Nejlepší aplikace pro organizaci účtenek k proplacení

Nejlepší aplikace pro organizaci účtenek k proplacení

Nástroj pro proplácení výdajů vybírejte podle skutečného postupu ve vaší organizaci: evidence účtenek, zaznamenání pracovního účelu, kontrola a předání dat účetnictví nebo mzdové agendě. Yomio umí ukládat výdaje z účtenek nebo ručního zadání a exportovat je do CSV. Neposílá však žádosti zaměstnavateli, nevypočítává náhrady ani je nevyplácí.

Začněte pravidly pro proplácení

Nejdříve určete, které náklady lze proplatit, jaké doklady jsou nutné, kdo žádosti kontroluje, jak se opravují údaje a kdy probíhá platba. Zjistěte také, zda proces vyžaduje evidenci kilometrů, paušálních náhrad, firemních karet, kódů projektů, cizích měn nebo předání mzdové účtárně.

Pouze pro firmy v USA vysvětluje publikace IRS 463 dokládání výdajů a pravidla pro odpovědné plány. Samotná aplikace účtenek nerozhodne, zda výdaj splňuje firemní pravidla nebo daňové předpisy. Mimo USA se řiďte místními daňovými pravidly a postupem zaměstnavatele.

Porovnejte celý postup, nejen skenování

Ověřte, že nástroj uchová původní obrázek účtenky a zaznamená datum, obchodníka, částku, měnu a pracovní účel požadovaný vašimi pravidly. Zjistěte, jak se doplňují chybějící údaje, jak zaměstnanec pozná čekající kontrolu a jaká historie oprav a rozhodnutí zůstává dostupná. Export musí obsahovat údaje pro účetnictví nebo mzdy a přístup k záznamům zaměstnanců musí být srozumitelný.

Sken účtenky žádost nedokončí, pokud pravidla vyžadují také kilometry, účel cesty, zákazníka, projekt nebo konkrétní schválení. Než se přihlásíte, ověřte, že lze tyto údaje v nástroji zaznamenat; nepředpokládejte to jen proto, že aplikace umí vyfotit doklad.

Kde se hodí Yomio

Yomio podporuje skenování účtenek a ruční zadávání výdajů. V Business Mode vidí člen své záznamy a správce může kontrolovat týmové záznamy. Správce může zapnout volitelné schvalování, naplánovat týdenní nebo měsíční souhrnné e-maily a exportovat data o výdajích do CSV.

Yomio slouží k evidenci a kontrole výdajů. Neprovádí firemní pravidla pro náhrady, neposílá žádosti externím schvalovatelům, nevyplácí zaměstnance, nesleduje kilometry, nespravuje firemní karty a nepřipojuje se přímo ke QuickBooks ani Xero. Správce zkontroluje CSV a naimportuje ho do účetního postupu. Před volbou si přečtěte podrobnosti Business Mode a aktuální ceny.

Na co se zeptat před zavedením

1. Může zaměstnanec dodat všechny doklady vyžadované pravidly?
2. Může kontrolor požádat o opravu a zobrazit konečný stav?
3. Obsahuje export informace potřebné pro účetnictví a mzdy?
4. Jak se řeší přístup, uchovávání dat a mazání účtů?
5. Kdo záznamy páruje a zadává platbu náhrady?

Yomio může vyhovovat malému týmu, který potřebuje hlavně sbírat a kontrolovat účtenky a předat CSV. Pro celý proces náhrad zvolte produkt, který podporuje pravidla, platby a účetní předání vaší organizace.

Časté otázky

Může Yomio odeslat žádost o náhradu nebo ji vyplatit? Ne. Yomio ukládá záznamy o výdajích, podporuje volitelnou kontrolu a export CSV. Podání žádosti, posouzení nároku a platba zůstávají součástí postupu vaší organizace.

Dokazuje sken účtenky, že se výdaj proplácí? Ne. Rozhodují pravidla zaměstnavatele a místní předpisy. Uchovejte požadované doklady a zkontrolujte rozpoznané údaje.

Hodí se Yomio pro každý proces náhrad? Hodí se pro sběr a kontrolu záznamů z účtenek nebo ručních zadání a jejich export. Pokud potřebujete kilometry, firemní karty, schvalovací pravidla nebo přímé platby, hledejte produkt, který tyto kroky podporuje.