Teambelege per CSV in QuickBooks oder Xero übernehmen

Yomio Business Mode sammelt Belege und manuelle Ausgabeneinträge aus dem Team und exportiert die Daten als CSV. Du musst die Datei prüfen und die Daten selbst in QuickBooks oder Xero importieren oder dort eingeben; Yomio hat keine direkte Verbindung zu diesen Buchhaltungsprogrammen.

Was Business Mode unterstützt

Mitglieder können Ausgaben über einen Belegscan oder eine manuelle Eingabe erfassen. Die Belegverarbeitung kann Felder und Positionen auslesen, aber prüfe die Ergebnisse, bevor du sie in der Buchhaltung verwendest. Admins können eine optionale Freigabe aktivieren und Einträge als CSV exportieren. Außerdem sind geplante wöchentliche oder monatliche E-Mail-Zusammenfassungen möglich; diese Berichte sind keine geplanten Buchhaltungsexporte.

Yomio bucht keine Transaktionen in QuickBooks oder Xero, gleicht keine Bankauszüge ab und bestimmt keine steuerliche Behandlung. Ein CSV-Export garantiert nicht, dass die Datei zum Kontenplan passt.

Lege fest, welche Ausgaben erfasst werden

Schreibe eine kurze Teamrichtlinie dazu, welche Ausgaben dokumentiert werden sollen, welche Belege nötig sind und wer die Einträge prüft. Halte Steuer- und Erstattungsregeln getrennt von den App-Kategorien. Eine Kategorie hilft beim Sortieren, beweist aber nicht, dass eine Ausgabe absetzbar oder erstattungsfähig ist.

Bitte Mitarbeitende, vorhandene Belege dem Eintrag beizufügen. Fehlt ein Beleg, erfasse Betrag, Datum, Händler oder Zahlungsempfänger, Währung und Geschäftszweck mit den verfügbaren Feldern. Bewahre weitere Nachweise auf, wenn es eure Richtlinie oder örtliche Vorschriften verlangen.

Prüfe die Einträge vor dem Export

Vergleiche jeden Eintrag mit dem Beleg oder einem anderen Nachweis. Kontrolliere Händler, Datum, Betrag, Währung, Positionen, Kategorie und Geschäftszweck. Korrigiere fehlende oder falsch erkannte Angaben vor dem Export. Wenn dein Team Freigaben nutzt, prüfe offene Einträge nach dem vereinbarten Ablauf. Der Freigabestatus dokumentiert eine interne Prüfung, bestätigt aber weder die Buchhaltungsgenauigkeit noch die steuerliche Absetzbarkeit.

Exportiere eine CSV-Datei und importiere sie manuell

Exportiere den benötigten Zeitraum oder die gewünschten Einträge und prüfe anschließend Spalten und Werte in einer Tabellenansicht. Gehe nicht davon aus, dass Spaltennamen, Datumsformat, Währung oder Belegbilder automatisch zum Zielsystem passen. Die Importanforderungen hängen vom Datentyp und der Kontoeinrichtung ab. Sieh in die aktuelle QuickBooks-Importhilfe und den Xero-Leitfaden zum Datenimport, um unterstützte Datentypen und Formate zu prüfen.

Teste zuerst eine kleine Auswahl. Prüfe das Importergebnis auf Duplikate und vergleiche die Summen mit den ursprünglichen Ausgaben. Bewahre den Export mit den Unterlagen für den Zeitraum auf und halte fest, wer ihn geprüft und welche Änderungen nach dem Export vorgenommen hat.

Häufige Fragen

Verbindet sich Yomio direkt mit QuickBooks oder Xero?

Nein. Yomio exportiert CSV-Daten für einen getrennten Ablauf und synchronisiert keine Einträge über eine direkte Verbindung.

Versendet Business Mode CSV-Dateien nach einem Zeitplan?

Business Mode kann wöchentliche oder monatliche Ausgabenberichte per E-Mail versenden. Der CSV-Export ist ein eigener manueller Schritt.

Entscheidet Yomio, welche Kosten steuerlich absetzbar sind?

Nein. Nutze die Einträge zur Organisation deiner Ausgaben und prüfe die geltenden Regeln mit offiziellen Informationen oder fachlicher Beratung.

Lässt sich jede Yomio-CSV unverändert importieren?

Gehe nicht davon aus. Die Anforderungen von QuickBooks und Xero unterscheiden sich je nach Datentyp und Einrichtung. Prüfe die aktuellen Anleitungen, gleiche die Spalten ab und teste eine kleine Datei.