Digitalizar recibos ou inserir despesas manualmente?

Digitalizar recibos ou inserir despesas manualmente?

Digitalizar um recibo é útil quando pretende guardar a imagem e os dados dos artigos. A introdução manual é adequada quando não tem recibo ou só precisa de registar um total simples. Verifique os dados guardados em qualquer dos métodos.

O que cada método regista

Quando digitalizar é útil

Digitalize um recibo em papel ou digital se quiser anexar a imagem à despesa ou consultar os artigos mais tarde. O OCR pode reduzir a escrita, mas a luz, as dobras, a impressão, o formato e o idioma afetam o resultado. Na Yomio, reveja o comerciante, a data, o total, a moeda e os artigos extraídos. Corrija os campos em falta ou mal reconhecidos.

Quando a introdução manual é melhor

A introdução manual é prática para compras em dinheiro sem recibo, compras digitais sem imagem ou um total simples para consulta pessoal. Guarde também o recibo quando precisar de detalhes dos artigos ou de comprovativo.

Crie uma rotina que consiga manter

1. Registe a compra enquanto se lembra do montante e do motivo.
2. Acrescente uma nota curta se o recibo não indicar o motivo ou projeto.
3. Reveja regularmente os registos sem categoria ou pouco claros.
4. Compare os registos com os extratos ao reconciliar uma conta.
5. Consulte as regras da autoridade competente para impostos, reembolsos ou relatórios empresariais. O registo numa app não decide se um custo é dedutível.

Escolha o método que guarda a informação necessária com um esforço que consiga manter.

Reveja o registo antes de o guardar

A Yomio usa o modelo pré-criado de recibos do Microsoft Azure Document Intelligence. Pode extrair elementos como estabelecimento, data, imposto e total, e também artigos consoante a versão. Estes campos possíveis não garantem que o resultado esteja completo ou correto. Consulte a documentação da Microsoft sobre o modelo de recibos e compare o registo com o original.

1. Coloque o recibo completo numa superfície plana e evite sombras ou reflexos.
2. Compare estabelecimento, data, total, moeda e imposto com o documento.
3. Se precisar de artigos, confirme descrição, quantidade, preço unitário e total da linha.
4. Corrija valores lidos incorretamente e acrescente uma nota quando o recibo não explicar o motivo da compra.
5. Para impostos ou reembolsos, confirme as regras locais e os documentos originais exigidos. A aplicação não decide a dedutibilidade.

O suporte linguístico também varia conforme o modelo. A Microsoft publica uma tabela de idiomas por modelo pré-criado e versão; confirme a entrada do modelo e reveja o resultado.

Compare com os tempos da sua própria rotina

A calculadora usa o número de recibos por semana e os minutos que introduzir para o registo manual e digital. Meça a sua rotina e inclua o tempo de correção. O resultado é apenas a diferença aritmética entre os valores inseridos.

Perguntas frequentes