Как сравнить Ramp, Expensify и Yomio для небольшой команды

Как сравнить Ramp, Expensify и Yomio для небольшой команды

Выбирайте инструмент для учета расходов с учетом того, как ваша команда оплачивает, отправляет, согласует и фиксирует расходы. Процесс на основе карт, возмещение сотрудникам и ведение записей по чекам решают разные задачи, поэтому сначала сравните нужный вам процесс, а уже потом — цены тарифов.

У Ramp, Expensify и Yomio разный охват функций. Прежде чем переводить команду на новый инструмент, проверьте актуальные условия каждого поставщика и протестируйте процесс на собственных записях.

Начните с того, как возникает расход

Перечислите способы оплаты, которые ваша команда использует сейчас:

• Карты, выпущенные компанией.
• Личные карты сотрудников с последующим возмещением.
• Наличные или другие покупки за собственный счет.
• Сочетание этих способов.

Затем запишите, где транзакция появляется впервые и кто отвечает за ее проверку. Инструмент, который начинает работу с операций по корпоративным картам, может подойти команде, которая выпускает карты и нуждается в контроле расходов. Процесс, начинающийся с чеков, может подойти команде, которой в первую очередь нужно получать от сотрудников подтверждающие документы для последующей проверки.

Не предполагайте, что продукт поддерживает каждый источник оплаты или способ возмещения. Изучите текущую документацию по тарифу и убедитесь, что она описывает нужный вам процесс.

Сравните задачи, которые должен выполнять каждый инструмент

Используйте эти вопросы при оценке Ramp, Expensify, Yomio или другого поставщика:

1. Могут ли сотрудники отправлять чеки с устройств, которыми они пользуются?
2. Импортирует ли продукт операции по картам или банковским счетам и какие учреждения или карточные программы поддерживаются?
3. Поддерживает ли он тип согласования, который предусмотрен вашей политикой?
4. Умеет ли он учитывать возмещения или только организует отправленные записи?
5. Какие отчеты и варианты экспорта доступны в рассматриваемом тарифе?
6. Передает ли он данные через прямое подключение или сотрудники должны вручную экспортировать и импортировать файлы?
7. Какова стоимость тарифа, места, карты или транзакции при вашем фактическом использовании?

Проверьте эти сведения в актуальных материалах о продукте и тарифе. Доступность функций, цены и интеграции могут зависеть от тарифа, региона, способа оплаты и настроек аккаунта.

Как Yomio вписывается в этот процесс

Yomio — приложение для ведения записей о чеках и расходах. Оно не подключается к банковским счетам и не импортирует банковские операции. Пользователь может записать расход, отсканировав чек или введя данные вручную, а затем просмотреть сохраненные сведения о расходе.

Yomio Business Mode позволяет участникам команды отправлять записи о расходах, поддерживает настраиваемый этап согласования, может отправлять по электронной почте еженедельные или ежемесячные отчеты о расходах и предоставляет экспорт в CSV. Он не выпускает корпоративные карты, не выплачивает возмещения, не рассчитывает пробег или налоги и не подключается напрямую к QuickBooks или Xero. Экспорт в CSV — это файл для отдельного бухгалтерского процесса, а не интеграция с бухгалтерской системой в реальном времени.

Если у команды уже есть другая система карт или возмещения, проверьте, смогут ли записи по чекам и экспорт в CSV работать вместе с ней. Если команде нужны выпуск карт, автоматическая загрузка банковских операций или прямая синхронизация с бухгалтерской системой, сравните поставщиков, которые документируют эти функции для нужного вам тарифа и региона.

Проведите небольшой пилот перед выбором

Выберите короткий период и представительную группу пользователей. Попросите их отправлять чеки и вручную внесенные расходы, отражающие обычную работу команды. Пусть проверяющий просмотрит записи, при необходимости использует процесс согласования и экспортирует данные.

Во время пилота отслеживайте практические вопросы, а не обещанную экономию:

• Смогли ли сотрудники отправить документы и сведения, предусмотренные вашей политикой?
• Смогли ли проверяющие найти и исправить недостающие данные?
• Были ли в экспорте поля, необходимые вашему бухгалтерскому процессу?
• Можно ли было импортировать файл при приемлемых затратах на сопоставление и проверку?
• Соответствовал ли процесс уже существующему процессу возмещения и оплаты?

Сохраните пример экспорта и зафиксируйте все ручные действия. Успешный тест не доказывает, что каждый будущий файл можно будет импортировать без проверки.

Отделяйте согласование от налоговых и бухгалтерских решений

Этап согласования показывает, что проверяющий следовал вашему внутреннему процессу. Он не подтверждает, что расход подлежит налоговому вычету, возмещению по любой политике или отнесению к правильному счету главной книги. Храните исходные документы и применяйте правила, действующие в вашей юрисдикции и организации.

Если вы используете CSV-файлы, сохраняйте понятную связь между экспортированными строками и исходными записями о расходах. Проверяйте исправления и дубликаты, прежде чем считать импортированный файл завершенным.

Часто задаваемые вопросы

Является ли Yomio альтернативой платформе с корпоративными картами?

Yomio не выпускает корпоративные карты и не импортирует банковские операции. Он помогает команде вести записи о расходах по чекам или внесенным вручную. Подходит ли это вам, зависит от необходимых бизнесу процессов оплаты и ведения бухгалтерских записей.

Подключается ли Yomio напрямую к QuickBooks или Xero?

Нет. Yomio предоставляет экспорт в CSV для отдельного бухгалтерского процесса. Перед использованием проверьте актуальные требования к импорту в принимающем продукте и просмотрите файл.

Возвращает ли Yomio деньги сотрудникам?

Нет. Business Mode поддерживает отправку расходов и необязательную проверку, но не оформляет возмещения. Используйте существующий способ оплаты или отдельный сервис возмещения.

Можно ли сравнивать поставщиков только по ежемесячной цене?

Сравнивайте полную стоимость для вашей команды и рабочего процесса. Проверьте ограничения тарифа, комиссии за оплату или карты, требования к внедрению и всю ручную работу, которая останется. Подтверждайте условия напрямую у каждого поставщика, поскольку цены и функции тарифов могут меняться.