보조금 및 프로그램을 위한 비영리단체 지출 관리

신뢰할 수 있는 보조금 보고를 위해 각 지출의 날짜, 금액, 공급업체, 업무 목적, 프로그램, 자금 출처를 기록하고 증빙 영수증을 보관하세요. 보고서를 제출하기 전에 이 기록을 회계 시스템 및 해당 보조금 조건과 대조하세요.

지출 추적 앱은 영수증을 모으고 거래를 정리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 하지만 지출이 보조금에서 허용되는지, 공통 비용을 어떻게 배분할지, Form 990에 지출을 어떻게 보고할지는 결정하지 않습니다. 이런 결정은 보조금 조건, 조직의 회계 정책 및 적용되는 규칙에 따라 달라집니다.

보고 항목을 파악하세요

Form 990을 제출하는 조직은 Part IX에서 기능별 지출을 프로그램 서비스, 관리 및 일반 운영, 모금 활동 열로 보고합니다. IRS Form 990 작성 지침은 조직의 일반적인 회계 방법이나 다른 합리적인 배분 방법을 사용하고 그 방법을 문서화하도록 안내합니다.

연방 보조금에는 허용되는 비용, 비용 배분 및 기록 보존에 관한 규칙도 적용될 수 있습니다. 보조금 조건과 현재 Uniform Guidance, 2 CFR Part 200을 확인하세요. 모든 보조금이 같은 비용 항목, 보고 날짜, 간접비율 또는 보존 기간을 따른다고 가정하지 마세요.

추적 가능한 지출 기록을 만드세요

각 구매 또는 비용 상환에 대해 원본 영수증이나 송장을 보관하고 다음 내용을 기록하세요.

• 거래 날짜, 금액, 통화 및 공급업체.
• 구매한 항목과 그것이 조직의 활동에 기여한 목적.
• 혜택을 받은 프로그램 또는 활동.
• 비용을 지불한 자금 출처, 보조금 또는 제한 없는 계정.
• 필요한 경우 구매를 진행하거나 승인한 사람.
• 공통 비용이라면 배분 방법과 계산 내역.

영수증, 스프레드시트, 회계 기록에서 프로그램, 보조금, 지출 항목에 같은 이름을 사용하세요. 지출 도구에 필요한 보조금 코드나 프로그램 필드를 저장할 수 없다면 관리되는 회계 기록에 해당 정보를 보관하고, 고정된 참조 번호로 거래와 연결하세요.

세부 사항이 명확할 때 영수증을 수집하세요

구매한 사람이 거래 직후 영수증을 제출하도록 요청하세요. 그때는 활동과 목적을 아직 쉽게 확인할 수 있습니다.

간단한 업무 흐름은 다음과 같습니다.

1. 영수증을 저장하거나 스캔합니다.
2. 지출 목적과 프로그램 또는 활동을 기록합니다.
3. 보조금 자체의 조건에 따라 자금 출처를 확인합니다.
4. 정책상 필요한 경우 지출을 승인 절차에 올립니다.
5. 회계 시스템에서 거래를 대조하고 누락된 세부 사항을 확인합니다.

Yomio Business Mode에서는 팀원이 영수증을 등록할 수 있고, 관리자가 회계 업무 흐름에 사용할 지출 기록을 CSV 형식으로 내보낼 수 있습니다. 내보내기 파일에는 거래 수준의 데이터가 포함되므로 필요한 보조금 및 프로그램 세부 사항은 회계 시스템에서 추가하거나 매핑하세요. Yomio는 비용의 허용 여부를 결정하거나 Form 990 배분을 준비하지 않습니다.

공통 비용과 배분을 검토하세요

일부 비용은 둘 이상의 프로그램이나 자금 출처에 이익을 줄 수 있습니다. 받은 혜택을 반영하고 관련 보조금 및 회계 규칙을 따르는 일관되고 합리적인 방법을 사용하세요. 계산 내역, 증빙 기록, 승인 내용을 거래와 함께 보관하세요.

