非営利団体の経費追跡: プログラム、管理、補助金支出を分離する方法

助成金報告に備えるには、支出ごとに日付、金額、支払先、業務上の目的、プログラム、資金源を記録し、領収書を保管します。 報告前に、これらの記録を会計帳簿および該当する助成金条件と照合してください。 経費管理アプリは領収書の収集や取引記録の整理に役立ちますが、助成金の対象経費を判断したり、共通費を配賦したり、Form 990の配分額を決めたりはしません。

報告カテゴリを確認する

Form 990を提出する団体は、Part IXで機能別経費を報告します。 IRSのForm 990の記入要領では、通常の会計方法または合理的な配賦方法を使い、その方法を記録するよう説明しています。

連邦政府の助成金には、対象経費、費用配賦、記録保存に関する規則も適用される場合があります。 現行のUniform Guidance（2 CFR Part 200）と各助成金の条件を確認してください。 すべての助成金に同じ経費カテゴリ、報告日、間接費率、保存期間が適用されるとは限りません。

追跡可能な経費記録を作る

購入または立替払いごとに、領収書や請求書を保管し、次の情報を記録します。

• 取引日、金額、通貨、支払先。
• 購入したものと、団体の活動に必要だった理由。
• 支出の対象となったプログラムまたは活動。
• 支払元の助成金、資金源、または無制限資金。
• 必要に応じて、購入者または承認者。
• 共通費の場合は、配賦方法と計算根拠。

領収書、表計算、会計記録で、プログラム、助成金、経費カテゴリに同じ名称を使います。 経費ツールに必要な助成金コードやプログラム欄がない場合は、管理された会計記録に情報を残し、取引との照合に使える参照番号を付けます。

資金源ごとの条件を一覧にする

助成金を受け取った時点で、会計担当者とプログラム責任者が条件を確認します。 少なくとも、対象となる活動、対象期間、対象費用、承認が必要な購入、報告様式、締切を記録してください。 連邦助成金では、適用される費用原則や報告条件をUniform Guidanceと授与文書で確認します。 民間財団や州・地方政府の助成金には別の条件があるため、連邦助成金の運用をそのまま当てはめないでください。

助成金ごとに別のコードを使う場合は、そのコードと団体内のプログラム名、会計システムの勘定科目の対応表を維持します。 助成金の更新、予算変更、期間延長が承認されたら、古い条件を新しい記録に置き換え、変更日と承認元も残します。 この一覧は、支出を分類する人が参照できる場所に保管してください。

詳細を確認できるうちに領収書を記録する

購入した人に、取引後できるだけ早く領収書を提出してもらいます。 その時点なら、活動と購入目的を思い出しやすくなります。

1. 領収書を保存またはスキャンします。
2. 購入目的とプログラムまたは活動を記録します。
3. 助成金の条件に基づいて資金源を特定します。
4. 団体の方針で必要な場合は、承認に回します。
5. 会計システムで照合し、不足情報を確認します。

Yomio Business Modeでは、チームメンバーが領収書を記録し、管理者が経費記録をCSV形式で出力できます。 出力は取引単位のデータです。 必要な助成金コードやプログラム情報は、会計システム側で追加または対応付けてください。 Yomioは対象経費の判断やForm 990用の配賦を行いません。

領収書を受け取った人が内容を確認できない場合は、推測で分類せず、目的や対象プログラムを購入者に確認します。 支払先や金額だけでは、購入の業務目的や助成金との関連が分からないことがあります。 確認の依頼、回答、承認は、会計記録にたどれる形で残してください。

記録する分類を分けて考える

Form 990の機能別カテゴリと、助成金のプロジェクトコードや勘定科目は、異なる目的で使う分類です。 同じ費用に両方の情報が必要になる場合があります。 例えば、購入がどの活動を支援したかという情報と、どの資金源が支払ったかという情報は、必ずしも同じではありません。 一方のカテゴリだけで両方を表そうとせず、団体の会計方針に沿って別々に記録し、必要な報告先の様式に対応付けます。

職員が複数の活動に従事する場合、給与や共通費をどのように配分するかは、その費用の性質と適用される会計方針によって決まります。 領収書の分類だけで、給与や共有費用の配賦を代替できるとは限りません。 必要な計算書、勤務記録、承認記録を関連する仕訳と一緒に保管してください。

共通費と配賦を確認する

複数のプログラムや資金源に関わる費用は、受ける便益を反映した一貫性のある方法で配賦し、該当する助成金条件と会計規則に従います。 計算根拠、関連記録、承認内容を支出記録と一緒に保管してください。 助成金残高を使い切るためだけに、根拠のない割合で費用を分割しないでください。 配賦方法を説明できない場合は、助成金に計上する前に会計担当者へ確認します。

