تتبّع مصروفات المنظمات غير الربحية للمنح والبرامج

لإعداد تقارير موثوقة عن المنح، سجّل تاريخ كل مصروف ومبلغه والمورّد والغرض التجاري والبرنامج ومصدر التمويل، ثم احتفظ بالإيصال المؤيد له. طابق هذه السجلات مع نظامك المحاسبي وشروط المنحة المعمول بها قبل إعداد التقرير.

يمكن لتطبيق تتبّع المصروفات أن يساعد في جمع الإيصالات وتنظيم المعاملات. لكنه لا يقرر ما إذا كانت التكلفة مسموحاً بها بموجب المنحة، ولا يوزّع التكاليف المشتركة، ولا يحدد طريقة الإبلاغ عن المصروف في النموذج 990. تعتمد هذه القرارات على شروط المنحة وسياسات المحاسبة في مؤسستك والقواعد المعمول بها.

افهم فئات الإبلاغ

إذا كانت مؤسستك تقدّم النموذج 990، فيعرض الجزء التاسع المصروفات الوظيفية ضمن أعمدة خدمات البرامج والإدارة والشؤون العامة وجمع التبرعات. توضح تعليمات مصلحة الضرائب الأمريكية للنموذج 990 ضرورة استخدام طريقة المحاسبة المعتادة لدى المؤسسة أو طريقة توزيع معقولة أخرى، مع توثيق الطريقة.

قد تخضع المنح الفيدرالية أيضاً لقواعد بشأن التكاليف المسموح بها وتوزيع التكاليف والاحتفاظ بالسجلات. راجع شروط المنحة والإرشادات الموحدة الحالية في 2 CFR الجزء 200. لا تفترض أن جميع المنح تستخدم فئات التكاليف أو تواريخ الإبلاغ أو معدلات التكاليف غير المباشرة أو فترات الاحتفاظ نفسها.

أعدّ سجلاً قابلاً للتتبّع للمصروفات

احتفظ لكل عملية شراء أو تعويض بالإيصال أو الفاتورة الأصلية، وسجّل:

• تاريخ المعاملة والمبلغ والعملة والمورّد.
• ما تم شراؤه وكيف دعم عمل المؤسسة.
• البرنامج أو النشاط الذي استفاد من الشراء.
• مصدر التمويل أو المنحة أو الحساب غير المقيّد الذي دفع التكلفة.
• الشخص الذي أجرى عملية الشراء أو وافق عليها، عند الاقتضاء.
• طريقة التوزيع والحساب عند مشاركة التكلفة بين البرامج.

استخدم الأسماء نفسها للبرامج والمنح وفئات المصروفات في الإيصالات وجداول البيانات والسجلات المحاسبية. إذا كانت أداة المصروفات لا تخزّن رمز المنحة أو حقل البرنامج المطلوب، فاحتفظ بهذه المعلومات في سجل محاسبي مضبوط واربطها بالمعاملة باستخدام مرجع ثابت.

التقط الإيصالات بينما تكون التفاصيل واضحة

اطلب من الشخص الذي أجرى عملية الشراء إرسال الإيصال بعد المعاملة بوقت قصير. سيكون من الأسهل عليه تحديد النشاط والغرض ما دامت التفاصيل واضحة.

يمكن أن يكون سير العمل البسيط كالتالي:

1. احفظ الإيصال أو امسحه ضوئياً.
2. سجّل الغرض والبرنامج أو النشاط.
3. حدّد مصدر التمويل وفقاً لشروط المنحة نفسها.
4. أحِل المصروف للموافقة إذا كانت سياستك تتطلب ذلك.
5. طابقه في النظام المحاسبي وعالج أي تفاصيل ناقصة.

يتيح وضع الأعمال في Yomio لأعضاء الفريق التقاط الإيصالات، كما يتيح للمسؤول تصدير سجلات المصروفات بصيغ CSV لاستخدامها في مسارات العمل المحاسبية. تتضمن الصادرات بيانات على مستوى المعاملة؛ لذلك أضف تفاصيل المنحة والبرنامج أو اربطها في نظامك المحاسبي عند الحاجة. لا يحدد Yomio ما إذا كانت التكلفة مسموحاً بها ولا يجهّز توزيعات النموذج 990.

راجع التكاليف المشتركة وتوزيعاتها

قد تخدم بعض التكاليف أكثر من برنامج أو مصدر تمويل. استخدم طريقة متسقة ومعقولة تعكس المنفعة المتحققة وتلتزم بقواعد المنحة والمحاسبة ذات الصلة. احتفظ بالحساب والسجلات المؤيدة والموافقة مع المعاملة.

