Mal for månedlig utgiftsgjennomgang: praktisk veiledning

Mal for månedlig utgiftsgjennomgang: praktisk veiledning

En utgiftsgjennomgang hjelper deg med å se hva registreringene viser, forstå hva som har endret seg og avgjøre om du bør følge opp noe. Den beste fremgangsmåten avhenger av registreringene dine, husholdningen og målene dine. Bruk derfor trinnene som en fleksibel mal, ikke som en oppgave med en fast tidsfrist.

1. Velg periode og samle registreringene

Velg én fullført periode før du summerer noe. En kalendermåned er enkel å gjenta, men du kan velge en annen periode hvis lønn, regninger eller kontoutskrifter følger en annen syklus. Skriv ned start- og sluttdatoene, slik at du kan bruke de samme grensene neste måned.

Samle kildene som viser utgiftene dine, for eksempel bank- og kortutskrifter, kvitteringer, notater om kontantkjøp, regninger eller en utgiftsoversikt. CFPBs verktøypakke Your Money, Your Goals inneholder en utgiftsoversikt, en regningskalender og verktøy for kontantstrøm som kan hjelpe deg med å organisere registreringer og betalingsdatoer. Noter hvilke kontoer, personer og betalingsmåter registreringssystemet ditt dekker.

Lag en liste over manglende kilder før du beregner totalene. Du kan for eksempel ha en kortutskrift, men ikke kontantkjøpene, eller kvitteringer fra én person, men ikke resten av husholdningen. Marker gjennomgangen som delvis når registreringene er ufullstendige, i stedet for å fremstille en delsum som alle utgiftene.

2. Kontroller registreringene før du sammenligner totaler

Kontroller datoer, beløp, butikker og duplikater i registreringene. Rett en tydelig skanne- eller skrivefeil ved å bruke den opprinnelige kvitteringen eller kontoutskriften, og noter opplysninger du ikke kan bekrefte.

Skill kjøp fra overføringer mellom dine egne kontoer. Et kjøp med kredittkort er en utgift, mens betaling av kortsaldoen vanligvis er en pengeoverføring for å gjøre opp et tidligere kjøp. Hvis du teller begge, kan den samme kostnaden vises to ganger. Bruk også en tydelig regel for refusjoner og tilbakebetalinger, for eksempel å føre dem mot den opprinnelige kategorien samtidig som den opprinnelige utgiften fortsatt vises.

Sammenlign like forhold. Når du sammenligner denne måneden med en tidligere periode, bruker du samme periodelengde, kontoer og kategorier, og behandler refusjoner på samme måte. Det er vanligvis enklere å tolke en hel måned sammenlignet med en annen hel måned enn en delvis måned sammenlignet med en hel måned.

3. Skill faste kostnader fra uregelmessige kostnader

Gå gjennom faste betalinger etter butikk og forventet tidsplan, og bekreft deretter belastningen i en kontoutskrift eller regning. Kontroller beløpet, fornyelsesdatoen, vilkårene og om noen i husholdningen fortsatt bruker tjenesten før du bestemmer deg for hva du vil gjøre.

Se også etter utgifter som ikke kommer hver måned. CFPBs veiledning for vurdering av utgifter anbefaler at du ser over flere måneder og trekker frem sjeldnere kostnader som forsikring, helsehjelp, skoleutgifter, gaver og ferier. Ta med slike poster når du tolker en månedssum. En årlig regning kan gjøre én måned uvanlig uten at det viser en ny månedlig vane.

Hvis du setter av et anslag til en regning som kommer av og til, merk det som et planleggingsbeløp, ikke som penger du allerede har brukt. Før den faktiske betalingen i perioden den skjedde, og hold en månedlig reserve eller overføring til sparing atskilt i samsvar med reglene du bruker for registreringene dine.

4. Gjør delte utgifter tydelige

Før et kjøp for husholdningen én gang, og legg til nok informasjon til å vise hvem som betalte, hvem som deler kostnaden, og om noen skal få penger tilbake. Avtal en konsekvent måte å føre delte kostnader, felles abonnementer og overføringer mellom medlemmer av husholdningen på. Hvis hver person fører sin egen oversikt, skiller du husholdningens totalsum fra hver persons andel, slik at det samme kjøpet ikke telles to ganger.

Velg kategorier som hjelper deg med å ta en beslutning, ikke kategorier som bare får hver registrering til å se ryddig ut. Hvis en opplysning er privat, beholder du bare det som trengs for gjennomgangen og følger husholdningens ønsker om personvern.

5. Noter mangler og endringer

Se etter kontantkjøp, kvitteringer du ikke har lagt inn, ventende transaksjoner, manglende regninger, refusjoner du ikke har mottatt og utgifter som er betalt fra en annen konto. Dette er ikke nødvendigvis feil; de viser hva den aktuelle gjennomgangen kan og ikke kan si. Legg en kort merknad ved den aktuelle summen, for eksempel «kontantkjøp ikke med» eller «kortutskriften er ikke avsluttet».

