건설 및 전문 시공업체를 위한 작업별 원가와 경비 관리

작업 원가 기록에는 구매 영수증, 금액, 사업상 목적, 작업 또는 원가 코드 배정 정보가 필요합니다. 영수증을 바로 수집한 뒤, 작업 원가 관리를 지원하는 회계 또는 건설 관리 시스템에서 비용을 배정하세요.

Yomio Business Mode는 영수증 스캔이나 수동 입력으로 팀 경비를 모으고, 선택적 승인 절차를 제공하며, 매주 또는 매월 요약 이메일을 예약 발송하고, CSV 데이터를 내보낼 수 있습니다. 하지만 작업, 프로젝트, 작업 지시서 또는 원가 코드 입력란은 제공하지 않으며, 작업 수익성을 계산하거나 회계 소프트웨어와 직접 연결하지도 않습니다.

작업을 시작하기 전에 원가 코드를 설정하세요

견적서, 프로젝트 예산 또는 회계 시스템에 이미 정의된 작업 번호와 원가 코드를 사용하세요. 자재, 연료, 공구 또는 하도급 서비스를 구매할 때 기록해야 할 참조 번호를 작업자에게 알려 주세요.

한 번의 구매가 여러 작업에 걸쳐 있다면 비용을 나누는 방법을 정하고 공식 기록 시스템에 배분 내역을 문서화하세요. 세부 내용이 흐려진 뒤 직원이 어느 작업에 배정할지 추측하게 두지 마세요.

영수증과 구매 맥락을 함께 기록하세요

각 거래에 대해 판매처, 날짜, 금액, 통화, 영수증 이미지와 구매가 어떤 업무에 쓰였는지에 대한 짧은 설명을 보관하세요. 작업 번호와 원가 코드는 해당 입력란을 지원하는 도구에 기록하세요.

영수증 스캔이 필드나 품목을 추출한다면 원본 이미지와 대조해 확인하세요. 영수증만으로 자재가 특정 작업 현장에 설치되었다고 입증할 수는 없으며, 승인 절차도 수량, 배송 또는 세무 처리를 검증하지 않습니다.

제출 내역을 검토하고 기록을 내보내세요

검토자는 경비 내역을 영수증, 구매 주문서, 배송 기록 및 작업 참조 정보와 대조할 수 있습니다. 팀에서 Yomio Business Mode를 사용한다면 관리자는 내부 승인 단계를 설정하고 경비 데이터를 CSV로 내보낼 수 있습니다. Business Mode는 매주 또는 매월 보고 이메일도 제공하지만, 이는 요약이며 예약된 회계 데이터 내보내기가 아닙니다.

CSV를 사용하기 전에 대상 회계 업무 흐름에 작업 및 원가 코드 입력란이 있는지 확인하거나 추가하세요. Yomio는 경비를 작업별로 자동 분할하거나 작업별 원가 보고서를 만들거나 회계 거래를 등록하거나 환급액을 계산하지 않습니다.

프로젝트 기록과 작업 원가를 대조하세요

기간을 마감할 때 영수증을 송장, 구매 주문서, 납품 확인서, 하도급 청구서 및 회계 원장과 비교하세요. 중복 청구, 반품 자재, 크레딧, 여러 작업에 함께 사용된 구매 내역을 확인하세요.

프로젝트 또는 회계 시스템에서 실제 원가를 견적 및 승인된 변경 주문과 비교하세요. 회사 기록 보존 정책에 따라 원본 문서를 최종 원가 코드가 지정된 항목과 연결해 보관하세요.

세무 기록은 적절한 시스템에서 관리하세요

영수증 앱은 거래 정보를 보존할 수 있지만, 비용의 세금 공제 가능 여부나 감가상각 처리 여부, 특정 작업에 배분할 수 있는지를 판단하지는 못합니다. 미국 사업 기록의 입증 요건과 보관 방법은 미국 국세청의 Publication 463에 설명되어 있습니다. 규칙은 비용과 납세자에 따라 다르므로 최신 공식 지침을 확인하거나 자격을 갖춘 세무 전문가에게 문의하세요. 미국 외 지역의 사업체는 현지 규정을 따라야 합니다.

소프트웨어를 고르기 전에 확인할 질문

• 작업자가 영수증을 등록할 때 작업과 원가 코드를 바로 지정할 수 있나요?
• 한 번의 구매를 여러 작업에 나눠 배정할 수 있나요?
• 검토자가 영수증, 주문서, 배송 기록 및 송장을 대조할 수 있나요?
• 내보낸 파일에 회계 시스템이 요구하는 입력란이 포함되나요?
• 수동 배분 없이 작업별 합계를 만들 수 있나요?

실제 작업 경비 몇 건을 선택해 영수증 수집부터 조정까지 전체 과정을 시험하세요. 프로젝트 보고에 이 업무 흐름을 사용하기 전에 데이터가 올바른 작업과 계정에 도착하는지 확인하세요.

자주 묻는 질문

Yomio에서 경비에 작업이나 작업 지시서 태그를 지정할 수 있나요?

Yomio Business Mode는 작업, 프로젝트, 작업 지시서 또는 원가 코드 태그를 제공하지 않습니다. 작업 원가 관리를 위해서는 이러한 입력란을 지원하는 시스템을 사용하세요.

Yomio가 작업 원가 보고서를 만드나요?

아니요. 팀 경비 기록을 제공하고 CSV로 내보낼 수는 있지만, 작업별 비용 합계를 계산하지는 않습니다.

Yomio를 QuickBooks나 Xero에 직접 연결할 수 있나요?

아니요. CSV 데이터는 별도 업무 흐름에서 검토하고 가져와야 합니다.

승인을 받으면 경비가 특정 작업에 속한다는 사실이 확인되나요?

아니요. 검토자는 원본 문서와 프로젝트 기록을 보관하는 시스템의 작업 배정을 확인해야 합니다.