لا تقسّم التكلفة بنسبة اعتباطية لمجرد استخدام رصيد المنحة. إذا لم تستطع شرح طريقة توزيع التكلفة، فاستشر مسؤول الشؤون المالية أو المحاسب أو مسؤول المنحة قبل تحميلها على المنحة.

طابق السجلات وفق جدول يناسب المنحة

راجع المعاملات بوتيرة تكفي للوفاء بمتطلبات الإبلاغ والإقفال لكل منحة. قد تساعد مراجعة شهرية في اكتشاف الإيصالات المفقودة أو أخطاء الترميز بينما لا يزال الموظفون يتذكرون تفاصيل الشراء. استخدم جدولاً أقصر إذا تطلب اتفاق المنحة أو ضوابطك الداخلية ذلك.

أثناء المطابقة، قارن سجل المصروف بكشف الحساب البنكي أو البطاقة والإيصال والقيد المحاسبي وميزانية المنحة. تحقق من السجلات المكررة والمبالغ المستردة والتكاليف المشتركة والمعاملات المسندة إلى البرنامج الخطأ.

بالنسبة إلى المنح الفيدرالية، يتطلب 2 CFR 200.334 عموماً من المستفيدين والجهات الفرعية الاحتفاظ بسجلات المنحة لمدة ثلاث سنوات من تاريخ تقديم التقرير المالي النهائي، مع وجود استثناءات. قد يفرض ممولون آخرون أو قوانين الولايات أو الدعاوى القضائية أو عمليات التدقيق أو سياسات المؤسسة فترة مختلفة. تحقق من الشروط المعمول بها قبل التخلص من السجلات.

صدّر السجلات واربطها ببرنامج المحاسبة

يمكن لـ Yomio تصدير المعاملات بتنسيق CSV متوافق مع QuickBooks. يدعم QuickBooks Online استيراد ملفات CSV وجداول البيانات لبعض أنواع البيانات، لكن التنسيق المقبول وربط الحقول يعتمدان على خيار الاستيراد الذي تحدده. راجع إرشادات Intuit الحالية للاستيراد إلى QuickBooks Online.

يحتوي تصدير QuickBooks على حقول على مستوى المعاملة. راجع ملفاً نموذجياً وتحقق من التاريخ والوصف والمبلغ والحساب وطريقة التعامل مع العملة قبل استيراده إلى دفاترك. لا تفترض أن نقل ملف CSV يوزّع المصروفات على المنح أو ينتج مجاميع متوافقة مع النموذج 990.

الأسئلة الشائعة

هل يجعل تطبيق الإيصالات المصروف مسموحاً به بموجب المنحة؟

لا. يدعم الإيصال السجل، لكن السماح بالتكلفة يعتمد على شروط المنحة والقواعد المعمول بها. احتفظ بالغرض التجاري وتفاصيل التوزيع مع المصروف.

هل ينبغي أن نستخدم الفئات نفسها لكل المنح؟

استخدم فئات تناسب نظامك المحاسبي، ثم اربطها بمتطلبات الإبلاغ لكل منحة. قد تختلف شروط المنح ونماذج الممولين، لذا وثّق طريقة الربط وحدّثها عند تغير المتطلبات.

ما مدة الاحتفاظ بإيصالات المنح؟

اتبع اتفاق المنحة والقانون المعني وسياسة الاحتفاظ بالسجلات في مؤسستك. تستخدم المنح الفيدرالية عموماً مدة الاحتفاظ الواردة في 2 CFR 200.334، مع وجود استثناءات، وتبدأ المدة من تاريخ التقرير المالي النهائي لا من تاريخ كل عملية شراء.

هل يستطيع Yomio إسناد المعاملات إلى المنح؟

يساعد Yomio الفرق على التقاط الإيصالات وتصدير سجلات المصروفات. لكنه لا يحدد السماح بالتكلفة ضمن المنحة ولا ينشئ توزيعات محاسبية خاصة بها. احتفظ برموز المنح وتفاصيل التوزيع في نظام يدعم الحقول التي تحتاجها مؤسستك.

المزيد من Yomio

• تتبّع مصروفات العمل بصفتك مستقلاً — نظّم إيصالات وسجلات العمل.
• كيفية تتبّع المصروفات للضرائب — احتفظ بالمستندات المؤيدة معاً.
• تتبّع المصروفات القابلة للفوترة في شركات الاستشارات — تتبّع التكاليف المرتبطة بعمل العملاء.