Når en kategori endrer seg, bør du lete etter en registrering som forklarer forskjellen før du behandler den som et nytt mønster. En høyere sum kan skyldes en reparasjon som bare skjer én gang, en annen fakturadato, en prisendring, flere kjøp eller manglende registreringer fra den forrige perioden. Hvis du ikke vet hvilken forklaring som gjelder, skriver du «ukjent» og vurderer om du bør undersøke det nærmere.

Bruk sjekklisten til å markere trinnene etter hvert som du fullfører dem. Den beregner ikke utgifter og endrer ikke kontoene dine.

6. Velg en passende oppfølging

Gjør hver nyttige observasjon om til et tydelig neste steg. Du kan rette et beløp, bekrefte en regning, kontrollere fornyelsesvilkår, snakke om en delt kostnad eller følge en kategori i den neste perioden. Noter hvem som skal følge opp og når, særlig hvis du trenger opplysninger fra en annen person eller et selskap.

Ikke endre en plan bare fordi en kategori har økt. Vurder først om endringen er riktig, forventet, viktig for prioriteringene dine eller noe du ønsker å forstå bedre. Hvis du bestemmer deg for en ny utgiftsgrense eller et sparebeløp, behandler du det som en plan som skal vurderes senere, ikke som et resultat registreringene allerede har oppnådd. Budsjettveiledningen fra consumer.gov beskriver hvordan du lager en månedsplan, fører utgifter, kontrollerer dem ved månedsslutt og bruker det du har lært til å planlegge neste måned.

En mal for månedlig gjennomgang som kan brukes igjen

Kopier disse feltene til et notat, regneark eller utgiftsverktøy, og bruk samme oppsett hver måned:

• Periode: Start- og sluttdato, og om perioden er fullført.
• Kilder som er med: Kontoer, utskrifter, kvitteringer, notater om kontantkjøp og personer som er omfattet.
• Manglende kilder: Kort, konto, gruppe med kvitteringer eller kontantkjøp som ikke er tatt med ennå.
• Sammendrag: Registrerte totalutgifter og summer per kategori, med de samme reglene som i forrige gjennomgang.
• Faste kostnader: Belastning, forventet beløp eller dato, fornyelsesopplysninger som skal bekreftes og eventuelt neste steg.
• Uregelmessige kostnader: Faktisk betaling, kategori og om den var forventet eller bør inngå i fremtidig planlegging.
• Delte utgifter: Hvem betalte, hvem som deler kostnaden, og eventuell tilbakebetaling som ikke er gjort opp.
• Endringer som skal forstås: Forskjell fra sammenligningsperioden og registreringer som kan forklare den.
• Oppfølging: Tiltak, ansvarlig person, frist og perioden du skal kontrollere resultatet i.
• Neste plan: Eventuelle valg for den kommende måneden og en merknad om at planen kan endres hvis situasjonen din endrer seg.

Hold fakta og beslutninger i separate felt. «Den årlige forsikringsregningen kom denne måneden» beskriver en registrering, mens «sammenlign alternativene før neste fornyelse» er en oppfølging. Dette skillet gjør det enklere å vurdere en beslutning på nytt uten å endre hva de opprinnelige registreringene viste.

Vanlige feil du bør unngå

• Sammenligne ulike perioder: En hel måned og en delvis måned dekker ikke det samme.
• Blande kilder: En kortsum og en sum for hele husholdningen kan svare på ulike spørsmål.
• Telle en kortbetaling to ganger: Hold de opprinnelige kjøpene adskilt fra overføringen som gjør opp kortsaldoen.
• Behandle manglende data som null: Ukjent aktivitet er et datagap, ikke et bevis på at det ikke var noen utgifter.
• Kalle enhver økning en vane: En engangsregning eller endret tidspunkt kan forklare en kortvarig forskjell.
• Endre registreringer for å nå et mål: Før først det som skjedde, og avgjør deretter om en fremtidig plan bør endres.
• Si opp for raskt: Kontroller vilkår, fornyelsestidspunkt og delt bruk først.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid tar en månedlig utgiftsgjennomgang? Det finnes ingen fast tidsbruk. Det avhenger av hvor mange registreringer du har, hvilke kilder som er tilgjengelige, og om du må bekrefte manglende opplysninger.

Bør jeg ta med kontantkjøp og delte kjøp? Ja, hvis du vil at gjennomgangen skal omfatte dem. Før dem med de samme reglene for periode og kategori, og noter aktivitet du ikke kan ta med, slik at det er tydelig hva totalsummen omfatter.

Må jeg endre alle kategorier der utgiftene har økt? Nei. Se først på hva som endret seg, og om det er viktig for planene og situasjonen din.

Kan Yomio kategorisere alle transaksjoner automatisk? Nei. Yomio kan hente opplysninger fra kvitteringer og opprette utgiftsregistreringer etter kontroll, og det støtter manuell registrering av utgifter. Det importerer ikke banktransaksjoner og kategoriserer dem ikke automatisk.

Avslutning

En nyttig månedlig gjennomgang viser hva de tilgjengelige registreringene inneholder, hvor de er ufullstendige, og hva du vil kontrollere videre. Lagre malen sammen med disse begrensningene og oppfølgingstrinnene, slik at neste sammenligning starter med et tydelig grunnlag.