Учет затрат по объектам и расходов в строительных и подрядных компаниях

Для учета затрат по объекту нужны чек покупки, сумма, деловая цель и привязка к объекту или коду затрат. Сразу сохраните чек, а затем отнесите расход в бухгалтерской или строительной системе, которая поддерживает учет по объектам.

Yomio Business Mode собирает командные расходы через сканирование чеков или ручной ввод, позволяет включить необязательное согласование, отправляет запланированные еженедельные или ежемесячные сводки по электронной почте и экспортирует данные в CSV. При этом в нем нет полей для работы, проекта, наряда или кода затрат; он не рассчитывает рентабельность объекта и не подключается напрямую к бухгалтерскому ПО.

Настройте коды затрат до начала работ

Используйте номера объектов и коды затрат, уже заданные в смете, бюджете проекта или бухгалтерской системе. Сообщите бригаде, какую ссылку или номер нужно указывать при покупке материалов, топлива, инструментов или услуг субподрядчиков.

Если одна покупка относится к нескольким объектам, заранее решите, как распределить сумму, и зафиксируйте это в основной системе учета. Не заставляйте сотрудников угадывать, к какому объекту отнести покупку, когда детали уже забылись.

Сохраняйте чек и контекст покупки

Для каждой операции храните продавца, дату, сумму, валюту, изображение чека и краткое описание того, для чего понадобилась покупка. Записывайте номер объекта и код затрат в инструменте, где для этого есть поля.

Если скан чека распознает поля или позиции, сверьте их с исходным изображением. Сам по себе чек не доказывает, что материал установили на конкретном объекте, а согласование не подтверждает количество, доставку или порядок налогового учета.

Проверяйте заявки и экспортируйте записи

Проверяющий может сопоставить расход с чеком, заказом на покупку, документом о доставке и ссылкой на объект. Если команда использует Yomio Business Mode, администратор может настроить внутреннее согласование и экспортировать данные о расходах в CSV. Business Mode также отправляет еженедельные или ежемесячные письма с отчетами; это сводки, а не запланированный экспорт в бухгалтерскую систему.

Перед использованием CSV добавьте или проверьте поля объекта и кода затрат в целевом бухгалтерском процессе. Yomio не распределяет расходы по объектам автоматически, не формирует отчеты о затратах по объектам, не проводит бухгалтерские операции и не рассчитывает возмещения.

Сверяйте затраты по объекту с проектными документами

При закрытии периода сравните чеки со счетами, заказами на покупку, накладными на доставку, счетами субподрядчиков и бухгалтерской книгой. Проверьте повторные списания, возвраты материалов, кредит-ноты и покупки, которые относятся сразу к нескольким объектам.

В системе проекта или бухгалтерской программе сравните фактические затраты со сметой и утвержденными изменениями заказа. Храните первичные документы вместе с итоговой записью, которой присвоен код, в соответствии с политикой хранения документов вашей компании.

Ведите налоговые документы в подходящей системе

Приложение для чеков может хранить сведения об операциях, но не определяет, подлежит ли расход вычету, амортизации или отнесению на конкретный объект. Требования США к подтверждению и хранению деловых расходов изложены в публикации IRS 463. Правила зависят от вида расхода и налогоплательщика; сверяйтесь с актуальными официальными рекомендациями или обратитесь к квалифицированному налоговому специалисту. Компаниям за пределами США следует применять местные правила.

Что спросить перед выбором программы

• Может ли сотрудник при добавлении чека сразу указать объект и код затрат?
• Поддерживает ли система распределение одной покупки между несколькими объектами?
• Могут ли проверяющие сопоставить чек, заказ, доставку и счет?
• Содержит ли экспорт поля, которые нужны бухгалтерской системе?
• Может ли инструмент сформировать итоги по объектам без ручного распределения?

Проверьте весь процесс от сбора чеков до сверки на небольшой выборке реальных расходов по объектам. Прежде чем использовать этот процесс для отчетности по проектам, убедитесь, что данные попадают в нужный объект и на правильный счет.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли в Yomio пометить расход объектом или нарядом?

В Yomio Business Mode нет тегов для объекта, проекта, наряда или кода затрат. Для учета затрат по объектам используйте систему с поддержкой этих полей.

Создает ли Yomio отчет о затратах по объектам?

Нет. Он может собирать командные расходы и экспортировать их в CSV, но не рассчитывает суммы затрат по каждому объекту.

Есть ли у Yomio прямая интеграция с QuickBooks или Xero?

Нет. Данные CSV нужно отдельно проверить и импортировать в рамках другого процесса.

Подтверждает ли согласование, что расход относится к определенному объекту?

Нет. Проверяющий должен сверить первичные документы и привязку к объекту в системе, где хранятся проектные записи.