컨설팅 회사와 에이전시의 청구 가능 비용 관리
컨설턴트 비용을 검토할 수 있는 절차를 만드세요. 고객 및 프로젝트 배정은 해당 정보를 지원하는 시스템에 기록하고, 영수증 기록은 증빙 자료로 연결하세요.
Alex Chen
개인 재무 관리의 중요성을 알리는 프로덕트 매니저
컨설팅 회사와 에이전시의 청구 가능 비용 관리
청구 가능 비용 절차에는 영수증, 금액, 업무상 목적, 고객 또는 프로젝트 참조 정보, 검토 기록이 필요합니다. 고객 및 프로젝트 배정은 해당 정보를 지원하는 시스템에 기록하고, 영수증과 승인 기록을 같은 업무 항목에 연결하세요.
Yomio Business Mode는 팀의 비용 기록을 모으고, 선택적 승인 단계를 지원하며, 주간 또는 월간 요약 보고서를 보내고, CSV 데이터를 내보낼 수 있습니다. 고객이나 프로젝트를 지정하는 기능, 송장 발행, 비용 상환 지급, QuickBooks 또는 Xero와의 직접 연결은 제공하지 않습니다.
회사의 청구 가능 비용 규칙 정하기
소프트웨어를 선택하기 전에 고객 계약과 회사 정책을 확인하세요. 고객에게 다시 청구할 수 있는 비용, 승인 요건, 필요한 영수증, 비용을 송장에 표시하는 방식을 파악하세요.
영수증이 있다는 이유만으로 비용을 청구할 수 있다고 판단하지 마세요. 고객 계약, 업무 위임 조건, 적용되는 규칙에 따라 비용의 청구 가능 여부가 결정됩니다.
영수증과 업무상 목적 기록하기
컨설턴트가 구매 직후 비용을 기록하도록 하세요. 판매처, 날짜, 금액, 통화, 영수증과 짧은 업무상 목적 메모를 보관하세요.
비용이 고객이나 프로젝트와 관련되어 있다면 회사의 프로젝트 또는 회계 시스템에 해당 정보를 추가하세요. Yomio에는 고객이나 프로젝트를 지정하는 항목이 없으므로 영수증 기록만으로 비용을 특정 사안이나 계약에 연결할 수 없습니다.
영수증이 없으면 회사의 증빙 정책을 따르고 금액과 목적을 어떻게 확인했는지 기록하세요. 적용되는 현지 기록 보관 규정을 따르세요. 미국의 경우 IRS는 Publication 463에서 사업 비용 증빙 요건을 안내합니다.
송장에 비용을 추가하기 전에 검토하기
검토자는 비용과 영수증을 대조하고, 기록 시스템에서 고객, 프로젝트, 날짜, 금액, 통화, 계약 조건을 확인해야 합니다. 팀에서 Yomio Business Mode를 사용한다면 관리자가 구성 가능한 승인 절차를 통해 구성원의 비용을 검토했다는 사실을 기록할 수 있습니다. 승인 상태는 내부 업무 절차를 위한 관리 수단입니다. 비용을 고객에게 배정하거나 청구 가능 여부를 결정하지는 않습니다.
영수증에 표시된 합계만 보고 고객에게 청구하지 마세요. 세금, 팁, 개인 물품, 할인, 크레딧, 여러 프로젝트에 걸쳐 발생한 비용을 확인하세요. 비용을 배분했다면 해당 기능을 지원하는 프로젝트 또는 회계 시스템에 근거를 기록하세요.
별도의 회계 절차에 사용할 기록 내보내기
Business Mode에서는 CSV 비용 데이터를 내보내 별도의 장부 관리 절차에 사용할 수 있습니다. 파일을 검토한 뒤 고객 또는 프로젝트 참조 정보를 보관하는 시스템에서 각 행을 올바른 항목에 연결하세요. Yomio는 송장을 만들거나 비용을 QuickBooks 또는 Xero에 입력하거나 상환금을 지급하지 않습니다.
Business Mode의 주간 또는 월간 이메일 보고서는 검토용 요약입니다. 정기 회계 내보내기나 고객 송장이 아닙니다.
청구한 금액과 비용 기록 대조하기
청구 기간이 끝나면 고객 송장의 항목을 영수증 및 회계 기록과 비교하세요. 같은 비용을 두 번 청구하지 않았는지, 크레딧이나 환불이 기록되었는지, 청구하지 않은 금액에 설명이 있는지 확인하세요.
보관 정책에 따라 원본 영수증과 최종 송장 참조 정보를 함께 보관하세요. 고객이 비용에 이의를 제기하면 회사는 송장 항목에서 원본 문서와 승인 기록까지 추적할 수 있어야 합니다.
지원하는 항목에 따라 도구 선택하기
영수증 앱은 비용 세부 정보를 모을 수 있지만, 청구 업무에는 고객 또는 프로젝트 배정과 송장 연결도 필요합니다. 앱을 도입하기 전에 요금제가 업무에 필요한 입력 항목, 권한, 승인 상태, 내보내기 형식을 지원하는지 확인하세요. 기존 시스템을 바꾸기 전에 비용 기록부터 송장 대조까지 소규모로 시험하세요.
Tip
회사 전체에 도입하기 전에 한 팀, 예를 들어 주요 컨설팅팀이 한 달 동안 비용을 기록하도록 시작하세요. 이렇게 하면 구성원의 참여를 높이고 첫날부터 모두에게 부담을 주지 않으면서 승인 및 내보내기 절차를 다듬을 수 있습니다.
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고객 청구를 위한 비용 기록을 모으세요
Yomio Business Mode로 팀의 영수증 기록을 모아 검토하고, 고객 배정과 송장 발행은 해당 업무를 지원하는 시스템에서 관리하세요.
Business Mode 살펴보기자주 묻는 질문
Yomio에서 비용을 고객이나 프로젝트에 지정할 수 있나요?
아니요. 고객 및 프로젝트 참조 정보는 해당 항목을 지원하는 별도 시스템에 보관하세요.
Yomio에서 고객 송장을 만들 수 있나요?
아니요. 비용 기록을 모으고 CSV 데이터를 내보낼 수 있지만, 송장 발행은 별도의 청구 또는 회계 절차에서 처리해야 합니다.
Yomio에서 컨설턴트의 비용을 승인할 수 있나요?
Business Mode는 설정 가능한 내부 승인 절차를 지원합니다. 승인은 비용의 청구 가능 여부나 세무 처리를 결정하지 않습니다.
Yomio가 QuickBooks 또는 Xero와 직접 동기화되나요?
아니요. CSV를 내보낸 뒤 별도의 절차에서 검토하고 가져와야 합니다.