Учет авансированных расходов клиентов в небольшой юридической фирме

Не решайте по типовой схеме в программе, следует ли относить юридические расходы на операционный счет, доверительный счет или счет клиенту. Это может зависеть от соглашения с клиентом, источника и владельца средств, а также правил, принятых в юрисдикции адвоката.

Принимайте такое решение по юридическому учетному процессу фирмы и сохраняйте подтверждающие документы. Приложение для чеков может помочь собирать документы по расходам, но оно не является регистром доверительного счета и не заменяет юридическую и бухгалтерскую проверку.

Проверьте правила до регистрации расхода

Типовое правило ABA 1.15 описывает обязанности по защите имущества клиентов и третьих лиц, в том числе обязанность хранить их имущество отдельно от собственного имущества адвоката. Действующее Типовое правило ABA 1.15 — это модельное правило; норма, принятая в нужной юрисдикции, может отличаться.

Прежде чем решать, как оплатить или отразить расход, проверьте правила юрисдикции для доверительных счетов и соглашение об оказании юридических услуг. Если статус средств или расхода неясен, обратитесь к консультанту фирмы по профессиональной этике или бухгалтерскому учету. Не исходите из того, что выражение «авансированный расход клиента» означает одинаковый порядок для всех расходов.

Храните чек вместе с решением по расходу

По каждому расходу сохраняйте исходный документ и фиксируйте сведения, требуемые процессом фирмы, например:

• Продавца или получателя платежа, дату, сумму и валюту.
• Ссылку на клиента или дело в системе учета дел или бухгалтерии фирмы.
• Деловую цель и применимое условие соглашения.
• Кто проверил расход и как он был классифицирован.
• Был ли расход выставлен клиенту, возмещен или урегулирован иначе, и когда.

Сам по себе чек может не объяснять, кому принадлежат средства, можно ли выставить расход клиенту и как провести операцию в регистре. Храните бухгалтерское решение в системе, которая поддерживает учет клиентов и дел.

Отделите сбор расходов от доверительного учета

Yomio Business Mode может собирать командные записи о расходах со сканов чеков или при ручном вводе. В нем можно настроить этап согласования, получать еженедельные или ежемесячные сводки по электронной почте и экспортировать CSV. В нем нет доверительного учета, тегов клиента или дела, выставления счетов клиентам, возмещения расходов и прямого подключения к бухгалтерской программе юридической фирмы.

Если фирма использует Yomio для общего сбора чеков, ведите привязку к клиенту/делу и анализ доверительного счета в юридической бухгалтерской системе фирмы. Не используйте экспорт из Yomio как доказательство того, что платеж обработан правильно по правилам адвокатской палаты.

Проверяйте и сверяйте записи

Назначьте проверяющего в соответствии с письменным процессом фирмы. Прежде чем включать расход в счет клиенту или регистр, проверьте чек, условия соглашения, правила юрисдикции, счет оплаты и необходимые согласования.

В конце отчетного периода сравните данные инструмента учета расходов с бухгалтерской системой и системой учета дел. Проверьте дубли, кредиты, возвраты, отсутствующие чеки и расходы, которые еще не были выставлены клиенту или иным образом урегулированы. Фиксируйте исправления, чтобы можно было связать исходный документ, счет и запись в регистре.

Сроки хранения зависят от юрисдикции и вида документа. Соблюдайте действующие местные правила для доверительных счетов, требования судов, налоговые нормы и политику хранения документов фирмы. Типовое правило ABA предусматривает пятилетнее хранение полных записей о средствах на доверительных счетах, но применяются правила, принятые в конкретной юрисдикции.

Часто задаваемые вопросы

Все ли авансированные расходы клиентов относятся на операционный счет?

Не полагайтесь на общий ответ. Порядок может зависеть от соглашения, источника средств и правил соответствующей юрисдикции. Уточните это у консультанта фирмы по этике или бухгалтерскому учету.

Может ли Yomio связать расход с клиентом или делом?

В Yomio Business Mode нет тегов клиента или дела. Ведите такую привязку в системе учета дел или бухгалтерии, которая ее поддерживает.

Заменяет ли Yomio программу IOLTA или доверительный учет?

Нет. Это процесс учета расходов; он не ведет регистры доверительных счетов и не определяет соблюдение требований.

Как долго фирма должна хранить чеки и записи по доверительным счетам?

Соблюдайте сроки, установленные юрисдикцией, видом документа, соглашением с клиентом и применимыми налоговыми правилами. Не считайте срок Типового правила ABA универсальным местным требованием.