Een app kiezen om bonnen voor declaraties te ordenen

Een app kiezen om bonnen voor declaraties te ordenen

Kies een declaratiehulpmiddel door te controleren hoe het bonnen bewaart, zakelijke context vastlegt en past in de controle- en boekhoudprocedure van je organisatie. Yomio kan uitgaven met bonnen en handmatig ingevoerde uitgaven vastleggen en als CSV exporteren, maar dient geen declaraties bij een werkgever in, berekent geen vergoeding en betaalt geen medewerkers uit.

Begin met het declaratiebeleid

Leg vast welke kosten zijn toegestaan, welk bewijs nodig is, wie controleert, hoe correcties worden aangevraagd en wanneer betalingen plaatsvinden. Controleer of de organisatie kilometerregistratie, dagvergoedingen, zakelijke kaarten, projectcodes, vreemde valuta of gegevens voor de salarisadministratie nodig heeft.

Voor Amerikaanse federale administratie beschrijft IRS Publication 463 regels voor zakelijke kosten. Een app kan bewijs bewaren, maar bepaalt niet of een declaratie volgens beleid of belastingregels geldig is.

Beoordeel de hele werkwijze

Controleer of de app een leesbare bon en origineel beeld bewaart, datum, leverancier en bedrag vastlegt, ontbrekende informatie laat aanvullen, een begrijpelijke controlegeschiedenis bijhoudt en de benodigde gegevens exporteert. Een scan verwerkt niet automatisch kilometers, reisdoelen of goedkeuringen.

In Yomio Business Mode zien leden hun eigen gegevens en kunnen beheerders teamgegevens bekijken. Beheerders kunnen optionele goedkeuring, wekelijkse of maandelijkse samenvattingsmails en CSV-export instellen. Yomio voert geen declaratiebeleid uit, betaalt geen vergoedingen en synchroniseert niet rechtstreeks met QuickBooks of Xero. Een beheerder controleert het CSV-bestand en importeert het in de boekhoudwerkwijze.

Voor een volledige declaratieketen met beleidsregels, betalingen en boekhoudkoppeling heb je een hulpmiddel nodig dat die processen ondersteunt.