Учет расходов для выставления клиентам в консалтинговых компаниях и агентствах
Настройте процесс проверки расходов консультантов. Храните привязку к клиенту и проекту в системе с поддержкой таких полей, а чеки используйте как подтверждающие документы.
Alex Chen
Менеджер продукта и сторонник грамотного управления личными финансами
Учет расходов для выставления клиентам в консалтинговых компаниях и агентствах
Для учета расходов, которые выставляются клиенту, нужны чек, сумма, деловая цель, ссылка на клиента или проект и запись о проверке. Храните привязку к клиенту и проекту в системе, которая поддерживает эти поля, и связывайте чек и подтверждение расходов с одной и той же рабочей задачей.
Yomio Business Mode помогает собирать командные записи о расходах, поддерживает необязательный этап согласования, отправляет еженедельные или ежемесячные сводки и экспортирует данные в CSV. В нем нет полей для привязки расходов к клиенту или проекту, выставления счетов, выплат возмещений и прямого подключения к QuickBooks или Xero.
Установите правила компании для расходов, выставляемых клиенту
Перед выбором программного обеспечения проверьте договор с клиентом и правила компании. Определите, какие затраты можно перевыставить клиенту, какие согласования нужны, какие чеки требуются и как расходы должны отображаться в счете.
Не считайте расход подлежащим выставлению только потому, что у вас есть чек. Возможность предъявить его клиенту определяется договором, условиями сотрудничества и применимыми правилами.
Сохраните чек и деловую цель
Попросите консультанта записывать расход вскоре после покупки. Сохраните название продавца, дату, сумму, валюту, чек и краткое пояснение деловой цели.
Если расход относится к клиенту или проекту, добавьте эту ссылку в систему управления проектами или бухгалтерского учета компании. В Yomio нет поля для привязки к клиенту или проекту, поэтому одна запись чека не может отнести затраты к делу или проекту.
Если чек отсутствует, следуйте правилам компании по подтверждающим документам и запишите, как были проверены сумма и цель расхода. Соблюдайте местные правила хранения документов. В США Налоговая служба рассматривает подтверждение деловых расходов в публикации IRS 463.
Проверьте расход до включения в счет
Проверяющий должен сверить расход с чеком и подтвердить клиента, проект, дату, сумму, валюту и условия договора в основной системе учета. Если команда использует Yomio Business Mode, настраиваемый этап согласования может зафиксировать, что администратор проверил расход участника. Статус согласования служит внутренним контролем процесса: он не привязывает расход к клиенту и не определяет, можно ли выставить его к оплате.
Не выставляйте клиенту сумму только на основании итога в чеке. Проверьте налоги, чаевые, личные покупки, скидки, кредиты и расходы, распределенные между проектами. Зафиксируйте распределение в системе управления проектами или бухгалтерского учета, которая поддерживает такую функцию.
Экспортируйте записи для отдельного бухгалтерского процесса
Business Mode позволяет экспортировать данные о расходах в CSV для использования в отдельном процессе ведения учета. Проверьте файл и сопоставьте каждую строку с нужным клиентом или проектом в системе, где хранятся эти ссылки. Yomio не формирует счета, не проводит расходы в QuickBooks или Xero и не выплачивает возмещения.
Еженедельный или ежемесячный отчет Business Mode по электронной почте — это сводка для проверки. Это не запланированный бухгалтерский экспорт и не счет для клиента.
Сверьте выставленную сумму с записью о расходе
В конце расчетного периода сравните строки счета клиенту с чеками и бухгалтерскими записями. Убедитесь, что один расход не выставлен дважды, что скидка или возврат отражены и что для любой не выставленной клиенту суммы есть объяснение.
Храните исходный чек вместе с реквизитами итогового счета согласно правилам хранения документов. Если клиент оспорит расход, компания должна иметь возможность проследить строку счета до исходного документа и подтверждения.
Выбирайте инструменты по поддерживаемым полям
Приложение для чеков может собирать сведения о расходах, но для выставления клиенту также нужны привязка к клиенту или проекту и связь со счетом. Перед выбором приложения проверьте, поддерживает ли тариф нужные поля, разрешения, статусы согласования и структуру экспорта. Перед заменой действующей системы проверьте небольшой набор расходов на всем пути: от фиксации до сверки со счетом.
Tip
Сначала попросите одну команду, например основную консалтинговую практику, фиксировать расходы в течение месяца, а уже потом распространяйте процесс на всю компанию. Так проще добиться участия сотрудников и улучшить согласование и экспорт, не перегружая команду с первого дня.
List the features you want to compare
Select requirements that matter to you. This checklist does not rank apps or verify vendor features.
Собирайте записи о расходах для счетов клиентам
Используйте Yomio Business Mode для сбора и проверки чеков команды, а привязку к клиентам и выставление счетов ведите в системах, предназначенных для этих задач.
Подробнее о Business ModeЧасто задаваемые вопросы
Можно ли в Yomio привязать расход к клиенту или проекту?
Нет. Храните сведения о клиентах и проектах в отдельной системе, которая поддерживает такие поля.
Создает ли Yomio счета для клиентов?
Нет. Сервис может собирать записи о расходах и экспортировать данные в CSV, но выставление счетов остается частью отдельного процесса расчетов или бухгалтерского учета.
Можно ли согласовать в Yomio расход консультанта?
Business Mode поддерживает настраиваемый внутренний этап согласования. Согласование не определяет, можно ли выставить расход клиенту или учитывать его для налогов.
Синхронизируется ли Yomio напрямую с QuickBooks или Xero?
Нет. Сервис экспортирует CSV для отдельного процесса импорта и проверки.