Как учитывать расходы для налогов: федеральные правила США

Это руководство касается документов для федеральных налогов США. Храните чеки и пояснения, а право на вычет проверяйте по правилам IRS.

Yulia Lit

Yulia Lit

Исследователь в области потребительской психологии и поведенческой экономики

Updated
10 min read
НалогиФрилансеры и самозанятыеЛичные финансы#учёт расходов для налогов#налоговые вычеты#расходы самозанятых#трекер бизнес-расходов#налоговые вычеты 2026#учёт расходов для фрилансеров
Как учитывать расходы для налогов: федеральные правила США

Как учитывать расходы для налогов: полное руководство на 2026 год

Чтобы упростить подготовку налоговой декларации, записывайте каждый деловой расход сразу после его возникновения, сохраняйте подтверждающие документы и указывайте деловую цель. Регулярно проверяйте записи, чтобы передать полные сведения специалисту по подготовке декларации или использовать их самостоятельно.

В этом руководстве описаны распространённые категории расходов и простой порядок ведения учёта. Право на вычет зависит от вашей работы, вида расходов и действующих налоговых правил; это общая информация, а не индивидуальная налоговая консультация.

Главное

  • К вычету могут подходить, например, деловое использование жилья или автомобиля, страхование и взносы в пенсионный план. Право на вычет и необходимые документы зависят от правил для каждого вида расходов.
  • На 2026 год ставка IRS для делового пробега составляет 72,5 цента за милю с 1 января по 30 июня и 76 центов за милю с 1 июля по 31 декабря. Используйте ставку, действовавшую на дату каждой поездки (ставки IRS).
  • Записывайте расходы вскоре после их возникновения и сохраняйте чеки, выписки, журналы и заметки, подтверждающие деловую цель. Точный набор доказательств зависит от расхода (правила IRS о документах).
  • Вычет уменьшает налогооблагаемый доход, но не налог на фиксированную сумму; результат зависит от всей декларации и применимых ограничений.
  • Правила для HSA и FSA различаются, а право на льготы зависит от плана и личных обстоятельств. Перед заявлением налоговой льготы проверьте актуальные правила IRS.

Чем учёт расходов для налогов отличается от обычного бюджета

Обычный учёт расходов показывает, на что вы потратили деньги. Налоговый учёт помогает определить, какие из этих затрат могут уменьшить налогооблагаемый доход. Эти виды учёта пересекаются, но не совпадают — если их путать, можно упустить вычеты.

Ужин в ресторане не становится вычитаемым расходом только потому, что вы обсуждали за ним работу. Расход может подходить для вычета, только если соблюдены правила деловой цели и подтверждения; обычно должен присутствовать налогоплательщик или сотрудник, а сумма не должна быть чрезмерной или расточительной. Обычный лимит вычета составляет 50% от суммы, которая в остальном соответствовала бы требованиям; действуют исключения. Когда это требуется, фиксируйте сумму, дату, место, деловую цель и участников. Перед заявлением вычета ознакомьтесь с Публикацией IRS 463.

Три требования к вычету деловых расходов:

  1. Обычный: расход распространён и принят в вашей сфере или бизнесе.
  2. Необходимый: расход полезен и подходит для вашей сферы или бизнеса.
  3. Подтверждённый: у вас есть чек, счёт или запись, сделанная примерно во время расхода и подтверждающая его.

Ведите записи, подтверждающие сумму, дату, получателя платежа и деловую цель расхода. Правила IRS различаются по категориям, поэтому храните исходные документы и краткое пояснение, а не полагайтесь на один универсальный список.

Warning

Выписка по счёту может подтвердить оплату, но не всегда показывает, что именно вы купили и почему это было нужно для бизнеса. Храните чеки или счета и при необходимости добавляйте заметку или журнал с деловой целью расхода. IRS указывает, что записи, сделанные во время расхода или вскоре после него, обычно полезнее, чем восстановленные позднее (Публикация IRS 463).

9 категорий расходов, которые стоит учитывать в течение года

1. Домашний офис

Для федеральных налогов США самозанятый, отвечающий условиям, может вычесть подходящие расходы на домашний офис, если помещение соответствует требованиям IRS к деловому использованию. Удалённая работа в качестве сотрудника W-2 обычно не даёт права на невозмещённый вычет за домашний офис. Перед заявлением суммы изучите правила IRS о домашнем офисе.

