Comment comparer Ramp, Expensify et Yomio pour une petite équipe

Comment comparer Ramp, Expensify et Yomio pour une petite équipe

Choisissez un outil de dépenses en fonction de la manière dont votre équipe paie, soumet, approuve et enregistre ses dépenses. Un flux centré sur les cartes, les remboursements des employés et la conservation des justificatifs répondent à des besoins différents. Comparez donc le processus dont vous avez besoin avant de comparer les prix des forfaits.

Ramp, Expensify et Yomio couvrent des périmètres de produit différents. Vérifiez les détails actuels des forfaits de chaque fournisseur et testez le processus avec vos propres justificatifs avant de faire évoluer votre équipe.

Commencer par la façon dont la dépense est effectuée

Notez les modes de paiement utilisés aujourd'hui par votre équipe :

• Cartes émises par l'entreprise.
• Cartes des employés suivies d'un remboursement.
• Espèces ou autres achats payés par les employés sur leurs propres fonds.
• Un mélange de ces méthodes.

Notez ensuite où une transaction apparaît en premier et qui est chargé de la vérifier. Un outil qui commence par les transactions des cartes de l'entreprise peut convenir à une équipe qui émet des cartes et a besoin de contrôles des dépenses. Un processus fondé sur les justificatifs peut convenir à une équipe qui a surtout besoin que ses employés transmettent les documents justificatifs pour un examen ultérieur.

Ne supposez pas qu'un produit accepte toutes les sources de paiement ou tous les modes de remboursement. Consultez la documentation actuelle du forfait pour le processus précis que vous comptez utiliser.

Comparer le travail que chaque outil doit accomplir

Utilisez ces questions pour examiner Ramp, Expensify, Yomio ou un autre fournisseur :

1. Les employés peuvent-ils transmettre des justificatifs depuis les appareils qu'ils utilisent ?
2. Le produit importe-t-il les transactions bancaires ou de carte, et quels établissements ou programmes de cartes sont pris en charge ?
3. Prend-il en charge le type d'approbation exigé par votre politique ?
4. Peut-il enregistrer les remboursements ou se limite-t-il à organiser les soumissions ?
5. Quels rapports et exports sont disponibles dans le forfait que vous envisagez ?
6. Les données sont-elles transmises par une connexion directe, ou le personnel exporte-t-il et importe-t-il les fichiers manuellement ?
7. Quels sont les frais de forfait, d'utilisateur, de carte ou de transaction pour votre utilisation réelle ?

Vérifiez ces éléments dans les informations actuelles sur le produit et les forfaits. Les fonctionnalités, les prix et les intégrations peuvent varier selon le forfait, le lieu, le mode de paiement et la configuration du compte.

La place de Yomio

Yomio est une application de conservation des justificatifs et des dépenses. Elle ne se connecte pas aux comptes bancaires et n'importe pas les transactions bancaires. Un utilisateur peut enregistrer une dépense en numérisant un justificatif ou en la saisissant manuellement, puis consulter les détails de la dépense enregistrée.

Yomio Business Mode permet aux membres d'une équipe de soumettre des enregistrements de dépenses, prend en charge une étape d'approbation configurable, peut envoyer par e-mail des rapports de dépenses hebdomadaires ou mensuels et propose l'exportation CSV. Il n'émet pas de cartes d'entreprise, ne verse pas de remboursements, ne calcule ni le kilométrage ni les impôts et ne se connecte pas directement à QuickBooks ou Xero. Un export CSV est un fichier destiné à un processus comptable séparé, pas une intégration comptable directe.

Si votre équipe utilise déjà un autre système de cartes ou de remboursements, vérifiez si les enregistrements de justificatifs et les exports CSV peuvent s'y intégrer. Si votre équipe a besoin d'émettre des cartes, d'alimenter automatiquement ses données bancaires ou de synchroniser directement sa comptabilité, comparez les fournisseurs qui documentent ces fonctions pour le forfait et la région que vous utiliserez.

Réaliser un petit pilote avant de choisir

Choisissez une période courte et un groupe représentatif d'utilisateurs. Demandez-leur de soumettre des justificatifs et des dépenses saisies manuellement qui reflètent le travail habituel de l'équipe. Demandez au responsable de vérifier les enregistrements, d'utiliser le processus d'approbation si nécessaire et d'exporter les données.

Pendant le pilote, suivez les questions pratiques plutôt que les économies annoncées :

• Les employés ont-ils pu soumettre les documents et les informations exigés par votre politique ?
• Les vérificateurs ont-ils pu trouver et corriger les informations manquantes ?
• L'export contenait-il les champs nécessaires à votre processus comptable ?
• Le fichier pouvait-il être importé avec un effort acceptable de correspondance et de vérification ?
• Le processus s'intégrait-il à votre processus actuel de paiement et de remboursement ?

Conservez un export d'exemple et documentez toutes les étapes manuelles. Un test concluant ne prouve pas que chaque fichier futur sera importé sans vérification.

Séparer l'approbation des décisions fiscales et comptables

Une étape d'approbation montre qu'un vérificateur a suivi votre processus interne. Elle n'établit pas qu'une dépense est déductible fiscalement, remboursable selon toutes les politiques ou affectée au bon compte comptable. Conservez les documents originaux et appliquez les règles de votre juridiction et de votre organisation.

Si vous utilisez des fichiers CSV, maintenez un lien clair entre les lignes exportées et les enregistrements de dépenses d'origine. Vérifiez les corrections et les doublons avant de considérer le fichier importé comme complet.

Questions fréquemment posées

Yomio est-il une alternative à une plateforme de cartes d'entreprise ?

Yomio n'émet pas de cartes d'entreprise et n'importe pas les transactions bancaires. Il peut organiser les enregistrements de dépenses fondés sur des justificatifs ou saisis manuellement pour une équipe. Son adéquation dépend des processus de paiement et de comptabilité dont votre entreprise a besoin.

Yomio se connecte-t-il directement à QuickBooks ou Xero ?

Non. Yomio fournit un export CSV destiné à un processus comptable séparé. Vérifiez les exigences d'importation actuelles du produit destinataire et contrôlez le fichier avant de l'utiliser.

Yomio rembourse-t-il les employés ?

Non. Business Mode peut prendre en charge la soumission des dépenses et une vérification facultative, mais il ne verse pas de remboursements. Utilisez votre mode de paiement actuel ou un service de remboursement distinct.

Puis-je comparer les fournisseurs uniquement selon leur prix mensuel ?

Comparez le coût total pour votre équipe et votre processus réels. Vérifiez les limites du forfait, les frais de paiement ou de carte, les exigences de mise en place et tout travail manuel restant. Confirmez les conditions directement auprès de chaque fournisseur, car les prix et les fonctionnalités des forfaits peuvent changer.