Yomio-Funktionen, die Sie kennen sollten: Belege erfassen, Budgets und Ausgaben prüfen

Yomio-Funktionen, die Sie kennen sollten: Belege erfassen, Budgets und Ausgaben prüfen

Yomio erfasst Ausgaben durch das Scannen von Belegen oder eine manuelle Eingabe und lässt Sie diese Einträge anschließend prüfen und ordnen. Premium bietet monatliche Budgets, Exporte, Familienfreigabe und Yopilot. Die App verbindet sich nicht mit Bankkonten und importiert daher keine Banktransaktionen automatisch.

Dieser Leitfaden erklärt die aktuellen Abläufe und welche Grenzen Sie prüfen sollten, bevor Sie sich auf einen Ausgabeneintrag verlassen. Tarifnamen, Scan-Kontingente und Funktionen können sich ändern; die aktuellen Bedingungen finden Sie auf der aktuellen Yomio-Preisseite.

Beginnen Sie mit einem Beleg oder einer manuellen Ausgabe

Nutzen Sie die Belegerfassung, wenn Sie einen Papier- oder digitalen Beleg festhalten möchten. Yomio verarbeitet das Bild und kann Belegfelder und einzelne Positionen erkennen. Prüfen Sie Händler, Datum, Gesamtbetrag und Positionsdetails, da die Erkennung je nach Bild und Belegformat variieren kann.

Eine manuelle Eingabe ist möglich, wenn Sie keinen Beleg haben oder die Ausgabe selbst eintragen möchten. So lassen sich auch Transaktionen ohne Papierbeleg erfassen, zum Beispiel ein Barkauf.

Yomio importiert keine Karten- oder Bankumsätze. Wenn Sie eine vollständige Ausgabenübersicht möchten, tragen Sie Ausgaben ohne Beleg manuell ein.

Prüfen Sie erkannte Angaben, bevor Sie sich darauf verlassen

OCR wandelt Text in einem Bild in Felder um, die eine Ausgaben-App speichern kann. Ein erkannter Wert kann trotzdem fehlen oder falsch sein; betrachten Sie den Scan daher als Ausgangspunkt für eine Prüfung.

Prüfen Sie bei jedem Beleg:

• Stimmen Händler und Transaktionsdatum mit dem Beleg überein?
• Stimmen Gesamtbetrag und Währung mit Ihrer Zahlung überein?
• Sind die einzelnen Positionen und Beträge vorhanden und richtig zugeordnet?
• Hat der Eintrag die Kategorie und die Notizen, die Sie später verwenden möchten?

Wenn ein Feld falsch ist, korrigieren Sie den Ausgabeneintrag, sofern die App dies zulässt. Bewahren Sie den Originalbeleg auf, wenn Sie einen Nachweis für eine Erstattung, eine Steuererklärung, einen Garantieanspruch oder Ihre geschäftlichen Unterlagen benötigen. Die Aufbewahrungsregeln hängen von Ihrem Standort und dem Zweck der Aufbewahrung ab.

Ordnen Sie Ausgaben mit Kategorien und Notizen

Kategorien können die Prüfung erfasster Ausgaben erleichtern. Wählen oder korrigieren Sie eine Kategorie entsprechend Ihrem eigenen Zweck, den Kauf nachzuverfolgen. Eine Kategorie ist eine Ordnungsbezeichnung; sie entscheidet nicht, ob ein Kauf steuerlich absetzbar oder erstattungsfähig ist.

Fügen Sie eine Notiz hinzu, wenn Händler und Beleg den geschäftlichen oder privaten Zweck nicht erkennen lassen. Bewahren Sie bei Geschäftsausgaben alle Belege auf, die Ihre internen Vorgaben und die örtlichen Regeln verlangen.

