Ramp, Expensify und Yomio für ein kleines Team vergleichen

Ramp, Expensify und Yomio für ein kleines Team vergleichen

Wählen Sie ein Ausgaben-Tool danach aus, wie Ihr Team Ausgaben bezahlt, einreicht, genehmigt und erfasst. Ein kartenorientierter Ablauf, Mitarbeitererstattungen und eine belegbasierte Dokumentation lösen unterschiedliche Probleme. Vergleichen Sie deshalb zuerst den benötigten Prozess und erst danach die Preise der Pläne.

Ramp, Expensify und Yomio decken unterschiedliche Produktbereiche ab. Prüfen Sie die aktuellen Plandetails jedes Anbieters und testen Sie den Ablauf mit Ihren eigenen Belegen, bevor Sie Ihr Team umstellen.

Mit der Art der Ausgabe beginnen

Listen Sie die Zahlungsarten auf, die Ihr Team heute nutzt:

• Vom Unternehmen ausgegebene Karten.
• Karten der Mitarbeiter mit anschließender Erstattung.
• Bargeld oder andere Käufe, die Mitarbeiter aus eigener Tasche bezahlen.
• Eine Kombination dieser Methoden.

Notieren Sie anschließend, wo eine Transaktion zuerst auftaucht und wer sie prüft. Ein Tool, das mit Unternehmenstransaktionen beginnt, kann zu einem Team passen, das Karten ausgibt und Ausgabenkontrollen benötigt. Ein belegbasierter Ablauf kann zu einem Team passen, das vor allem Belege zur späteren Prüfung einreichen lassen möchte.

Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Produkt jede Zahlungsquelle und jede Erstattungsmethode unterstützt. Prüfen Sie die aktuellen Planunterlagen für den genauen Ablauf, den Sie einsetzen möchten.

Die Aufgaben der einzelnen Tools vergleichen

Nutzen Sie diese Fragen, wenn Sie Ramp, Expensify, Yomio oder einen anderen Anbieter prüfen:

1. Können Mitarbeiter Belege von den Geräten einreichen, die sie verwenden?
2. Importiert das Produkt Karten- oder Banktransaktionen, und welche Institute oder Kartenprogramme werden unterstützt?
3. Unterstützt es die Genehmigungsart, die Ihre Richtlinie verlangt?
4. Kann es Erstattungen erfassen, oder organisiert es nur Einreichungen?
5. Welche Berichte und Exporte sind im betrachteten Plan verfügbar?
6. Überträgt das Tool Daten über eine direkte Verbindung, oder exportieren und importieren die Mitarbeiter Dateien manuell?
7. Welche Plan-, Sitz-, Karten- oder Transaktionsgebühren entstehen bei Ihrer tatsächlichen Nutzung?

Prüfen Sie diese Details in den aktuellen Produkt- und Planunterlagen. Funktionsumfang, Preise und Integrationen können je nach Plan, Standort, Zahlungsart und Kontoeinrichtung variieren.

Wo Yomio passt

Yomio ist eine App zur Dokumentation von Belegen und Ausgaben. Die App verbindet sich nicht mit Bankkonten und importiert keine Banktransaktionen. Ein Benutzer kann eine Ausgabe per Belegscan oder manueller Eingabe erfassen und anschließend die gespeicherten Ausgabendetails prüfen.

Yomio Business Mode ermöglicht es Teammitgliedern, Ausgaben einzureichen, unterstützt einen konfigurierbaren Genehmigungsschritt, kann wöchentliche oder monatliche Ausgabenberichte per E-Mail versenden und bietet CSV-Export. Die App gibt keine Firmenkarten aus, zahlt keine Erstattungen aus, berechnet weder Kilometer noch Steuern und verbindet sich nicht direkt mit QuickBooks oder Xero. Ein CSV-Export ist eine Datei für einen separaten Buchhaltungsprozess und keine direkte Buchhaltungsintegration.

