Kuinka valmistautua verotarkastukseen digitaalisilla kuiteilla

Yhdistä jokainen veroilmoituksessa ilmoitettu summa tositteisiin ja niitä koskeviin muistiinpanoihin ja varmista sitten, että löydät ne. Luettavat ja järjestetyt digitaaliset tiedostot helpottavat hakua ja toimittamista, mutta ne eivät yksin osoita menon vähennyskelpoisuutta eivätkä takaa tarkastuksen lopputulosta. Tämä artikkeli käsittelee vain Yhdysvaltain liittovaltion tuloverosääntöjä; se ei määritä osavaltioiden tai paikallisia sääntöjä eikä ratkaise yksittäisen henkilön oikeutta tiettyyn vähennykseen.

Tärkeimmät asiat

• Säilytä tositteet ilmoittamistasi tuloista, menoista ja verohyvityksistä.
• Liitä kuitin yhteyteen muistiinpanot, jotka selittävät yritystoiminnan tarkoituksen tai muut tarvittavat tiedot.
• Säilytysaika riippuu asiakirjasta ja tilanteesta; omaisuutta koskevia tietoja voidaan tarvita myös myynnin jälkeen.
• Pidä digitaaliset kopiot täydellisinä ja luettavina ja varmista, että löydät ne myöhemmin.
• Sovellus tai kuitti yksin ei tee menosta vähennyskelpoista eikä estä ilmoituksen oikaisua.

Mitä menoista kannattaa säilyttää?

Säilytä tapahtumaa selittävät asiakirjat, kuten:

• Summa ja päivämäärä: kuitti, lasku tai tiliote.
• Myyjä ja paikka: tiedot, joiden avulla myyjä ja tapahtuma voidaan tunnistaa.
• Yritystoiminnan tarkoitus: tapahtumahetkellä tehty muistiinpano, jos menon yhteys työhön ei ole ilmeinen.
• Menokohtaiset tiedot: esimerkiksi aterian osallistujat ja tarkoitus tai työmatkan päivämäärä, kohde, tarkoitus ja ajokilometrit.
• Maksu tai korvaus: tositteet siitä, kuka maksoi ja korvattiinko meno.

IRS:n julkaisussa 463 kuvataan todisteita, joita voidaan tarvita matkoista, lahjoista ja kuljetusmenoista. Vaatimukset riippuvat menon tyypistä ja olosuhteista. Kuitti ei aina yksin osoita yritystoiminnan tarkoitusta, yrityskäyttöä tai vähennysoikeutta.

Säilytä digitaaliset tiedot huolellisesti

Käytä johdonmukaista järjestelmää ja säilytä alkuperäinen kuva tai tiedosto muistiinpanojen ja asiaan liittyvien tositteiden kanssa. Tarkista, että tiedostot avautuvat, pysyvät luettavina ja löytyvät päivämäärän, myyjän ja luokan perusteella. Tee varmuuskopiot tavanomaisen tiedonhallintaprosessisi mukaisesti.

IRS hyväksyy tietyt sähköiset tiedot paperiasiakirjojen sijasta tai niiden lisäksi, jos sovellettavat vaatimukset täyttyvät. Tutustu IRS:n ohjeisiin sähköisistä tiedoista tarkastuksessa ja julkaisuun 583 yrityksen kirjanpidosta. Älä poista tositetta tai siihen liittyvää tiedostoa ennen kuin olet varmistanut, ettei sitä enää tarvita.

Testaa tositteiden löytyminen

Valitse aika ajoin muutama tapahtuma ja varmista, että löydät:

1. Summan osoittavan kuitin, laskun tai tiliotteen.
2. Muistiinpanot tai muun näytön yritystoiminnan tarkoituksesta, jos niitä tarvitaan.
3. Asiaan liittyvän sopimuksen, matkatiedon, korvauksen tai maksutositteen.
4. Verovuoden ja tilin tai luokan, johon tapahtuma kirjattiin.

