咨询公司和代理机构的可计费费用追踪
为顾问费用建立可审核的流程。将客户和项目归属保存在支持相关字段的系统中，并将收据记录作为辅助明细。
Alex Chen
产品经理与个人理财倡导者
咨询公司和代理机构的可计费费用追踪
可计费费用流程需要收据、金额、业务用途、客户或项目信息以及审核记录。 请在支持相关字段的系统中记录客户和项目归属，然后将收据和审批记录关联到同一工作事项。
Yomio Business Mode 可以帮助收集团队费用记录、支持可选审批、发送每周或每月摘要，并导出 CSV 数据。 它不提供客户或项目标签、开票、报销付款，也不直接连接 QuickBooks 或 Xero。
明确公司的可计费费用规则
选择软件前，先查看客户协议和公司政策。 明确哪些费用可以转收给客户、是否需要审批、需要哪些收据，以及费用应如何列入发票。
不要因为有收据就认定费用可以向客户收取。 是否向客户收费，应由协议、服务条款和适用规则决定。
收集收据并记录业务用途
请顾问在购买后尽快记录费用。 保留商家、日期、金额、币种、收据以及简短的业务用途说明。
如果费用与客户或项目有关，请在公司的项目系统或会计系统中记录相应信息。 Yomio 不提供客户或项目标签字段，因此单靠收据记录无法将费用归属到某个事项或客户委托项目。
如果收据遗失，请遵循公司的凭证政策，并记录如何核实金额和用途。 遵守适用的当地记账规则；在美国，IRS 的第 463 号出版物介绍了业务费用的证明要求。
将费用列入发票前先审核
审核人员应将费用与收据对照，并在记录系统中确认客户、项目、日期、金额、币种和协议条款。 如果团队使用 Yomio Business Mode，可配置审批步骤，记录管理员已审核成员提交的费用。 审批状态是内部流程控制；它既不会将费用归属到客户，也不会判断费用是否可计费。
不要只根据收据总额向客户收费。 检查税费、小费、个人用品、折扣、抵扣额以及由多个项目共同承担的费用。 在支持相关信息的项目或会计系统中记录分摊依据。
导出记录，供单独的会计流程使用
Business Mode 可以导出 CSV 费用数据，供单独的记账流程使用。 请检查文件，并在保存客户或项目归属信息的系统中，将每一行关联到正确的客户或项目。 Yomio 不会创建发票、将费用过账到 QuickBooks 或 Xero，也不会支付报销款。
Business Mode 每周或每月发送的邮件报告仅供查看和审核。 它不是定期会计数据导出，也不是客户发票。
将已计费金额与费用记录核对
每个计费周期结束时，将客户发票明细与收据和会计记录核对。 确认同一笔费用没有重复计费、抵扣或退款已记录，并为尚未计费的金额说明原因。
按照保留政策，将原始收据与最终发票编号一起保存。 如果客户对收费提出疑问，公司应能从发票明细追溯到原始凭证和审批记录。
根据所需字段选择工具
收据应用可以收集费用详情，但可计费流程还需要客户或项目归属信息，并能关联发票。 采用应用前，请确认其方案支持流程所需的字段、权限、审批状态和导出结构。 替换现有系统前，先用一小批费用完整测试从收集收据到发票核对的流程。
Tip
先让一个团队（例如主要咨询团队）记录一个月的费用，再推广到整个公司。 这样可以帮助团队接受新流程，并让你逐步调整审批和导出方式，避免一开始就给大家造成负担。
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常见问题
Yomio 能将费用标记到某个客户或项目吗？
不能。 请在支持这些字段的其他系统中保存客户和项目信息。
Yomio 会为客户创建发票吗？
不会。 它可以收集费用记录并导出 CSV 数据，但开票仍应在你的账单或会计流程中完成。
Yomio 能审批顾问提交的费用吗？
Business Mode 支持可配置的内部审批步骤。 审批不会判断费用是否可以向客户收取，也不会决定其税务处理方式。
Yomio 能直接与 QuickBooks 或 Xero 同步吗？
不能。 CSV 数据需要经过单独的审核和导入流程。