Automaattinen Kulujen Luokittelu: Miten Se Toimii ja Miksi Sillä On Merkitystä

Automaattinen Kulujen Luokittelu: Miten Se Toimii ja Miksi Sillä On Merkitystä

Automaattinen kulujen luokittelu liittää ostoksen tai kuitin tuotteen kululuokkaan käytettävissä olevien tietojen, kuten kauppiaan, kuvauksen tai kuittitietojen perusteella. Se voi vähentää manuaalista lajittelua, mutta tulos on silti tarkistettava, jos luokalla on merkitystä kirjauksillesi. Kaikille sovelluksille, kauppiaille, kuittimuodoille ja luokittelujärjestelmille sopivaa yksittäistä tarkkuuslukua ei ole.

Mitä kululuokka tekee

Luokka ryhmittelee kirjaukset, jotta voit tarkastella kuluja tyypeittäin, kuten ruokaostoksia, liikkumista tai toimistotarvikkeita. Sopiva luokka riippuu ostoksesta ja siitä, miten käytät kirjauksiasi. Kulujen seurantaan tarkoitettu sovellus voi luokitella koko tapahtuman, kuitin yksittäiset tuoterivit tai molemmat.

Esimerkiksi tavallisen vähittäiskaupan kuitti voi sisältää ruokaostoksia ja kodintarvikkeita. Pelkkään kauppiaaseen perustuva sääntö voi määrittää koko ostokselle yhden luokan, kun taas kuitin tuoterivitietojen avulla sovellus voi ehkä erotella tuotteet. Yksityiskohtaisempi menetelmä edellyttää, että kuitti luetaan oikein ja että sovellus tukee tuotetason luokittelua.

Yleiset tavat, joilla sovellukset määrittävät luokkia

Kauppias- tai kuvaussäännöt

Sovellus voi yhdistää kauppiaan nimen tai tapahtuman kuvauksen tallennettuun luokkaan. Menetelmä on yksinkertainen, mutta kauppias voi myydä erityyppisiä tuotteita ja nimet voivat vaihdella kirjauksesta toiseen. Joissakin tuotteissa käyttäjät voivat luoda tai muokata sääntöjä. Varmista tämä ominaisuus ennen kuin alat luottaa siihen.

Kuitin tuoterivitiedot

Kuitin OCR voi poimia tuoterivit ja summat. Tämän jälkeen luokitteluvaihe voi määrittää luokat yksittäisille tuotteille tai koko ostokselle. OCR ja luokittelu ovat eri tehtäviä: tuote voidaan lukea oikein, mutta sille voidaan silti määrittää väärä luokka.

Koneoppimiseen tai kielimalleihin perustuvat ehdotukset

Jotkin sovellukset käyttävät malleja kauppiaiden ja tuotteiden kuvausten tulkitsemiseen asiayhteydessä. Käytettävissä oleva asiayhteys, malli ja varatoimintatapa vaihtelevat tuotteittain. Automaattinen ehdotus ei todista, että luokka on oikea kirjanpitoasi tai budjettiasi varten.

Miten Yomio luokittelee kuittien tuotteita

Yomion kuittityönkulku käyttää Azure Document Intelligencen valmista kuittimallia kuittikenttien ja tuoterivien poimimiseen. Kulun luontityönkulku voi käyttää poimituille tuotteille tekoälyyn perustuvaa luokitteluvaihetta. Jos luokittelu epäonnistuu tai luokkaa ei palauteta, tuote voi jäädä luokkaan “Other”. Käyttäjät voivat tarkistaa ja muokata tuotteiden luokkia sovelluksessa. Microsoft dokumentoi kuittimallinsa palauttamat kentät.

Yomio ei tällä hetkellä synkronoi pankkitilien tapahtumia. Sen luokittelutoiminto koskee käsin syötettyjä tai kuittiskannauksista luotuja kuluja.

