Gestão de despesas faturáveis em empresas de consultoria e agências

Um processo de despesas faturáveis precisa do recibo, do montante, da finalidade profissional, da referência ao cliente ou projeto e do registo da revisão. Mantenha a associação ao cliente e ao projeto no sistema que suporta esses campos e ligue o recibo e a aprovação ao mesmo elemento de trabalho.

O Yomio Business Mode pode ajudar a recolher registos de despesas da equipa, suportar uma etapa de aprovação opcional, enviar relatórios-resumo semanais ou mensais e exportar dados CSV. Não disponibiliza campos para associar despesas a clientes ou projetos, faturação, pagamentos de reembolsos nem uma ligação direta ao QuickBooks ou ao Xero.

Definir as regras da empresa para despesas faturáveis

Antes de escolher software, consulte o contrato com o cliente e a política da empresa. Identifique os custos que podem ser repercutidos no cliente, os requisitos de aprovação, os recibos necessários e a forma como as despesas devem aparecer na fatura.

Não parta do princípio de que um custo é faturável só por ter recibo. O contrato, os termos do serviço e as regras aplicáveis determinam se o custo pode ser cobrado ao cliente.

Registar o recibo e a finalidade profissional

Peça ao consultor que registe a despesa pouco depois da compra. Guarde o comerciante, a data, o montante, a moeda, o recibo e uma breve nota sobre a finalidade profissional.

Se o custo estiver relacionado com um cliente ou projeto, acrescente essa referência no sistema de projetos ou de contabilidade da empresa. O Yomio não tem um campo para associar despesas a clientes ou projetos, pelo que o registo do recibo, por si só, não pode atribuir um custo a um assunto ou contrato.

Se faltar o recibo, siga a política da empresa relativa a comprovativos e registe como foram confirmados o montante e a finalidade. Siga as regras locais aplicáveis à conservação de registos. Nos Estados Unidos, o IRS explica a comprovação de despesas empresariais na Publication 463.

Rever antes de acrescentar uma despesa à fatura

A pessoa responsável pela revisão deve comparar a despesa com o recibo e confirmar o cliente, o projeto, a data, o montante, a moeda e os termos do contrato no sistema oficial de registo. Se a equipa usar o Yomio Business Mode, uma etapa de aprovação configurável pode registar que um administrador reviu a despesa de um membro. O estado de aprovação é um controlo interno do processo; não associa a despesa a um cliente nem determina se pode ser faturada.

Não fature um cliente apenas com base no total do recibo. Confirme impostos, gorjetas, artigos pessoais, descontos, créditos e custos partilhados entre projetos. Registe qualquer repartição no sistema de projetos ou de contabilidade que suporte essa informação.

Exportar registos para um processo contabilístico separado

O Business Mode pode exportar dados de despesas em CSV para utilização num processo de contabilidade separado. Reveja o ficheiro e associe cada linha ao cliente ou projeto correto no sistema que guarda essas referências. O Yomio não cria faturas, não lança despesas no QuickBooks ou no Xero e não envia reembolsos.

O relatório semanal ou mensal enviado por email pelo Business Mode é um resumo para revisão. Não é uma exportação contabilística agendada nem uma fatura para o cliente.

Conciliar o montante faturado com o registo da despesa

No fim do período de faturação, compare as linhas da fatura do cliente com os recibos e os registos contabilísticos. Confirme que a mesma despesa não foi faturada duas vezes, que qualquer crédito ou reembolso foi registado e que há uma explicação para os montantes que não foram faturados.

Guarde juntos o recibo original e a referência da fatura final, de acordo com a política de conservação de documentos. Se o cliente questionar uma despesa, a empresa deve conseguir seguir a linha da fatura até ao documento de origem e à aprovação.

Escolher ferramentas com base nos campos que suportam

Uma aplicação de recibos pode recolher detalhes das despesas, mas os processos de faturação também precisam de associar clientes ou projetos e ligar as despesas às faturas. Antes de adotar uma aplicação, confirme se o plano suporta os campos, as permissões, os estados de aprovação e a estrutura de exportação de que o processo necessita. Teste um pequeno conjunto de despesas, desde o registo até à conciliação da fatura, antes de substituir um sistema existente.

Perguntas frequentes

O Yomio pode associar uma despesa a um cliente ou projeto?

Não. Mantenha as referências a clientes e projetos num sistema separado que suporte esses campos.

O Yomio cria faturas para os clientes?

Não. Pode recolher registos de despesas e exportar dados CSV, mas a faturação continua a ser feita no processo de faturação ou de contabilidade.

O Yomio pode aprovar a despesa de um consultor?

O Business Mode suporta uma etapa de aprovação interna configurável. A aprovação não determina se o custo pode ser faturado nem se é elegível para tratamento fiscal.

O Yomio sincroniza diretamente com o QuickBooks ou o Xero?

Não. Disponibiliza uma exportação CSV para um processo separado de importação e revisão.