Yomio Business Mode: QuickBooks 및 Xero용 CSV 내보내기

Yomio Business Mode는 팀의 지출 기록을 모으고 회계 업무를 위한 CSV 파일을 내보낼 수 있습니다. QuickBooks나 Xero에 직접 연결하거나 거래를 자동으로 입력하지는 않습니다. 내보낸 파일의 내용을 검토한 뒤, 회계 소프트웨어에 직접 가져오거나 입력해야 합니다.

현재 지원하는 기능

팀원은 영수증을 스캔하거나 지출을 직접 입력할 수 있습니다. 영수증 처리로 거래처, 날짜, 금액, 통화와 품목 정보가 추출될 수 있지만 누락되거나 틀릴 수 있으므로 원본과 비교해 확인하세요. Business Mode는 설정에 따라 선택적 승인 절차와 CSV 내보내기를 지원합니다.

Yomio는 QuickBooks 또는 Xero와 직접 동기화하거나 거래를 게시하지 않습니다. CSV가 계정과목표나 회계 프로그램의 가져오기 양식에 자동으로 맞는다고 가정하지 마세요. Business Mode의 주간 또는 월간 이메일 지출 보고서는 예약된 CSV 내보내기와 별개의 기능입니다.

검토 가능한 절차

1. 팀에 어떤 지출과 증빙을 제출해야 하는지 안내합니다.
2. 영수증과 지출 기록의 거래처, 날짜, 금액, 통화, 품목과 업무 목적을 확인합니다.
3. 승인을 사용하는 경우 내보내기 전에 대기 중인 기록을 검토합니다.
4. 필요한 기간의 CSV를 내보내고 열과 값을 회계 절차에 맞게 확인합니다.
5. 소량의 기록으로 가져오기를 시험하고 원본 기록과 합계를 대조합니다.

QuickBooks Online의 공식 가져오기 안내와 Xero의 공식 데이터 가져오기 안내에서 지원되는 기록 유형과 형식을 확인하세요. 미국 연방 세금 기록은 비용별 요건이 다르므로 IRS Publication 463을 참고하고, 다른 국가에서는 해당 지역의 규정을 확인하세요.

내보내기 전에 합의할 기준

내보내기 전에 팀이 어떤 비용을 기록하고 어떤 증빙을 첨부해야 하는지 정하세요. 지출 정책과 Yomio의 카테고리는 같은 것이 아닙니다. 카테고리는 기록을 정리하는 데 쓰고, 환급이나 세금 공제 여부는 별도의 정책과 규정으로 확인하세요.

데이터를 검토할 담당자와 승인 절차도 미리 정합니다. 영수증이 없는 비용은 팀 정책이 허용할 때만 등록하고, 필요한 경우 거래처, 날짜, 금액, 통화, 업무 목적을 추가로 기록하세요. 구매 목적을 영수증만 보고 추정하지 마세요.

내보낸 파일 확인하기

CSV를 스프레드시트에서 열어 기간, 행 수, 금액, 날짜, 통화가 예상과 맞는지 살펴보세요. 파일의 열 이름과 값이 QuickBooks나 Xero의 계정과목이나 가져오기 양식에 자동으로 연결된다고 가정하지 마세요. 영수증 이미지나 설명 필드가 파일에 포함된다고도 가정하지 말고, 실제 내보내기 파일에서 확인하세요.

예를 들어 4월에 18건을 내보냈는데 회계 프로그램에 17건만 들어갔다면, 먼저 원본 18건과 가져오기 결과를 비교하세요. 날짜 형식, 빈 필드, 중복 거래, 다른 통화, 승인 상태를 확인한 뒤 오류를 수정하고 재가져오기가 중복을 만들지 않는지 점검하세요.

가져온 뒤 회계 기록과 대조하기

1. 실제 회계 회사 파일과 올바른 기간을 선택했는지 확인합니다.
2. 전체 기록 대신 작은 표본으로 가져오기를 시험합니다.
3. 회계 프로그램이 보여 주는 가져오기 오류와 중복 항목을 검토합니다.
4. 가져온 금액을 Yomio 원본 기록과 영수증 또는 명세서에 대조합니다.
5. 수정 사항과 최종 검토자를 기록하고, 내보낸 CSV와 원본 증빙을 함께 보관합니다.

