Suivi des Dépenses pour Petites Flottes de Camionnage et de Livraison Au-Delà de l'IFTA

Suivi des dépenses des petites flottes de camionnage et de livraison au-delà de l’IFTA

Pour une petite flotte, gardez la gestion de la taxe IFTA sur les carburants dans le système déjà utilisé par votre entreprise et collectez les dépenses payées par les conducteurs dans un processus distinct, facile à vérifier. Yomio Business Mode peut recueillir les justificatifs, proposer une étape d’approbation, envoyer des rapports hebdomadaires ou mensuels programmés et exporter les dépenses au format CSV. Il ne prépare pas les déclarations IFTA, ne suit pas le kilométrage ou les itinéraires et ne se connecte pas directement à QuickBooks ou Xero.

Dépenses des conducteurs à documenter

Utilisez une procédure cohérente pour les péages, le stationnement, l’hébergement, les repas et les réparations sur la route payés en dehors d’une carte carburant ou d’un compte centralisé.

Pour chaque dépense, conservez le reçu ou une autre pièce justificative et notez la date, le montant, le fournisseur, le motif professionnel, le conducteur et toute référence utile au travail ou au trajet.

Les documents nécessaires et le traitement des remboursements dépendent de la politique de votre entreprise et des règles fiscales applicables.

Séparer la taxe sur les carburants des dépenses courantes

Les déclarations IFTA s’appuient sur les données de carburant et de distance pour calculer les taxes dues dans les juridictions concernées.

Utilisez votre système IFTA ou de gestion de flotte pour les données et déclarations qu’il prend en charge.

Utilisez un processus de gestion des dépenses pour les reçus et les coûts payés par les conducteurs qui ne sont pas enregistrés dans ce système.

Avant de clôturer une période, rapprochez les deux ensembles de données avec les relevés et votre comptable.

Ne supposez pas qu’une photo de reçu ou une politique d’indemnités journalières remplace les registres de déplacement, de kilométrage ou fiscaux requis.

Demandez à un professionnel de la fiscalité quels documents et quelles règles de remboursement s’appliquent à votre flotte.

Un processus pratique pour les dépenses des conducteurs

1. Définir la politique avant le départ

Expliquez aux conducteurs quelles dépenses nécessitent un reçu, quelles informations professionnelles fournir, qui examine les déclarations et dans quel délai les envoyer.

Précisez séparément la procédure pour les paiements en espèces, les achats par carte carburant et les relevés de kilométrage ou d’indemnités journalières.

2. Photographier le reçu

Demandez au conducteur d’envoyer une image lisible peu après l’achat, pendant que les détails sont encore faciles à retrouver.

Vérifiez la date, le montant et le fournisseur par rapport au reçu.

Ajoutez une courte note sur le motif professionnel lorsque le reçu ne suffit pas à expliquer le lien avec le travail.

3. Examiner les exceptions

Un administrateur peut configurer une étape d’approbation dans Yomio Business Mode.

Utilisez-la pour demander une précision ou signaler un justificatif à traiter selon la politique de votre équipe.

Un statut d’approbation constitue une trace de votre examen interne. Il ne prouve pas qu’une dépense est déductible ou conforme.

4. Examiner les rapports et rapprocher les données

Business Mode peut envoyer des rapports de dépenses programmés chaque semaine ou chaque mois.

Comparez les dépenses déclarées aux reçus, aux justificatifs de paiement et aux relevés.

Demandez au conducteur les informations manquantes avant la clôture de la période.

5. Exporter les données pour la comptabilité

Exportez les dépenses au format CSV et vérifiez les colonnes avant de les importer dans votre processus comptable.

Yomio n’envoie pas les dépenses par une connexion QuickBooks ou Xero en direct.

Votre comptable peut devoir associer les champs, ajouter des informations comptables ou rapprocher les données importées.

Ce que Yomio peut faire et ce qu’il ne fait pas

Yomio aide une équipe à collecter des images de reçus, organiser les dépenses déclarées, les examiner et exporter les données au format CSV.

Yomio ne gère pas l’IFTA, ne vérifie pas l’admissibilité fiscale, ne suit pas la position ou le kilométrage des véhicules, ne calcule pas les indemnités journalières, n’effectue pas les remboursements et ne gère pas une caisse.

Utilisez l’application comme aide à la tenue des justificatifs et conservez les systèmes de flotte, de comptabilité et les processus fiscaux prévus pour ces autres tâches.

Questions fréquentes

Yomio remplace-t-il un logiciel IFTA ?

Non. Utilisez le système IFTA et les justificatifs nécessaires aux déclarations de taxe sur les carburants de votre flotte. Yomio peut aider à organiser les reçus des autres dépenses déclarées.

Yomio se connecte-t-il directement à QuickBooks ou Xero ?

Non. Vous pouvez exporter les dépenses au format CSV et les traiter séparément dans votre processus comptable.

Pouvons-nous demander à un responsable d’examiner les dépenses ?

Business Mode prend en charge une étape d’approbation configurable. Définissez les règles de votre équipe, puis examinez les justificatifs déclarés avant l’export.

Un reçu numérisé prouve-t-il qu’une dépense est déductible ?

Non. Une image aide à conserver un justificatif, mais la déductibilité et les preuves requises dépendent de la dépense et des règles applicables. Demandez conseil à un professionnel qualifié pour les cas incertains.

L’application peut-elle conserver les relevés de kilométrage et d’indemnités journalières ?

N’utilisez pas Yomio comme outil de suivi du kilométrage, des itinéraires ou de l’IFTA, ni comme calculateur d’indemnités journalières. Conservez ces données dans un processus conçu pour elles et vérifiez les exigences avec votre conseiller fiscal.

En résumé

Séparez les données de taxe sur les carburants des autres dépenses des conducteurs, définissez une procédure claire, examinez les reçus et les exceptions, puis rapprochez les justificatifs avant l’export.

Yomio peut contribuer à la collecte de reçus et à la création de rapports CSV. Les calculs IFTA, les relevés de kilométrage, les imports comptables, les remboursements et les décisions fiscales restent dans les processus prévus pour ces tâches.