveis o documento de origem, a fatura e o lançamento no razão.

Os prazos de conservação variam consoante a jurisdição e o tipo de registo. Siga as regras fiduciárias locais em vigor, os requisitos dos tribunais, as regras fiscais e a política de conservação do escritório. A regra modelo da ABA inclui um prazo de cinco anos para os registos completos de fundos de contas fiduciárias, mas prevalece a regra adotada na jurisdição aplicável.

Perguntas frequentes

Todos os custos adiantados de clientes pertencem à conta operacional?

Não confie numa resposta geral. O tratamento pode depender do contrato, da origem dos fundos e das regras aplicáveis na jurisdição. Confirme com o consultor de ética ou de contabilidade do escritório.

O Yomio consegue associar um custo a um cliente ou processo?

O Yomio Business Mode não disponibiliza etiquetas de cliente ou de processo. Mantenha essa associação num sistema de gestão de processos ou de contabilidade que a suporte.

O Yomio substitui software IOLTA ou a contabilidade fiduciária?

Não. É um processo de registo de despesas; não mantém livros-razão fiduciários nem determina a conformidade.

Durante quanto tempo o escritório deve guardar recibos e registos fiduciários?

Siga o prazo exigido pela jurisdição, pelo tipo de registo, pelo contrato com o cliente e pelas regras fiscais aplicáveis. Não aplique o prazo da Regra Modelo da ABA como se fosse um limite local universal.