Vergleichen Sie mit Budgets Ihren Plan mit erfassten Ausgaben

Premium umfasst die Budgetverfolgung. Legen Sie ein Monatsbudget fest, das zu Ihrem Plan passt, und vergleichen Sie es mit den erfassten Ausgaben. Ein Budget ist nur so vollständig wie die Einträge, die Sie hinzufügen: Da Yomio keine Banktransaktionen importiert, müssen Sie Ausgaben ohne Beleg manuell eintragen, wenn Sie sie berücksichtigen möchten.

Beginnen Sie mit ein oder zwei Kategorien, die Ihnen wichtig sind. Vergleichen Sie nach einem Monat den geplanten Betrag mit Ihren Einträgen und passen Sie den nächsten Plan an, wenn sich Ihre Umstände geändert haben. Betrachten Sie ein Budgetziel nicht als allgemeingültige Empfehlung.

Exportieren Sie Einträge, wenn Sie sie anderswo benötigen

Premium umfasst CSV- und PDF-Exporte. Nutzen Sie einen Export, wenn Sie Einträge außerhalb der App prüfen oder teilen möchten. Prüfen Sie die exportierten Spalten und Summen, bevor Sie die Datei für die Buchhaltung oder einen Bericht verwenden.

Ein Export ist eine Datei und keine direkte Buchhaltungsanbindung. Yomio überträgt Ausgaben nicht automatisch an QuickBooks oder Xero. Folgen Sie den aktuellen Importanweisungen des Zielprodukts und prüfen Sie, ob die Einträge den richtigen Konten zugeordnet werden.

Teilen Sie einen Familientarif

Mit der Familienfreigabe von Premium können insgesamt bis zu fünf Personen den Tarif nutzen, einschließlich des Kontoinhabers. Der Kontoinhaber kann bis zu vier weitere Mitglieder einladen. Die für Ihren Tarif geltenden Bedingungen finden Sie auf der aktuellen Preisseite und in den Familieneinstellungen der App.

Vereinbaren Sie vor dem Teilen, welche Ausgaben Sie erfassen und wie die Gruppe die Einträge verwenden soll. Ein geteilter Ausgabeneintrag kann persönliche Kaufdetails enthalten; nutzen Sie diese Funktion daher nur mit Personen, die gemäß den aktuellen Freigabeeinstellungen Ihres Kontos Zugriff haben sollen.

Fragen Sie Yopilot zu erfassten Ausgaben

Yopilot ist ein Premium-KI-Assistent für Fragen zu den in Yomio verfügbaren Ausgabeneinträgen. Nutzen Sie ihn, um Ihre eigenen Einträge zu erkunden, und öffnen Sie anschließend die betreffenden Datensätze, um die Details zu prüfen. Eine KI-Antwort kann unvollständig oder falsch sein und weder die Vollständigkeit Ihrer Einträge bestätigen noch entscheiden, ob eine Ausgabe absetzbar ist.

Verwenden Sie eine generierte Antwort nicht als alleinigen Beleg für eine Steuer-, Erstattungs- oder Buchhaltungsentscheidung. Halten Sie den zugrunde liegenden Ausgabeneintrag und den Beleg zur Prüfung bereit.

Behalten Sie Ihre Serie bei und prüfen Sie Ihre Erfolge

Yomio bietet die Erfassung von Serien und Erfolgen. Diese Funktionen können die regelmäßige Erfassung von Ausgaben sichtbarer machen, garantieren aber nicht, dass ein Eintrag vollständig oder korrekt ist. Nutzen Sie sie als Anstoß für eine Routine und prüfen Sie die Ausgabendetails zusätzlich.

Kennen Sie die aktuellen Scan-Limits

Laut der aktuellen Tarifübersicht umfasst der kostenlose Tarif fünf Belegscans für die gesamte Laufzeit eines Kontos; mit Premium sind bis zu 100 Scans pro Monat möglich. Limits und Angebote können sich ändern. Prüfen Sie sie daher vor der Tarifwahl auf der aktuellen Preisseite.