Die beste App zum Organisieren von Belegen für Erstattungen

Die beste App zum Organisieren von Belegen für Erstattungen

Wählen Sie ein Erstattungstool nach dem tatsächlichen Ablauf in Ihrem Unternehmen: Belege erfassen, geschäftlichen Zweck dokumentieren, Einträge prüfen und Daten an Buchhaltung oder Lohnabrechnung übergeben. Yomio speichert Ausgaben aus Belegen oder manuellen Eingaben und exportiert sie als CSV. Es reicht keine Anträge beim Arbeitgeber ein, berechnet keine Erstattungsbeträge und zahlt sie nicht aus.

Beginnen Sie mit der Erstattungsrichtlinie

Legen Sie zuerst fest, welche Kosten erstattet werden, welche Nachweise nötig sind, wer Anträge prüft, wie Korrekturen ablaufen und wann die Zahlung erfolgt. Klären Sie auch, ob der Ablauf Kilometer, Pauschalen, Firmenkarten, Projektcodes, Fremdwährungen oder die Übergabe an die Lohnabrechnung umfasst.

Nur für Unternehmen in den USA erläutert IRS Publication 463 Nachweispflichten und Regeln für accountable plans. Eine Beleg-App entscheidet nicht allein, ob eine Ausgabe nach Unternehmensrichtlinie oder Steuerrecht erstattungsfähig ist. Außerhalb der USA gelten die lokalen Steuerregeln und die Richtlinie des Arbeitgebers.

Vergleichen Sie den Ablauf, nicht nur die Scan-Funktion

Prüfen Sie, ob das Tool das ursprüngliche Belegbild speichert und Datum, Händler, Betrag, Währung und geschäftlichen Zweck nach Ihrer Richtlinie erfasst. Sehen Sie außerdem nach, wie fehlende Angaben ergänzt werden, wie Beschäftigte offene Prüfungen erkennen und welche Änderungs- und Entscheidungshistorie verfügbar bleibt. Der Export muss die Felder enthalten, die Buchhaltung oder Lohnabrechnung benötigt; Zugriffe auf Beschäftigtendaten müssen klar geregelt sein.

Ein Belegscan macht einen Antrag nicht vollständig, wenn die Richtlinie zusätzlich Kilometer, Reisezweck, Kunde, Projekt oder eine bestimmte Freigabe verlangt. Stellen Sie vor der Auswahl sicher, dass das Tool diese Angaben erfassen kann. Gehen Sie nicht allein deshalb davon aus, weil die App einen Beleg fotografiert.

Wofür sich Yomio eignet

Yomio unterstützt das Scannen von Belegen und die manuelle Erfassung von Ausgaben. Im Business Mode sehen Mitglieder ihre eigenen Einträge; Administratoren können Teameinträge prüfen. Administratoren können eine optionale Freigabe aktivieren, wöchentliche oder monatliche Zusammenfassungen planen und Ausgabendaten als CSV exportieren.

Yomio dient der Erfassung und Prüfung von Ausgaben. Es setzt keine Erstattungsrichtlinie des Arbeitgebers um, sendet keine Anträge an externe Prüfer, zahlt keine Beschäftigten aus, erfasst keine Kilometer, verwaltet keine Firmenkarten und verbindet sich nicht direkt mit QuickBooks oder Xero. Ein Administrator prüft die CSV-Datei und importiert sie in den Buchhaltungsablauf. Lesen Sie vor der Entscheidung die Details zum Business Mode und die aktuellen Preise.

Fragen vor der Einführung

1. Können Beschäftigte alle nach der Richtlinie erforderlichen Nachweise einreichen?
2. Kann eine prüfende Person eine Korrektur anfordern und den Endstatus sehen?
3. Enthält der Export die Informationen für Buchhaltung und Lohnabrechnung?
4. Wie werden Zugriff, Aufbewahrung und gelöschte Konten behandelt?
5. Wer gleicht die Einträge ab und veranlasst die Erstattungszahlung?

Für kleine Teams, die vor allem Belege sammeln und prüfen und eine CSV-Datei übergeben möchten, kann Yomio passen. Für einen vollständigen Erstattungsprozess benötigen Sie ein Produkt, das Richtlinienregeln, Zahlung und Buchhaltungsübergabe Ihrer Organisation unterstützt.

Häufige Fragen

Kann Yomio einen Erstattungsantrag einreichen oder auszahlen? Nein. Yomio speichert Ausgabeneinträge, unterstützt eine optionale Prüfung und exportiert CSV. Einreichung, Anspruchsprüfung und Zahlung bleiben Teil des Ablaufs Ihrer Organisation.

Beweist ein Belegscan, dass eine Ausgabe erstattungsfähig ist? Nein. Dafür gelten die Richtlinie des Arbeitgebers und lokale Vorschriften. Bewahren Sie erforderliche Nachweise auf und prüfen Sie erkannte Angaben.

Eignet sich Yomio für jeden Erstattungsprozess? Es eignet sich zum Sammeln, Prüfen und Exportieren von Belegen oder manuell erfassten Ausgaben. Wenn Sie Kilometer, Firmenkarten, Freigaberegeln oder direkte Zahlungen benötigen, wählen Sie ein Tool, das diese Schritte unterstützt.