Välj en app för att organisera kvitton vid utlägg

Välj en app för att organisera kvitton vid utlägg

När du väljer ett verktyg för utlägg ska du kontrollera hur det sparar kvitton, registrerar affärssyfte och passar in i organisationens gransknings- och bokföringsrutiner. Yomio kan registrera utgifter från kvitton och manuella poster och exportera dem som CSV, men skickar inte in anspråk till arbetsgivaren, räknar inte ut ersättningar och betalar inte ut pengar.

Börja med organisationens policy

Ta reda på vilka kostnader som godkänns, vilka underlag som krävs, vem som granskar, hur kompletteringar hanteras och när ersättning betalas. Kontrollera om ni behöver körsträcka, traktamente, företagskort, projektkoder, utländsk valuta eller överföring till lönehantering.

För amerikansk federal dokumentation finns IRS Publication 463. En kvittoapp kan lagra underlag, men avgör inte om ett utlägg uppfyller företagets policy eller skatteregler.

Jämför hela arbetsflödet

Kontrollera att verktyget sparar ett läsbart kvitto och originalbilden, registrerar datum, säljare och belopp, låter användaren komplettera uppgifter, visar granskningshistorik och exporterar de fält som bokföringen behöver. En skanning hanterar inte automatiskt körsträcka, resans syfte eller godkännanden.

I Yomio Business Mode ser medlemmar sina egna poster och administratörer kan granska teamets poster. Administratörer kan aktivera frivilligt godkännande, schemalägga vecko- eller månadsvisa sammanfattningar via e-post och exportera utgifter som CSV. Yomio hanterar inte företagets ersättningspolicy, betalar inte ut ersättning och synkroniserar inte direkt med QuickBooks eller Xero. Administratören granskar CSV-filen och importerar den i bokföringsflödet.

För en komplett process med policyregler, betalning och bokföringskoppling behöver du ett verktyg som stöder de stegen.