Wenn Ihr Team bereits ein anderes Karten- oder Erstattungssystem nutzt, prüfen Sie, ob Belegaufzeichnungen und CSV-Exporte sich damit kombinieren lassen. Wenn Ihr Team Kartenausgabe, automatisierte Bankfeeds oder eine direkte Buchhaltungssynchronisierung benötigt, vergleichen Sie Anbieter, die diese Funktionen für den gewünschten Plan und die betreffende Region dokumentieren.

Vor der Auswahl einen kleinen Piloten durchführen

Wählen Sie einen kurzen Zeitraum und eine repräsentative Nutzergruppe. Bitten Sie sie, Belege und manuelle Ausgaben einzureichen, die dem normalen Arbeitsalltag des Teams entsprechen. Lassen Sie den Prüfer die Einträge kontrollieren, bei Bedarf den Genehmigungsprozess nutzen und die Daten exportieren.

Beobachten Sie im Piloten praktische Fragen statt versprochener Einsparungen:

• Konnten Mitarbeiter die von Ihrer Richtlinie verlangten Dokumente und Angaben einreichen?
• Konnten Prüfer fehlende Angaben finden und korrigieren?
• Enthielt der Export die Felder, die Ihr Buchhaltungsprozess benötigt?
• Ließ sich die Datei mit vertretbarem Aufwand für Zuordnung und Prüfung importieren?
• Passte der Ablauf zu Ihrem bestehenden Erstattungs- und Zahlungsprozess?

Bewahren Sie einen Beispiel-Export auf und dokumentieren Sie alle manuellen Schritte. Ein erfolgreicher Test beweist nicht, dass jede künftige Datei ohne Prüfung importiert werden kann.

Genehmigungen von Steuer- und Buchhaltungsentscheidungen trennen

Ein Genehmigungsschritt zeigt, dass ein Prüfer Ihren internen Prozess befolgt hat. Er stellt nicht fest, dass eine Ausgabe steuerlich abzugsfähig oder nach jeder Richtlinie erstattungsfähig ist oder dem richtigen Sachkonto zugeordnet wurde. Bewahren Sie die Originalbelege auf und wenden Sie die Regeln für Ihre Rechtsordnung und Organisation an.

Wenn Sie CSV-Dateien verwenden, halten Sie eine eindeutige Verbindung zwischen den exportierten Zeilen und den ursprünglichen Ausgabenaufzeichnungen aufrecht. Prüfen Sie Korrekturen und Duplikate, bevor Sie die importierte Datei als vollständig betrachten.

Häufig gestellte Fragen

Ist Yomio eine Alternative zu einer Firmenkartenplattform?

Yomio gibt keine Firmenkarten aus und importiert keine Banktransaktionen. Die App kann belegbasierte oder manuell erfasste Ausgabenaufzeichnungen für ein Team organisieren. Ob das passt, hängt von den Zahlungs- und Buchhaltungsabläufen Ihres Unternehmens ab.

Verbindet sich Yomio direkt mit QuickBooks oder Xero?

Nein. Yomio bietet CSV-Export für einen separaten Buchhaltungsprozess. Prüfen Sie die aktuellen Importanforderungen des Zielprodukts und kontrollieren Sie die Datei vor der Verwendung.

Erstattet Yomio Mitarbeitern ihre Ausgaben?

Nein. Business Mode kann die Einreichung von Ausgaben und eine optionale Prüfung unterstützen, zahlt aber keine Erstattungen aus. Nutzen Sie Ihre bestehende Zahlungsart oder einen separaten Erstattungsdienst.

Kann ich Anbieter allein nach dem Monatspreis vergleichen?

Vergleichen Sie die Gesamtkosten für Ihr tatsächliches Team und Ihren tatsächlichen Ablauf. Prüfen Sie Planlimits, Zahlungs- oder Kartengebühren, Anforderungen bei der Einführung und alle verbleibenden manuellen Tätigkeiten. Bestätigen Sie die Konditionen direkt bei jedem Anbieter, da sich Preise und Planfunktionen ändern können.