小規模チームでRamp、Expensify、Yomioを比較する方法
小規模事業者向けのサービスを選ぶ前に、支払い方法、払い戻し、承認、会計ワークフローの観点から経費管理ツールを比較します。
Alex Chen
プロダクトマネージャー兼パーソナルファイナンス推進者
小規模チームでRamp、Expensify、Yomioを比較する方法
チームがどのように支払い、経費を提出し、承認し、記録するかを基準に経費管理ツールを選びましょう。 カード中心のワークフロー、従業員への払い戻し、レシートに基づく記録管理はそれぞれ異なる課題を解決するため、プランの料金を比べる前に必要なプロセスを比較してください。
Ramp、Expensify、Yomioは製品の対象範囲が異なります。 チームを移行する前に、各サービス提供者の最新のプラン内容を確認し、自社の記録でワークフローを試してください。
まず経費がどのように発生するかを確認する
チームが現在使っている支払い方法を書き出します。
- 会社が発行したカード。
- 従業員のカードで支払ってから払い戻す方法。
- 現金またはその他の立替払い。
- これらを組み合わせた方法。
次に、取引が最初にどこに現れるか、誰が確認を担当するかを書き留めます。 会社のカード取引から始まるツールは、カードを発行し、支出を管理する必要があるチームに適している場合があります。 レシートを起点にするプロセスは、後で確認するための証憑を従業員から提出してもらうことが主な目的のチームに適している場合があります。
製品があらゆる支払い元や払い戻し方法に対応していると決めつけないでください。 利用したい具体的なワークフローについて、最新のプラン資料を確認しましょう。
各ツールが担う作業を比較する
Ramp、Expensify、Yomio、その他のサービス提供者を検討するときは、次の質問を使います。
- 従業員は使用しているデバイスからレシートを提出できますか？
- 製品はカード取引や銀行取引を取り込めますか？対応している金融機関やカードプログラムはどれですか？
- 自社の方針で必要な承認方法に対応していますか？
- 払い戻しを記録できますか、それとも提出物の整理だけですか？
- 検討中のプランでは、どのようなレポートやエクスポートを利用できますか？
- データはリアルタイムの接続で連携されますか、それともスタッフがファイルを手動でエクスポートしてインポートしますか？
- 実際の利用状況に対して、プラン、ユーザー枠、カード、取引にはどのような料金がかかりますか？
これらの詳細は、最新の製品資料とプラン資料で確認してください。 利用できる機能、料金、連携は、プラン、地域、支払い方法、アカウント設定によって変わる場合があります。
Yomioの位置づけ
Yomioはレシートと経費を記録するアプリです。 銀行口座には接続せず、銀行取引も取り込みません。 ユーザーはレシートをスキャンするか手動で入力して経費を記録し、保存された経費の詳細を確認できます。
Yomio Business Modeでは、チームメンバーが経費記録を提出できます。 設定可能な承認ステップに対応し、週次または月次の経費レポートをメールで送信でき、CSVエクスポートも利用できます。 コーポレートカードの発行、払い戻しの実行、走行距離や税金の計算、QuickBooksまたはXeroへの直接接続には対応していません。 CSVエクスポートは別の会計ワークフローで使うファイルであり、会計システムとのリアルタイム連携ではありません。
チームがすでに別のカードシステムや払い戻しシステムを使っている場合は、レシート記録とCSVエクスポートを併用できるか確認してください。 カード発行、自動的な銀行フィード、会計システムとの直接同期が必要な場合は、利用する地域のプランでそれらの機能を明記しているサービス提供者を比較しましょう。
選ぶ前に小規模な試行を行う
短い期間と、代表的なユーザーグループを選びます。 チームの通常業務を反映したレシートと手入力の経費を提出してもらいます。 担当者に記録を確認してもらい、必要に応じて承認プロセスを使い、データをエクスポートします。
試行中は、約束された節約額ではなく、実際の運用に関する質問を記録します。
- 従業員は、方針で求められる書類と詳細を提出できましたか？
- 確認担当者は、不足している情報を見つけて修正できましたか？
- エクスポートには、会計処理に必要な項目が含まれていましたか？
- 適切なマッピングと確認の手間で、ファイルをインポートできましたか？
- ワークフローは、既存の払い戻しと支払いのプロセスに適合しましたか？
サンプルのエクスポートを保存し、手動で行った手順を記録してください。 試行が成功しても、今後のすべてのファイルを確認なしでインポートできるとは限りません。
承認と税務・会計上の判断を分ける
承認ステップは、確認担当者が社内プロセスに従ったことを示します。 それだけで、その費用が税務上控除できること、あらゆる方針のもとで払い戻せること、正しい勘定科目に割り当てられていることが決まるわけではありません。 原本を保管し、自社の地域と組織に適用されるルールを使って判断してください。
CSVファイルを使う場合は、エクスポートした行と元の経費記録の対応関係を明確に保ちます。 インポートしたファイルを完了扱いにする前に、修正内容と重複を確認してください。
ヒント
一人ひとりの支出判断が手元資金に直接影響するなら、払い戻し前の確認ステップは負担ではなく機能です。 後からの応急処置にせず、ツールと業務プロセスに組み込みましょう。
チームの経費記録を集めて確認する
Yomio Business Modeで、レシート提出、任意の承認、スケジュールされたレポート、CSVエクスポートを管理する方法をご覧ください。
Business Modeを見るよくある質問
Yomioはコーポレートカードプラットフォームの代わりになりますか？
Yomioはコーポレートカードを発行せず、銀行取引も取り込みません。 チームのレシートベースまたは手入力の経費記録を整理できます。 適しているかどうかは、事業に必要な支払いと会計のワークフローによって決まります。
YomioはQuickBooksやXeroに直接接続しますか？
いいえ。 Yomioは別の会計ワークフロー向けにCSVエクスポートを提供します。 ファイルを受け取る製品の最新のインポート要件を確認し、使用前にファイルを確認してください。
Yomioは従業員に払い戻しを行いますか？
いいえ。 Business Modeは経費の提出と任意の確認に対応できますが、払い戻しは実行しません。 既存の支払い方法または別の払い戻しサービスを利用してください。
月額料金だけでサービス提供者を比較できますか？
実際のチームとワークフローにかかる総コストを比較してください。 プランの上限、支払いやカードの手数料、導入要件、残る手作業を確認します。 料金やプランの機能は変わる可能性があるため、条件は各サービス提供者に直接確認してください。