共通費を配賦するときは、対象となる助成金や活動に便益がどのように生じたかを説明できる根拠を使います。 面積、利用時間、職員の作業記録などの方法が適切かどうかは、費用の種類と適用ルールによります。 選んだ方法、元データ、計算、承認者を記録し、同じ状況で一貫して適用してください。 助成金ごとに異なる上限や条件がある場合は、その条件を計算に反映していることを確認します。

支出を複数の資金源に割り当てる前に、請求書や明細で金額を特定し、どの部分がどの活動に関係するかを示します。 一つの購入が複数のプログラムを支援する場合は、説明できる配分根拠を記録に添えます。 明確な根拠がない場合は、報告前に財務担当者または助成金管理者に相談してください。

助成金の条件に合わせて定期的に照合する

各助成金の報告日と終了条件に間に合う頻度で記録を確認してください。 月次確認は、領収書の不足や分類ミスを、購入者が詳細を覚えているうちに見つけるのに役立ちます。 助成金契約や団体の内部統制でより短い間隔が必要な場合は、その条件に従います。

照合では、支出記録を銀行またはカード明細、領収書、会計記録、助成金予算と比較します。 重複、返金、共通費、誤ったプログラムへの割当がないか確認してください。 連邦助成金では、2 CFR 200.334に基づき、最終財務報告の提出から通常3年間、助成金記録を保存しますが、例外があります。 他の助成元、州法、監査、訴訟、団体方針により別の期間が適用されることもあります。 廃棄前に該当条件を確認してください。

月次または四半期の照合では、次の項目を順に確認すると、後から調べ直す作業を減らせます。

1. 銀行・カード明細と領収書の金額、日付、支払先を照合します。
2. 返金、取消、重複入力を確認し、会計記録にも反映します。
3. 業務目的、プログラム、資金源、必要な承認が記録されているか確認します。
4. 予算と助成金条件に対して支出を確認し、疑問のある項目を保留します。
5. 会計システムの残高と助成金報告用の集計を照合します。
6. 修正、判断、承認の記録を保管します。

取引件数が多い場合は、申請者と承認者を分けるなど、団体の内部統制に従います。 担当者が少なく役割を分けられない場合は、別の責任者が定期的に記録を確認できる手順を設けます。 照合の頻度は、助成金の締切や団体の会計方針に合わせて決めてください。

会計ソフト用に出力し、項目を対応付ける

Yomioは取引をQuickBooks対応のCSV形式で出力できます。 QuickBooks Onlineは一部のデータ形式についてCSVや表計算ファイルのインポートに対応していますが、形式や項目の対応付けは選択するインポート方法によって異なります。 QuickBooks Onlineのインポート案内を確認してください。

インポート前にサンプルCSVを確認し、日付、説明、金額、勘定科目、通貨の扱いを検証します。 CSVを読み込んだだけで助成金への割当やForm 990に準拠した集計が行われるとは限りません。

最初は少数の取引を使って試験インポートし、会計ソフトに作成される取引を元記録と照らし合わせます。 日付形式、マイナス金額、返金、通貨換算、勘定科目の対応、重複防止を確認してください。 項目の対応付けが異なる場合は、全件を取り込む前にインポート設定を修正します。 インポート後は、件数と合計金額を元の出力と照合し、処理結果を記録します。

CSVのエクスポートは会計システムへのデータ移動を支援します。 助成金条件への適合、費用の対象可否、監査用記録の完全性は、団体の担当者が確認する必要があります。

よくある質問

経費アプリを使うと、助成金の対象経費になりますか?

いいえ。 領収書は支出記録の根拠になりますが、対象になるかどうかは助成金条件と適用規則によって決まります。 業務上の目的や配賦根拠も記録してください。

すべての助成金で同じカテゴリを使うべきですか?

会計システムのカテゴリを使い、各助成金の報告要件に対応付けます。 助成金によって条件や報告様式が異なるため、その対応関係を記録し、要件の変更時に見直してください。

領収書はどのくらい保存すればよいですか?

助成金契約、該当法令、団体の保存方針を確認してください。 連邦助成金では、例外を含む2 CFR 200.334の保存期間が適用されます。 期間は通常、個々の購入日ではなく最終財務報告の提出日から始まります。

Yomioは経費を助成金に自動で割り当てますか?

いいえ。 Yomioは領収書の記録と経費データの出力を支援しますが、助成金の対象経費を判断したり、助成金ごとの会計配賦を作成したりはしません。 必要な助成金コードと配賦情報は、対応するシステムで管理してください。

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