IFTAだけでは足りない小規模トラック・配送車両の経費管理

IFTA以外も管理する小規模トラック・配送フリートの経費管理

IFTAを利用するフリートでは、燃料税の申告を現在使っているシステムで管理し、運転手が立て替えた経費は別の確認しやすい手順で集めます。Yomio Business Modeでは、領収書の記録を集め、任意の承認ステップを設け、週次または月次のレポートを予約送信し、経費データをCSVで出力できます。IFTA申告の作成、走行距離やルートの記録、QuickBooksやXeroとの直接連携には対応していません。

運転手の立替経費で記録すること

燃料カードや会社の一括口座以外で支払った通行料、駐車料金、宿泊費、食事代、走行中の修理費について、統一した手順を決めます。

各支出について、領収書などの証憑を保管し、日付、金額、事業者名、業務上の目的、運転手名、必要に応じて業務や運行を識別する情報を記録します。

必要な書類や立替精算の扱いは、会社の方針と適用される税務ルールによって異なります。

燃料税と日々の経費を別々に管理する

IFTA申告では、燃料と走行距離の情報を使い、対象となる管轄区域ごとの燃料税を計算します。

IFTAまたはフリート管理システムは、そのシステムが対応する記録や申告に使います。

そのシステムに入らない領収書や運転手の立替費用は、経費管理の手順で扱います。

期間を締める前に、両方の記録を明細書や会計担当者の記録と照合します。

領収書の画像や日当の社内規定が、必要な出張、走行距離、税務の記録に代わるとは限りません。

自社のフリートに適用される書類や精算ルールは、税務の専門家に確認してください。

運転手の経費を扱う実務手順

1. 出発前にルールを決める

領収書が必要な支出、記録すべき業務情報、申請を確認する担当者、申請期限を運転手に伝えます。

現金払い、燃料カードでの購入、走行距離や日当の記録について、それぞれ手順を定めます。

2. 領収書を記録する

購入後、内容を思い出しやすいうちに、運転手に鮮明な領収書画像を提出してもらいます。

領収書と照らし合わせて日付、金額、事業者名を確認します。

領収書だけでは業務との関係が分からない場合は、業務上の目的を短く記録します。

3. 例外を確認する

管理者はYomio Business Modeで承認ステップを設定できます。

チームの方針に沿って、追加説明を求めたり、確認が必要な記録に印を付けたりします。

承認ステータスは社内確認の記録です。支出の控除可否や法令遵守を証明するものではありません。

4. レポートを確認し、記録を照合する

Business Modeでは、週次または月次の経費レポートを予約送信できます。

申請された項目を領収書、支払記録、明細書と照合します。

期間を締める前に、不足情報を運転手に確認します。

5. 会計処理用にデータを出力する

経費データをCSVで出力し、会計処理に取り込む前に列の内容を確認します。

YomioからQuickBooksやXeroへ経費を直接送信する機能はありません。

会計担当者は、項目の割り当てや会計情報の追記、取り込み結果の照合が必要になる場合があります。

Yomioでできること・できないこと

Yomioは、領収書画像や申請された経費記録を集めて整理・確認し、データをCSVで出力する作業を支援します。

IFTAの管理や税務上の適格性の確認は行いません。車両の位置や走行距離の記録、日当の計算、精算金の支払い、現金残高の管理にも対応していません。

アプリは証憑を整理する補助手段として使い、その他の業務には専用のフリート、会計、税務のシステムや手順を引き続き利用してください。

よくある質問

YomioはIFTAソフトの代わりになりますか？

いいえ。フリートの燃料税申告に必要なIFTAシステムと記録を利用してください。Yomioは、その他の申請経費の領収書整理を支援できます。

YomioはQuickBooksやXeroと直接連携しますか？

いいえ。経費データをCSVで出力し、別の会計処理手順で利用できます。

管理者による経費確認を必須にできますか？

Business Modeでは承認ステップを設定できます。チームの方針と承認ルールを決め、出力前に申請記録を確認してください。

領収書をスキャンすれば、支出が税控除の対象だと証明できますか？

いいえ。スキャンは書類の保管に役立ちますが、控除の可否と必要な証拠は、支出の内容や適用ルールによって異なります。不明な点は税務の専門家に相談してください。

アプリで走行距離や日当の記録を管理できますか？

Yomioを走行距離、ルート、IFTAの記録や日当計算に使わないでください。これらの記録には専用の手順を使い、必要事項を税務アドバイザーに確認してください。

まとめ

燃料税の記録とその他の運転手経費を分け、申請ルールを明確にします。領収書や例外を確認し、出力前に記録を照合してください。

Yomioは領収書の収集とCSVレポートを支援できます。IFTA計算、走行距離の記録、会計ソフトへの取り込み、精算金の支払い、税務判断は、それぞれに適した手順で行います。