QuickBooks와 Xero의 가져오기 형식은 레코드 종류와 계정 설정에 따라 달라집니다. CSV 파일이라는 이유만으로 호환된다고 판단하지 마세요. 미국 사업 기록에 관한 일반 안내는 IRS Publication 583, 차량·여행·식사 지출의 증빙은 IRS Publication 463을 참고하세요. 미국 외 지역은 현지 규정을 확인해야 합니다.

가져오기 전에 확인할 필드와 기록 기준

내보낸 CSV를 회계 프로그램에 올리기 전에, 팀에서 반복해 사용할 열을 정하고 검토 담당자가 각 지출의 원본을 찾을 수 있는지 확인하세요. 특정 열 이름이 항상 제공된다고 가정하지 말고, 실제 파일에서 확인한 필드만 기준으로 삼습니다. 필요하다면 회계 프로그램에서 요구하는 추가 필드를 별도로 보완하세요.

• 거래처 이름이 영수증이나 거래 기록의 판매자와 일치하는지 봅니다.
• 거래일과 보고 기간이 맞는지 확인하고, 월말 거래의 날짜를 특히 살펴봅니다.
• 금액과 통화가 원본 영수증과 일치하는지 확인합니다.
• 환불이나 취소는 원래 지출과 구분되게 표시하고, 합계 계산에 중복 반영하지 않습니다.
• 업무 목적과 검토 상태가 팀의 입력 기준에 맞는지 확인합니다.
• 지출과 영수증을 회계 프로그램에서 다시 찾을 수 있게 별도 참조값이나 파일명 규칙을 사용합니다.

가져오기 오류를 단계별로 해결하기

날짜가 잘못 읽히면 회계 프로그램의 요구 형식과 CSV 셀의 실제 값을 먼저 비교하세요. 금액이 예상과 다르면 소수점, 천 단위 구분자, 음수 표기, 통화 변환 여부를 확인합니다. 행 수가 다르면 원본 내보내기 파일에서 빈 줄, 중복 행, 잘못된 필터, 승인 대기 상태를 확인하세요. 문제가 해결되지 않았다면 같은 파일을 즉시 다시 가져오지 말고, 이미 반영된 행을 확인해 중복을 막으세요.

회계 담당자가 계정 코드나 비용 종류를 요구하는 경우, 회사가 승인한 계정과목표를 사용해 각 레코드를 별도로 분류합니다. Yomio의 카테고리 이름이 회계 계정과 일치한다고 가정하지 마세요. CSV 필드를 바꾸거나 다른 시스템에 올리기 전에 원본 파일의 복사본을 보관하면 재검토하기 쉽습니다.

자주 묻는 질문

Yomio가 QuickBooks 또는 Xero와 직접 연결되나요? 아니요. 별도 절차에서 사용할 CSV를 내보냅니다.

CSV 내보내기를 예약할 수 있나요? 예약되는 것은 주간 또는 월간 지출 보고서 이메일입니다. CSV 내보내기는 별도로 진행해야 합니다.

Yomio가 세금 공제 여부를 판단하나요? 아니요. 앱은 기록 정리를 돕지만 세무 처리는 현재 규정과 구체적 사실에 따라 별도로 확인해야 합니다.

CSV에 영수증 이미지도 포함되나요?

포함된다고 가정하지 마세요. 내보낸 파일에서 실제 필드와 첨부 여부를 확인하고, 원본 증빙을 별도로 보관하세요.

QuickBooks 또는 Xero에 가져온 뒤 자동으로 대조되나요?

Yomio는 계정에 직접 연결하거나 은행 명세서를 대조하지 않습니다. 회계 프로그램의 가져오기 결과와 원본 기록을 직접 검토하고 대조해야 합니다.