Упрощённый метод: обычно $5 за квадратный фут за налоговый год, не более чем за 300 квадратных футов (максимум $1,500 до применения ограничений по праву на вычет и доходу). В год применения упрощённый метод не включает вычет амортизации жилья.

Обычный метод: распределите фактические подходящие расходы на жильё по правилам IRS. Расчёт зависит от затрат, площади делового использования и других обстоятельств; он не всегда даёт больший вычет, чем упрощённый метод.

Что документировать: размеры по плану помещения, общую площадь жилья, выписки по затратам, включённым в расчёт, и выбранный способ распределения общих расходов.

2. Деловой пробег

Пробег, совершённый в деловых целях, можно заявить по стандартной ставке, если это разрешено правилами IRS. Ведите журнал и проверьте, что поездка и выбранный метод подходят.

Ставки на 2026 год: 72,5 цента за деловую милю для поездок с 1 января по 30 июня и 76 центов за милю для поездок с 1 июля по 31 декабря. Стандартная ставка включает эксплуатационные расходы автомобиля, поэтому обычно эти же затраты нельзя дополнительно вычесть отдельно; подходящие расходы на парковку и платные дороги можно заявить отдельно.

Что документировать: журнал пробега с датой, пунктом назначения, деловой целью и количеством миль каждой поездки, а также другие документы, требуемые выбранным методом. Yomio упорядочивает данные чеков, но не отслеживает пробег.

Tip

Поездка из дома к постоянному месту работы обычно считается поездкой на работу. Если ваш дом соответствует требованиям к основному месту ведения бизнеса, поездка из домашнего офиса в другое рабочее место того же бизнеса может подходить для вычета; сама по себе первая остановка у клиента не превращает обычную поездку на работу в деловую. Правила и исключения см. в Публикации IRS 463.

3–9. Другие важные категории

Используйте категории как метки для учёта, а не как решение о том, что расход подлежит вычету. Обычно стоит упорядочить записи о материалах, оборудовании, страховании, профессиональных услугах, программном обеспечении, а также подходящих расходах на автомобиль или домашний офис. Актуальные правила ведения учёта для бизнеса в США IRS описывает в Публикации 583; для каждого вычета действуют отдельные требования к праву на него и подтверждающим документам.

U.S. federal recordkeeping only

Organize records for review

Choose records you want to gather. This checklist does not decide whether an expense is deductible or reportable.

Select records to gather:

Select at least one record type.

Как учитывать расходы для налогов: 4 варианта системы

Вариант 1: Специальное приложение для учёта расходов (рекомендуется)

Надёжная система — приложение, которое сохраняет чеки при покупке и автоматически присваивает налоговую категорию. Сканер чеков Yomio извлекает продавца, сумму, дату и позиции из любого бумажного или цифрового чека; расходы можно пометить как деловые.

Во время подготовки декларации экспортируйте CSV, отфильтрованный по деловой категории. К каждой строке привязан снимок чека. Экспорт можно отправить бухгалтеру или загрузить в налоговую программу.

Затраты времени: 30 секунд на чек в момент расхода. В конце года время на восстановление записей не требуется.

Вариант 2: Отдельный банковский счёт и кредитная карта для бизнеса

Откройте отдельный расчётный счёт и кредитную карту, которые будут использоваться только для деловых расходов. В конце года скачайте выписку: по определению каждая операция в ней является деловым расходом.

Ограничение: система не учитывает наличные операции, не классифицирует расходы по видам вычетов автоматически и не хранит изображения чеков, необходимые для документов на случай проверки.

Вариант 3: Отдельная папка электронной почты

Пересылайте все цифровые чеки в отдельную папку электронной почты с меткой «деловые расходы 2026». При сохранении помечайте каждое письмо категорией (домашний офис, программное обеспечение, питание).

Затраты времени: небольшие на каждый чек, но большие в конце года, когда придётся восстанавливать категории.

Вариант 4: Конверт и электронная таблица

Бумажные чеки складывайте в конверт с датой за каждый месяц. Для каждого чека добавляйте в таблицу строку с суммой, категорией и описанием.

Лучше всего подходит: тем, у кого очень мало деловых расходов (менее $500 в месяц) и кому для подтверждения при проверке достаточно самих чеков.

