Controlo de despesas em pequenas clínicas médicas, dentárias e de quiroprática
Uma forma prática de as pequenas clínicas organizarem recibos de despesas operacionais, reverem submissões da equipa e manterem separados os registos contabilísticos e dos pacientes.
Alex Chen
Gestor de produto e defensor das finanças pessoais
Controlo de despesas em pequenas clínicas médicas, dentárias e de quiroprática
Numa pequena clínica de saúde, registe cada compra operacional com a data, o fornecedor, o montante, a finalidade comercial e o recibo comprovativo; depois, reconcilie-a no sistema contabilístico da clínica. Uma aplicação de recibos pode ajudar a organizar documentos, mas não substitui a contabilidade da clínica, não determina o tratamento fiscal e não gere registos de pacientes.
Comece por criar um registo claro de cada compra
Um registo de despesas útil deve permitir saber quem pagou, o que foi comprado, quando foi comprado, quanto custou e de que forma se relaciona com a atividade da clínica. Guarde o recibo junto ao registo e acrescente uma nota breve sobre a finalidade comercial quando o nome do fornecedor não for suficiente para explicar a compra.
Para empresas nos EUA, o IRS explica os registos que podem comprovar despesas na Publication 463. Os requisitos dependem do tipo de despesa e da situação do contribuinte; para decisões sobre deduções e reembolsos, consulte as orientações atuais do IRS ou um profissional fiscal qualificado.
Mantenha o registo de recibos separado dos sistemas clínicos
Não introduza registos de pacientes nem identificadores de pacientes numa aplicação de despesas, a menos que a clínica tenha analisado o tratamento de dados do produto e as respetivas obrigações legais. Mantenha a informação clínica, de faturação e dos pacientes em sistemas escolhidos para essas funções.
Utilize o software de contabilidade ou de gestão da clínica para o plano de contas, as faturas de fornecedores, o inventário, o processamento salarial, a atribuição por localização e as demonstrações financeiras. Uma aplicação de recibos pode apoiar a recolha de documentos, mas a clínica continua a ter de rever cada item e reconciliá-lo com a contabilidade e os registos de pagamento.
O que o Yomio Business Mode pode apoiar
O Yomio Business Mode pode dar à equipa um local para digitalizar recibos ou introduzir registos de despesas. Se a aprovação opcional estiver ativada, um Administrador pode rever os registos da equipa, receber resumos semanais ou mensais programados por email e exportar os dados das despesas em CSV.
Os Membros veem os próprios registos; os Administradores podem ver os registos da equipa. As categorias podem ajudar a identificar despesas, mas o Yomio não fornece códigos contabilísticos para clínicas médicas, totais por profissional ou localização, gestão de inventário, processamento salarial, pagamentos de reembolsos nem sincronização direta com QuickBooks ou Xero. Reveja os ficheiros CSV e importe-os manualmente no seu sistema contabilístico.
Uma rotina operacional simples
- Peça à equipa que envie o recibo e uma nota clara sobre a finalidade comercial de cada compra da clínica.
- Reveja os registos incompletos ou pouco claros antes do próximo fecho contabilístico.
- Registe faturas de fornecedores, salários, inventário e dados por localização no sistema que suporta esses registos.
- Exporte os registos de despesas e reconcilie-os com os pagamentos e o razão geral.
- Guarde os documentos de origem de acordo com as políticas de retenção e acesso da clínica.
Esta rotina disponibiliza registos de suporte organizados ao contabilista, enquanto mantém o trabalho clínico e contabilístico nos sistemas concebidos para o gerir.
O Yomio é adequado à sua clínica?
Pode ajudar uma equipa pequena a recolher registos de despesas baseados em recibos e a partilhá-los com um Administrador. Não é um sistema de gestão de pacientes nem de faturação médica e não cria um relatório contabilístico de toda a clínica por profissional, clínica ou centro de custos clínicos.
Se esses campos forem essenciais, escolha uma plataforma clínica ou contabilística que os suporte. Se precisa de um fluxo de trabalho de recibos para a equipa, consulte os detalhes atuais do Business Mode e os preços antes de decidir.
Dica
Comece com uma categoria adequada aos seus registos, como consumíveis clínicos ou formação profissional. Mostre à equipa como digitalizar um recibo ou introduzir uma despesa; depois reveja o processo e acrescente categorias se forem úteis para a contabilidade.
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Reúna recibos da clínica para revisão administrativa
O Yomio Business Mode pode reunir despesas registadas a partir de recibos ou introduzidas manualmente, permitir aprovação opcional por um Administrador, enviar resumos programados e exportar registos em CSV. Reveja o ficheiro e reconcilie-o com o sistema contabilístico da clínica.
Ver o Business ModePerguntas frequentes
Digitalizar um recibo torna uma despesa dedutível?
Não. A digitalização guarda uma cópia do documento, mas não determina se a despesa é elegível. Aplique as regras fiscais atuais à situação concreta e guarde quaisquer outros registos exigidos para essa despesa.
O Administrador pode rever as submissões da equipa?
Sim. O Business Mode suporta definições de aprovação opcionais. Os Administradores podem rever os registos de despesas da equipa; os Membros veem os próprios registos.
O Yomio substitui o software de contabilidade?
Não. O Yomio pode exportar dados de despesas em CSV, mas a equipa tem de rever o ficheiro e importá-lo ou introduzi-lo no sistema contabilístico.
Veja como o Business Mode gere os registos de recibos da equipa