보조금 잔액을 사용하기 위해 임의의 비율로 비용을 나누지 마세요. 배분 근거를 설명할 수 없다면 해당 비용을 보조금에 청구하기 전에 재무 책임자, 회계 담당자 또는 보조금 관리 담당자에게 문의하세요.

보조금 일정에 맞춰 기록을 대조하세요

각 보조금의 보고와 마감 요건을 충족할 수 있을 만큼 자주 거래를 검토하세요. 월간 점검은 직원들이 구매 내용을 기억하는 동안 누락된 영수증이나 코드 오류를 찾는 데 도움이 될 수 있습니다. 보조금 계약이나 내부 통제가 더 짧은 주기를 요구한다면 그 일정에 따르세요.

대조할 때는 지출 기록을 은행 또는 카드 명세서, 영수증, 회계 입력 항목, 보조금 예산과 비교하세요. 중복 기록, 환불, 공통 비용, 잘못된 프로그램에 배정된 거래를 확인하세요.

연방 보조금의 경우 2 CFR 200.334는 수령자와 하위 수령자가 최종 재무 보고서를 제출한 날부터 일반적으로 3년간 보조금 기록을 보관하도록 요구하며, 예외도 있습니다. 다른 기금 제공자, 주 규정, 소송, 감사 또는 조직 정책은 다른 보존 기간을 요구할 수 있습니다. 기록을 폐기하기 전에 적용되는 조건을 확인하세요.

기록을 내보내고 회계 소프트웨어에 매핑하세요

Yomio는 거래를 QuickBooks 호환 CSV 형식으로 내보낼 수 있습니다. QuickBooks Online은 일부 데이터 유형에 대해 CSV 및 스프레드시트 가져오기를 지원하지만, 허용되는 형식과 필드 매핑은 선택한 가져오기 방식에 따라 달라집니다. Intuit의 최신 QuickBooks Online 가져오기 안내를 확인하세요.

QuickBooks 내보내기에는 거래 수준의 필드가 포함됩니다. 장부로 가져오기 전에 샘플 파일을 검토하고 날짜, 설명, 금액, 계정, 통화 처리 방식을 확인하세요. CSV를 전송하면 지출이 보조금에 자동 배정되거나 Form 990에 맞는 합계가 만들어진다고 가정하지 마세요.

자주 묻는 질문

영수증 앱을 사용하면 보조금에서 해당 지출이 허용되나요?

아니요. 영수증은 기록을 뒷받침하지만, 지출 허용 여부는 보조금 조건과 적용 규칙에 따라 달라집니다. 업무 목적과 배분 세부 사항을 지출 기록과 함께 보관하세요.

모든 보조금에 같은 지출 항목을 사용해야 하나요?

회계 시스템에 맞는 항목을 사용한 다음 각 보조금의 보고 요건에 맞게 매핑하세요. 보조금 조건과 기금 제공자 양식은 다를 수 있으므로 매핑을 문서화하고 요건이 바뀌면 업데이트하세요.

보조금 영수증은 얼마나 오래 보관해야 하나요?

보조금 계약, 관련 법률, 조직의 기록 보존 정책을 따르세요. 연방 보조금은 일반적으로 2 CFR 200.334에 명시된 보존 기간과 예외를 따르며, 기간은 각 구매일이 아니라 최종 재무 보고서 제출일부터 시작합니다.

Yomio에서 거래를 보조금에 배정할 수 있나요?

Yomio는 팀이 영수증을 수집하고 지출 기록을 내보내도록 돕습니다. 하지만 보조금 지출의 허용 여부를 결정하거나 보조금별 회계 배분을 만들지는 않습니다. 조직에 필요한 입력란을 지원하는 시스템에 보조금 코드와 배분 세부 사항을 보관하세요.

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