Apuramento de custos por obra e controlo de despesas na construção e em serviços especializados

Um registo de custos por obra precisa do recibo da compra, do valor, da finalidade comercial e da associação a uma obra ou código de custo. Capte o recibo logo que possível e, depois, associe o custo no sistema de contabilidade ou de gestão de construção que suporta o apuramento por obra.

O Business Mode do Yomio pode reunir despesas da equipa através da digitalização de recibos ou da introdução manual, permitir uma etapa opcional de aprovação, enviar resumos semanais ou mensais por email de forma programada e exportar dados em CSV. Não disponibiliza campos para obra, projeto, ordem de trabalho ou código de custo, não calcula a rentabilidade por obra e não se liga diretamente a software de contabilidade.

Defina os códigos de custo antes de iniciar os trabalhos

Utilize os números de obra e os códigos de custo já definidos no orçamento, na proposta ou no sistema de contabilidade. Indique à equipa qual a referência a registar nas compras de materiais, combustível, ferramentas ou serviços de subempreiteiros.

Se uma compra abranger várias obras, decida como repartir o custo e registe essa distribuição no sistema oficial. Não deixe a equipa adivinhar a que obra deve associar uma compra quando os detalhes já não forem claros.

Registe o recibo e o contexto da compra

Para cada transação, guarde o comerciante, a data, o valor, a moeda, a imagem do recibo e uma breve descrição da finalidade da compra. Registe o número da obra e o código de custo na ferramenta que disponibiliza esses campos.

Se a digitalização do recibo extrair campos ou linhas de artigos, compare os dados com a imagem original. Um recibo não prova que um material foi instalado numa determinada obra, e uma etapa de aprovação não verifica a quantidade, a entrega nem o tratamento fiscal.

Reveja as submissões e exporte os registos

Um revisor pode comparar a despesa com o recibo, a ordem de compra, o comprovativo de entrega e a referência da obra. Se a equipa utilizar o Business Mode do Yomio, um administrador pode configurar uma etapa de aprovação interna e exportar os dados de despesas em CSV. O Business Mode também disponibiliza emails com relatórios semanais ou mensais; são resumos, não exportações contabilísticas programadas.

Antes de utilizar um CSV, adicione ou confirme os campos de obra e código de custo no fluxo contabilístico de destino. O Yomio não reparte automaticamente as despesas por obra, não cria relatórios de custos por obra, não regista transações contabilísticas nem calcula reembolsos.

Reconcilie os custos das obras com os registos do projeto

No fecho do período, compare os recibos com as faturas, ordens de compra, guias de entrega, faturas de subempreiteiros e o razão contabilístico. Procure cobranças duplicadas, materiais devolvidos, notas de crédito e compras partilhadas por várias obras.

Utilize o sistema do projeto ou de contabilidade para comparar os custos reais com as estimativas e as alterações ao projeto aprovadas. Mantenha os documentos originais ligados ao registo final com o código atribuído, de acordo com a política de conservação de documentos da empresa.

Trate os registos fiscais no sistema adequado

Uma aplicação de recibos pode guardar os detalhes das transações, mas não pode decidir se um custo é dedutível, depreciável ou imputável a uma determinada obra. Para registos de empresas dos EUA, o IRS explica os requisitos de comprovação e conservação de documentos na Publication 463. As regras variam consoante a despesa e o contribuinte; consulte as orientações oficiais em vigor ou um profissional de fiscalidade qualificado. As empresas fora dos Estados Unidos devem seguir as regras locais.

Perguntas a fazer antes de escolher software

• Um trabalhador pode associar um recibo a uma obra e a um código de custo no momento em que o regista?
• O sistema permite repartir uma compra por várias obras?
• Os revisores podem comparar recibos, encomendas, entregas e faturas?
• A exportação inclui os campos esperados pelo sistema de contabilidade?
• A ferramenta produz totais por obra sem repartição manual?

Teste todo o processo, da recolha à reconciliação, com um pequeno conjunto de despesas de obras reais. Confirme que os dados chegam à obra e à conta certas antes de confiar neste fluxo de trabalho para os relatórios do projeto.

Perguntas frequentes

O Yomio permite etiquetar despesas com uma obra ou ordem de trabalho?

O Business Mode do Yomio não disponibiliza etiquetas para obra, projeto, ordem de trabalho ou código de custo. Para apurar custos por obra, utilize um sistema que suporte esses campos.

O Yomio cria relatórios de custos por obra?

Não. Pode disponibilizar registos de despesas da equipa e exportá-los em CSV, mas não calcula os custos totais por obra.

O Yomio integra-se diretamente com o QuickBooks ou o Xero?

Não. Os dados CSV têm de ser revistos e importados através de um processo separado.

A aprovação confirma que uma despesa pertence a uma obra?

Não. O revisor deve verificar os documentos de origem e a associação à obra no sistema que guarda os registos do projeto.