Еженедельная 10-минутная проверка налоговых записей

Регулярные проверки помогают вовремя заметить операции без категории и недостающие чеки, пока детали ещё можно подтвердить. Выберите график, который подходит вашему бизнесу; еженедельная проверка — один из вариантов:

Порядок еженедельной проверки (10 минут):

  1. Откройте приложение для учёта расходов или банковскую выписку за последние 7 дней.
  2. Отметьте каждую операцию без категории как деловую или личную.
  3. Для деловых расходов добавьте заметку: кто, деловая цель и название проекта, если применимо.
  4. Убедитесь, что чеки сохранены (фото, пересланное письмо или автоматическое сканирование).
  5. Запишите пробег за неделю, который ещё не внесён в журнал.

Такая процедура не определяет, подлежит ли расход вычету. Она помогает поддерживать порядок в записях для последующей проверки.

Success

Самозанятым может требоваться вносить авансовые налоговые платежи, но обязанность зависит от ожидаемого налога, удержаний, зачётов и налога за предыдущий год. В общем случае авансовые платежи требуются, если после удержаний и возвратных зачётов вы ожидаете задолжать не менее $1,000, а удержания и зачёты будут меньше меньшей из величин: 90% налога за текущий год или 100% налога за предыдущий год. Для некоторых налогоплательщиков с более высокими доходами порог за предыдущий год составляет 110%. Общие сроки уплаты за 2026 год: 15 апреля, 15 июня и 15 сентября 2026 года, а также 15 января 2027 года. Действуют специальные правила и исключения — см. Публикацию IRS 505 или обратитесь к квалифицированному налоговому специалисту. Учёт расходов помогает оценить деловые доходы и затраты, но вычет не уменьшает налог на фиксированный процент.

Вычет за домашний офис: проверьте условия

Если вы используете часть жилья для бизнеса, перед заявлением вычета проверьте, отвечаете ли вы требованиям IRS. Упрощённый метод обычно предусматривает $5 за квадратный фут, максимум за 300 квадратных футов, с учётом условий и ограничений по доходу; обычный метод распределяет фактические подходящие расходы на жильё. Правила и сравнение методов приведены в руководстве IRS по вычету за домашний офис.

Критерии вычета строже, чем многие думают:

  • Помещение должно использоваться для бизнеса регулярно, а не время от времени.
  • Оно должно использоваться исключительно для бизнеса — спальня со столом, где вы смотрите Netflix и проводите рабочие звонки, не подходит.
  • Подойти может отдельная комната, часть комнаты, постоянно используемая только для работы, или отдельное строение.

Размер вычета зависит от подходящей площади, метода, соответствующих расходов, дохода бизнеса и других ограничений. Вычет снижает налогооблагаемый доход; сумма налоговой экономии не будет одинаковой для всех.

Подготовьте записи о расходах к проверке

Сохраняйте чеки и упорядочивайте сведения о расходах в Yomio. Уточняйте действующие правила налогообложения и ведения учёта у IRS или квалифицированного налогового специалиста.

Попробовать Yomio

Часто задаваемые вопросы

Нужны ли чеки для каждого делового расхода? Универсального правила, требующего чек для любого делового расхода до $75, нет. В Публикации IRS 463 предусмотрено ограниченное исключение из требования о документальном подтверждении для некоторых расходов на поездки, подарки и транспорт; проживание не подпадает под исключение для сумм менее $75. Могут применяться и другие правила учёта. По возможности сохраняйте чеки или счета, а также документы, подтверждающие сумму и деловую цель. См. Публикацию IRS 463 и обзор требований IRS к документам.

Можно ли вычесть деловую часть расходов на телефон и интернет? Возможно, если расход подходит для вычета. Сохраняйте счета и применяйте обоснованный способ разделения делового и личного использования; единого стандартного процента для всех нет.

Что будет, если начнётся проверка, а чеков не окажется? Если вы не сможете подтвердить заявленный вычет, IRS может его скорректировать. Дополнительный налог, проценты или штрафы зависят от обстоятельств и применимого законодательства. Сохраняйте подтверждающие документы; если получите уведомление о проверке, обратитесь за квалифицированной налоговой консультацией.

Могут ли сотрудники вычитать расходы на домашний офис? Для федеральных налоговых лет, начавшихся после 2017 года, сотрудники обычно не могут вычитать невозмещённые рабочие расходы, включая затраты на домашний офис. Закон OBBBA сделал этот запрет постоянным, оставив узкие исключения, установленные законом; для подходящих преподавателей действуют отдельные правила. См. инструкции IRS к формам W-2/W-3 за 2026 год и инструкции к форме 2106. Правила штата могут отличаться, поэтому проверьте требования соответствующего налогового органа штата.

Ещё от Yomio