تتبع المصروفات القابلة للفوترة في شركات الاستشارات والوكالات

تحتاج عملية المصروفات القابلة للفوترة إلى إيصال ومبلغ وغرض تجاري ومرجع للعميل أو المشروع وسجل للمراجعة. احتفظوا بإسناد العميل والمشروع في نظام يدعم هذه الحقول، واربطوا الإيصال والموافقة بعنصر العمل نفسه.

يمكن أن يساعد وضع الأعمال في Yomio على جمع سجلات مصروفات الفريق، ودعم خطوة موافقة اختيارية، وإرسال تقارير موجزة أسبوعية أو شهرية، وتصدير بيانات CSV. لكنه لا يوفر حقولاً لإسناد المصروف إلى عميل أو مشروع، ولا ينشئ فواتير، ولا يدفع المبالغ المستردة، ولا يتصل مباشرةً بـQuickBooks أو Xero.

ضعوا قواعد الشركة للمصروفات القابلة للفوترة

قبل اختيار البرنامج، راجعوا اتفاقية العميل وسياسة الشركة. حددوا التكاليف التي يمكن إعادة تحميلها على العميل، وأي متطلبات للموافقة، والإيصالات المطلوبة، وطريقة ظهور المصروفات في الفاتورة.

لا تفترضوا أن المصروف قابل للفوترة لمجرد وجود إيصال. فالذي يحدد إمكان تحميله على العميل هو الاتفاق وشروط التعاقد والقواعد السارية.

سجّلوا الإيصال والغرض التجاري

اطلبوا من الاستشاري تسجيل المصروف قريباً من وقت الشراء. احتفظوا باسم التاجر والتاريخ والمبلغ والعملة والإيصال وملاحظة قصيرة تشرح الغرض التجاري.

إذا كان المصروف مرتبطاً بعميل أو مشروع، فأضيفوا المرجع في نظام المشاريع أو المحاسبة لدى الشركة. لا يوفر Yomio حقلاً لإسناد المصروف إلى عميل أو مشروع، لذلك لا يستطيع سجل الإيصال وحده ربط التكلفة بملف عميل أو عقد.

عند فقدان الإيصال، اتبعوا سياسة الشركة الخاصة بالمستندات الإثباتية وسجّلوا كيفية التحقق من المبلغ والغرض. استخدموا قواعد حفظ السجلات المحلية المناسبة؛ ففي الولايات المتحدة، توضح مصلحة الضرائب الأمريكية متطلبات إثبات نفقات الأعمال في المنشور 463.

راجعوا المصروف قبل إضافته إلى فاتورة

ينبغي للمراجع مقارنة المصروف بالإيصال والتأكد من العميل والمشروع والتاريخ والمبلغ والعملة وشروط الاتفاق في النظام المعتمد للسجلات. إذا استخدم الفريق وضع الأعمال في Yomio، يمكن إعداد خطوة موافقة لتسجيل أن مسؤولاً راجع مصروف أحد الأعضاء. حالة الموافقة إجراء داخلي لسير العمل؛ فهي لا تسند المصروف إلى عميل ولا تحدد ما إذا كان قابلاً للفوترة.

لا تفوتروا العميل اعتماداً على إجمالي الإيصال وحده. تحققوا من الضرائب والإكراميات والمشتريات الشخصية والخصومات والأرصدة الدائنة والتكاليف المشتركة بين المشاريع. وثّقوا أي توزيع للتكلفة في نظام المشاريع أو المحاسبة الذي يدعم ذلك.

صدّروا السجلات إلى مسار محاسبي منفصل

يتيح وضع الأعمال تصدير بيانات المصروفات بصيغة CSV لاستخدامها في عملية مسك دفاتر منفصلة. راجعوا الملف واربطوا كل صف بالعميل أو المشروع الصحيح في النظام الذي يحفظ هذه المراجع. لا ينشئ Yomio فواتير، ولا يسجل المصروفات في QuickBooks أو Xero، ولا يرسل المبالغ المستردة.

التقرير المرسل بالبريد الإلكتروني أسبوعياً أو شهرياً في وضع الأعمال هو ملخص للمراجعة. وهو ليس تصديراً محاسبياً مجدولاً ولا فاتورة للعميل.

طابقوا المبلغ المفوتر مع سجل المصروف

في نهاية فترة الفوترة، قارنوا بنود فاتورة العميل بالإيصالات والقيود المحاسبية. تحققوا من عدم فوترة المصروف نفسه مرتين، ومن تسجيل أي رصيد دائن أو رد للمبلغ، ومن وجود تفسير لأي مبلغ لم تتم فوترته.

احتفظوا بالإيصال الأصلي ومرجع الفاتورة النهائية معاً وفق سياسة الاحتفاظ بالسجلات لديكم. إذا اعترض العميل على مصروف، ينبغي أن تتمكن الشركة من تتبع بند الفاتورة إلى المستند الأصلي والموافقة.

اختاروا الأدوات بحسب الحقول التي تدعمها

يمكن لتطبيق الإيصالات جمع تفاصيل المصروفات، لكن إجراءات الفوترة تحتاج أيضاً إلى إسناد العميل أو المشروع وربط المصروف بالفاتورة. قبل اعتماد أي تطبيق، تحققوا من أن الخطة تدعم الحقول والصلاحيات وحالات الموافقة وهيكل التصدير الذي تتطلبه إجراءاتكم. اختبروا مجموعة صغيرة من المصروفات، بدءاً من تسجيلها وحتى مطابقتها مع الفاتورة، قبل استبدال نظام قائم.

الأسئلة الشائعة

هل يستطيع Yomio إسناد مصروف إلى عميل أو مشروع؟

لا. احتفظوا بمراجع العملاء والمشاريع في نظام منفصل يدعم هذه الحقول.

هل ينشئ Yomio فواتير للعملاء؟

لا. يمكنه جمع سجلات المصروفات وتصدير بيانات CSV، لكن إصدار الفواتير يبقى ضمن إجراءات الفوترة أو المحاسبة لديكم.

هل يستطيع Yomio الموافقة على مصروف أحد الاستشاريين؟

يدعم وضع الأعمال خطوة موافقة داخلية قابلة للإعداد. ولا تحدد الموافقة ما إذا كانت التكلفة قابلة للفوترة أو مؤهلة للمعالجة الضريبية.

هل يتزامن Yomio مباشرةً مع QuickBooks أو Xero؟

لا. يوفر تصدير CSV لإجراء منفصل للاستيراد والمراجعة.