Näin tarkistat luokittelutoiminnon

1. Valitse tiimillesi tai kotitaloudellesi tarvittavat luokat ja määrittele, mitä kukin tarkoittaa.
2. Testaa sovellusta omilta kauppiailtasi ja todellisista kuittityypeistäsi peräisin olevilla esimerkeillä.
3. Tarkista koko ostoksen luokat ja tuotetason luokat erikseen.
4. Kirjaa puuttuvat luokat, virheelliset määritykset ja tapaukset, jotka vaativat manuaalisen korjauksen.
5. Selvitä, vaikuttavatko korjaukset vain kyseiseen kirjaukseen vai muuttavatko ne tulevia ehdotuksia.
6. Tarkista viennit varmistaaksesi, että luokkakenttä näkyy työnkulun tarvitsemassa muodossa.

Kun vertailet tuotteita, kysy, miten sovellus käsittelee epäselviä kirjauksia ja voitko korjata luokan ennen vientiä. Älä vertaa tarkkuusprosentteja, elleivät testiaineisto, luokkien määritelmät ja arviointimenetelmä ole selkeitä.

Pidä luokkaluettelot hyödyllisinä

Käytä luokkia, jotka vastaavat kysymyksiin, joita oikeasti esität. Liian monet tarkat luokat voivat vaikeuttaa tarkistamista, kun taas liian yleiset luokat voivat peittää merkityksellisiä eroja. Aloita hallittavasta luettelosta, tarkista kasaantuuko luokittelemattomia tai “Other”-luokan tuotteita ja muokkaa luetteloa, jos raportit eivät vastaa tarpeitasi.

Yrityksen kirjauksissa käytä kirjanpitojärjestelmääsi sopivia luokkia ja varmista raportointivaatimukset kirjanpitäjältäsi. Kulujenhallintaohjelmisto voi järjestää kirjauksia, mutta se ei ratkaise, onko ostos vähennyskelpoinen tai muuten verolainsäädännön mukaan hyväksyttävä.

Yleisiä luokitteluongelmia

• Yksi kauppias myy monenlaisia tuotteita: Pelkkään kauppiaaseen perustuva luokka ei ehkä kuvaa jokaista tuotetta sekalaisella kuitilla.
• Kuvaus on epäselvä: Lyhenteet tai kauppiaiden lyhennetyt nimet voivat tehdä luokasta epäselvän.
• Kuitti on puutteellinen: Puuttuva tai väärin luettu tuoterivi voi vaikuttaa luokkaehdotukseen.
• Luokkaluettelo ei sovi: Sovelluksessa ei ehkä ole sopivaa luokkaa, jolloin kirjaus päätyy “Other”-luokkaan.
• Sääntö vanhentuu: Tallennettu kauppiaan sääntö ei ehkä enää vastaa tapaa, jolla haluat ryhmitellä ostoksen.

Tarkista epätavalliset kirjaukset ja korjaa ne sovelluksessa. Älä oleta, että yksi korjaus opettaa tulevia ennusteita, ellei tuote kerro näin toimivansa.

Usein kysytyt kysymykset

Poistaako automaattinen luokittelu manuaalisen tarkistuksen tarpeen?

Ei. Se voi vähentää rutiininomaista lajittelua, mutta käyttäjien kannattaa tarkistaa luokat, jotka vaikuttavat budjetteihin, kirjanpitoon, kulukorvauksiin tai raportteihin.

Luokitteleeko kuitin OCR automaattisesti jokaisen tuotteen?

Ei aina. OCR-vaihe poimii tekstiä ja kenttiä. Erillinen luokitteluvaihe voi määrittää luokat, ja kumpi tahansa vaihe voi jättää tietoja huomaamatta.

Tuoko Yomio luokat pankistani?

Ei. Yomio ei tällä hetkellä synkronoi pankkitapahtumia. Kuittiskannaukset ja manuaaliset kulukirjaukset ovat tuettuja työnkulkuja kulujen kirjaamiseen.

Parantavatko korjaukset tulevia ehdotuksia?

Se riippuu sovelluksesta. Tarkista sovelluksen dokumentaatio sen sijaan, että olettaisit korjauksen opettavan mallia tai muuttavan kauppiaan sääntöä.

Määrittääkö luokka verokohtelun?

Ei. Luokka on järjestelyä varten tarkoitettu tunniste. Se, oikeuttaako kulu verovähennykseen, riippuu sovellettavasta lainsäädännöstä ja ostoksen tosiseikoista.

cta.title

App StoreGoogle Play