経費精算用の領収書を整理するおすすめアプリ

経費精算用の領収書を整理するおすすめアプリ

経費精算ツールは、組織の実際の手順に合わせて選びます。領収書の記録、業務目的の記載、確認、会計や給与担当へのデータ引き渡しが必要です。Yomioは領収書または手入力から経費記録を作成し、CSVに出力できます。ただし、勤務先への申請送信、精算額の計算、従業員への支払いは行いません。

まず精算規程を確認する

対象となる費用、必要な証憑、申請を確認する担当者、訂正方法、支払時期を決めます。走行距離、日当、法人カード、プロジェクトコード、外貨、給与処理への引き渡しが必要かも確認します。

米国の事業者については、IRS Publication 463が経費証明とaccountable planの規則を説明しています。領収書アプリだけで社内規程や税法上の精算可否が決まるわけではありません。米国外では、現地の税務規則と勤務先の規程を確認してください。

スキャン機能だけでなく手順を比べる

元の領収書画像を保存し、規程で必要な日付、店舗、金額、通貨、業務目的を記録できるか確認します。不足情報の依頼方法、確認待ちの状態の表示、修正や判断の履歴も見ます。出力データに会計や給与担当が必要とする項目が含まれ、従業員記録へのアクセスが明確であることも重要です。

規程が走行距離、出張目的、顧客、プロジェクト、特定の承認を求める場合、領収書をスキャンするだけでは申請は完了しません。写真を撮れるからといって記録できると思い込まず、導入前に確認してください。

Yomioが合う用途

Yomioは領収書のスキャンと経費の手入力に対応します。Business Modeではメンバーが自分の記録を見られ、管理者はチームの記録を確認できます。管理者は任意の承認を有効にし、週次または月次の概要メールを設定し、経費データをCSVに出力できます。

Yomioは経費を記録して確認するためのツールです。勤務先の精算規程の適用、外部承認者への申請送信、従業員への支払い、走行距離の記録、法人カードの管理、QuickBooksやXeroとの直接連携は行いません。管理者がCSVを確認し、会計手順に取り込みます。導入前にBusiness Modeの詳細と現在の料金を確認してください。

導入前に確認する項目

1. 従業員は規程で必要な証憑をすべて提出できますか？
2. 確認担当者は修正を依頼し、最終状態を確認できますか？
3. 出力に会計や給与担当が必要とする情報が含まれますか？
4. アクセス権、データ保管、削除済みアカウントはどう扱われますか？
5. 記録の照合と精算の支払いは誰が開始しますか？

領収書の収集、確認、CSVの引き渡しが主な目的なら、Yomioは小規模チームに合う場合があります。精算全体を管理するには、組織の規程、支払い、会計連携を支援する製品を選んでください。

よくある質問

Yomioから精算申請を送ったり、支払いを行ったりできますか？ できません。Yomioは経費記録、任意の確認、CSV出力を支援します。申請、対象可否の判断、支払いは組織の手順で行います。

領収書のスキャンで精算対象だと証明できますか？ できません。勤務先の規程と現地の規則で決まります。必要な証憑を保管し、読み取られた情報を確認してください。

Yomioはすべての精算手順に使えますか？ 領収書や手入力の記録を集め、確認し、出力する用途に使えます。走行距離、法人カード、承認ルール、直接支払いが必要なら、それらを支援するツールを選んでください。