Controlo de despesas de organizações sem fins lucrativos para subsídios e programas

Para preparar relatórios fiáveis de subsídios, registe a data, o valor, o fornecedor, a finalidade comercial, o programa e a fonte de financiamento de cada despesa e guarde o recibo comprovativo. Antes de reportar, reconcilie os registos com o sistema contabilístico e com as condições aplicáveis ao subsídio.

Uma aplicação de controlo de despesas pode ajudar a reunir recibos e organizar transações. Não decide se um custo é permitido pelo subsídio, como repartir custos partilhados ou como reportar uma despesa no Formulário 990. Essas decisões dependem dos termos da atribuição, das políticas contabilísticas da organização e das regras aplicáveis.

Compreenda as categorias de reporte

Se a organização apresentar o Formulário 990, a Parte IX apresenta as despesas funcionais nas colunas de serviços de programas, gestão e administração geral e angariação de fundos. As instruções do IRS para o Formulário 990 indicam que se deve utilizar o método contabilístico normal da organização ou outro método de repartição razoável e documentá-lo.

Os subsídios federais também podem estar sujeitos a regras sobre custos permitidos, repartição de custos e conservação de registos. Consulte os termos do subsídio e as regras atuais do Uniform Guidance, 2 CFR Parte 200. Não presuma que todos os subsídios utilizam as mesmas categorias de custos, datas de reporte, taxas de custos indiretos ou prazos de conservação.

Crie um registo de despesas rastreável

Para cada compra ou reembolso, guarde o recibo ou a fatura original e registe:

• A data da transação, o valor, a moeda e o fornecedor.
• O que foi comprado e de que forma apoiou o trabalho da organização.
• O programa ou a atividade que beneficiou da compra.
• A fonte de financiamento, o subsídio ou a conta sem restrições que pagou a despesa.
• A pessoa que efetuou ou aprovou a compra, quando relevante.
• O método e o cálculo de repartição, se o custo for partilhado.

Utilize os mesmos nomes para programas, subsídios e categorias de despesas nos recibos, nas folhas de cálculo e nos registos contabilísticos. Se a ferramenta de despesas não guardar um código de subsídio ou campo de programa obrigatório, mantenha essa informação num registo contabilístico controlado e associe-a à transação através de uma referência estável.

Registe os recibos enquanto os detalhes estão claros

Peça à pessoa que efetuou a compra que entregue o recibo pouco depois da transação. Assim, será mais fácil identificar a atividade e a finalidade enquanto os detalhes ainda estão frescos.

Um processo simples pode ser:

1. Guarde ou digitalize o recibo.
2. Registe a finalidade e o programa ou a atividade.
3. Identifique a fonte de financiamento de acordo com os próprios termos do subsídio.
4. Encaminhe a despesa para aprovação se a política da organização o exigir.
5. Reconcilie a despesa no sistema contabilístico e resolva os detalhes em falta.

O Business Mode do Yomio permite que os membros da equipa registem recibos e que um administrador exporte os registos de despesas em CSV para processos contabilísticos. A exportação contém dados ao nível da transação; por isso, adicione ou mapeie os detalhes do subsídio e do programa no sistema contabilístico quando necessário. O Yomio não determina se um custo é permitido nem prepara repartições para o Formulário 990.

Reveja os custos partilhados e as repartições

Alguns custos beneficiam mais do que um programa ou fonte de financiamento. Utilize um método consistente e razoável que reflita o benefício recebido e cumpra as regras contabilísticas e do subsídio aplicáveis. Guarde o cálculo, os documentos comprovativos e a aprovação junto da transação.

Não reparta um custo por uma percentagem arbitrária apenas para gastar o saldo de um subsídio. Se não conseguir explicar a repartição, consulte o responsável financeiro, o contabilista ou o administrador do subsídio antes de imputar o custo.

Reconcilie segundo um calendário adequado ao subsídio

Reveja as transações com a frequência necessária para cumprir os requisitos de reporte e encerramento de cada subsídio. Uma revisão mensal pode ajudar a encontrar recibos em falta ou erros de classificação enquanto a equipa ainda se lembra da compra. Use um intervalo mais curto se o contrato do subsídio ou os controlos internos o exigirem.

Durante a reconciliação, compare o registo da despesa com o extrato bancário ou do cartão, o recibo, o lançamento contabilístico e o orçamento do subsídio. Procure registos duplicados, reembolsos, custos partilhados e transações atribuídas ao programa errado.

Para subsídios federais, a 2 CFR 200.334 exige, em geral, que os beneficiários e subbeneficiários conservem os registos do subsídio durante três anos a partir da entrega do relatório financeiro final, com algumas exceções. Outros financiadores, regras estaduais, litígios, auditorias ou políticas da organização podem exigir um prazo diferente. Consulte as condições aplicáveis antes de eliminar registos.

Exporte os registos e associe-os ao software de contabilidade

O Yomio pode exportar transações num formato CSV compatível com o QuickBooks. O QuickBooks Online permite importar CSV e folhas de cálculo para alguns tipos de dados, mas o formato aceite e o mapeamento dos campos dependem da opção de importação escolhida. Consulte as instruções atuais da Intuit para importar dados no QuickBooks Online.

A exportação para o QuickBooks contém campos ao nível da transação. Antes de importar os dados para a contabilidade, reveja um ficheiro de exemplo e confirme a data, a descrição, o valor, a conta e o tratamento da moeda. Não presuma que a transferência de um CSV atribui despesas a um subsídio ou gera totais do Formulário 990 em conformidade.

Perguntas frequentes

Uma aplicação de recibos torna uma despesa permitida por um subsídio?

Não. O recibo comprova o registo, mas a elegibilidade depende dos termos do subsídio e das regras aplicáveis. Guarde a finalidade comercial e os detalhes da repartição junto da despesa.

Devemos utilizar as mesmas categorias em todos os subsídios?

Utilize categorias adequadas ao sistema contabilístico e associe-as aos requisitos de reporte de cada subsídio. Os termos das atribuições e os modelos dos financiadores podem diferir; documente o mapeamento e atualize-o se os requisitos mudarem.

Durante quanto tempo devemos guardar os recibos dos subsídios?

Siga o contrato do subsídio, a legislação aplicável e a política de conservação de registos da organização. Os subsídios federais utilizam, em geral, o prazo de conservação da 2 CFR 200.334, que tem exceções e começa na data do relatório financeiro final, não na data de cada compra.

O Yomio consegue atribuir transações a subsídios?

O Yomio ajuda as equipas a registar recibos e a exportar os dados das despesas. Não determina se uma despesa é permitida pelo subsídio nem cria repartições contabilísticas específicas por subsídio. Guarde os códigos dos subsídios e os detalhes de repartição num sistema que suporte os campos necessários à organização.

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