Bedste app til at organisere kvitteringer til refusion

Bedste app til at organisere kvitteringer til refusion

Vælg et værktøj til udgiftsrefusion efter jeres faktiske arbejdsgang: registrering af kvitteringer, angivelse af forretningsformål, gennemgang og overførsel til regnskab eller løn. Yomio kan gemme udgifter fra kvitteringer eller manuel indtastning og eksportere dem som CSV. Det sender ikke krav til arbejdsgiveren, beregner ikke refusionsbeløb og udbetaler dem ikke.

Start med refusionspolitikken

Beskriv først, hvilke udgifter der dækkes, hvilken dokumentation der kræves, hvem der gennemgår krav, hvordan rettelser håndteres, og hvornår betalingen sker. Afklar også, om arbejdsgangen kræver kilometer, dagpenge, firmakort, projektkoder, udenlandsk valuta eller overlevering til lønafdelingen.

Kun for virksomheder i USA forklarer IRS Publication 463 dokumentationskrav og regler for accountable plans. En kvitteringsapp afgør ikke alene, om en udgift er berettiget efter virksomhedens politik eller skattelovgivningen. Uden for USA skal lokale skatteregler og arbejdsgiverens politik følges.

Sammenlign arbejdsgangen, ikke kun scanningen

Kontrollér, at værktøjet gemmer det oprindelige kvitteringsbillede og registrerer dato, forhandler, beløb, valuta og forretningsformål efter jeres politik. Se også, hvordan manglende oplysninger indhentes, hvordan medarbejderen kan se, at en post afventer gennemgang, og hvilken historik over rettelser og beslutninger der gemmes. Eksporten skal indeholde de felter, som regnskab eller løn har brug for, og adgang til medarbejdernes udgiftsposter skal være tydelig.

En kvitteringsscanning gør ikke et krav komplet, hvis politikken også kræver kilometer, rejseformål, kunde, projekt eller en bestemt godkendelse. Bekræft, at værktøjet kan registrere de oplysninger, før I vælger det; antag det ikke, fordi appen kan tage et billede af en kvittering.

Hvor Yomio passer ind

Yomio understøtter scanning af kvitteringer og manuel indtastning af udgifter. I Business Mode kan et medlem se sine egne poster, og en administrator kan gennemgå teamets poster. Administratoren kan aktivere valgfri godkendelse, planlægge ugentlige eller månedlige opsummeringsmails og eksportere udgiftsdata som CSV.

Yomio er et værktøj til registrering og gennemgang. Det håndhæver ikke arbejdsgiverens refusionspolitik, sender ikke krav til en ekstern godkender, udbetaler ikke refusioner, sporer ikke kilometer, administrerer ikke firmakort og har ikke direkte forbindelse til QuickBooks eller Xero. En administrator gennemgår CSV-filen og importerer den i regnskabsarbejdsgangen. Se Business Mode og aktuelle priser, før I vælger.

Spørgsmål før I indfører et værktøj

1. Kan medarbejderen indsende al dokumentation, som politikken kræver?
2. Kan en kontrollant bede om en rettelse og se den endelige status?
3. Indeholder eksporten de oplysninger, som regnskab og løn skal bruge?
4. Hvordan håndteres adgang, opbevaring og sletning af konti?
5. Hvem afstemmer posterne og igangsætter refusionsbetalingen?

Yomio kan passe til et lille team, der især skal indsamle og gennemgå kvitteringer og overføre en CSV-fil. Til en komplet refusionsproces skal I vælge et produkt, der understøtter organisationens regler, betaling og regnskabsoverførsel.

Ofte stillede spørgsmål

Kan Yomio indsende eller udbetale en refusion? Nej. Yomio gemmer udgiftsposter, understøtter valgfri gennemgang og eksporterer CSV. Indsendelse, vurdering af berettigelse og betaling indgår stadig i organisationens proces.

Beviser en kvitteringsscanning, at en udgift kan refunderes? Nej. Arbejdsgiverens politik og lokale regler afgør det. Gem den krævede dokumentation, og kontrollér de oplysninger, der blev udtrukket.

Passer Yomio til alle refusionsprocesser? Det passer til indsamling, gennemgang og eksport af kvitteringer eller manuelt indtastede poster. Hvis I har brug for kilometertal, firmakort, regler for godkendelse eller direkte betaling, skal I finde et værktøj, der understøtter de trin.