Jos tietoja puuttuu, lisää selittävä muistiinpano, kun vielä muistat tapahtumat, ja säilytä niitä tukevat tositteet. Älä merkitse asiakirjaa takautuvasti äläkä esitä myöhemmin tehtyä rekonstruktiota tapahtumahetkellä laadittuna merkintänä.

Säilytysaika riippuu asiakirjasta

IRS:n mukaan tuloon, vähennykseen tai verohyvitykseen liittyviä tietoja säilytetään yleensä veroilmoitusta koskevan määräajan päättymiseen asti. Liittovaltion säännöissä on tilanteen mukaan erilaisia määräaikoja; esimerkiksi yli 25 prosentin ilmoittamatta jäänyt bruttotulo voi pidentää ajan kuuteen vuoteen ja vähennys perimiskelvottomasta saatavasta tai arvottomista arvopapereista seitsemään vuoteen. Jos et anna veroilmoitusta tai annat vilpillisen ilmoituksen, tietoja voidaan joutua säilyttämään toistaiseksi. Säilytä omaisuuteen liittyvät tiedot siihen asti, kun luovutusvuoden määräaika päättyy, sillä niitä voidaan tarvita hankintamenon tai poistojen laskemiseen. Tarkista kunkin asiakirjan osalta IRS:n ajantasaiset ohjeet tietojen säilytysajasta.

Jos saat ilmoituksen

Lue ilmoituksesta asian laajuus, määräaika ja vastaustapa. Kerää pyydetyt tiedot äläkä lähetä muita asiakirjoja ennen kuin ymmärrät ohjeet. Veroasiantuntija voi auttaa, jos pyyntö on monimutkainen tai ehdotettu oikaisu merkittävä. IRS:n tarkastuksia käsittelevällä sivulla kuvataan yleinen prosessi ja viranomaisen mahdollisesti pyytämät asiakirjat.

Usein kysyttyä

Kuinka kauan verokuitteja pitää säilyttää? Kaikille asiakirjoille ei ole yhtä määräaikaa. Yleensä aika riippuu kyseiseen veroilmoituksen kohtaan sovellettavasta määräajasta; omaisuus ja erityistilanteet voivat vaatia pidempää säilytystä. Lue IRS:n ohjeet tietojen säilytysajasta.

Voiko digitaalisia kuitteja käyttää verotositteina? Tiettyjä sähköisiä tietoja voi käyttää, jos järjestelmä täyttää vaatimukset ja säilyttää tarvittavat tiedot. Säilytä tiedot niin, että ne pysyvät luettavina ja saatavilla esittämistä varten. Vaatimukset voivat vaihdella asiakirjan ja verokysymyksen mukaan.

Riittääkö kuitti yritystoiminnan vähennyksen todisteeksi? Ei aina. Se voi osoittaa summan ja päivämäärän, mutta tarkoituksen, käytön, osallistujien tai matkan kohteen osoittamiseen voidaan tarvita muita tietoja.

Mitä teen, jos kuitti puuttuu? Säilytä muu saatavilla oleva näyttö, kuten tiliote, lasku, myyjän sähköposti tai tapahtumahetkellä tehty muistiinpano. Todisteiden riittävyys riippuu menosta ja sovellettavista säännöistä. Älä keksi tietoja äläkä oleta, että tiliote yksin osoittaa vähennyksen.

Voiko sovellus tehdä tiedoistani tarkastuksen kestävät? Ei. Sovellus voi auttaa tietojen järjestämisessä ja löytämisessä, mutta se ei voi taata vähennyksen hyväksymistä tai sitä, ettei veroilmoitusta oikaista.

Lopuksi

Yhdistä jokainen ilmoitettu summa sitä tukeviin tositteisiin ja asiayhteyteen. Säilytä digitaaliset tiedostot täydellisinä ja luettavina, noudata kunkin asiakirjan säilytysaikaa ja pyydä asiantuntija-apua, jos ilmoitus tai verokohtelu on epäselvä.