Einführung des Geschäftsmodus: Team-Kostenverfolgung für kleine Unternehmen

Wir freuen uns, den Business-Modus ankündigen zu können – einen kostenpflichtigen Teamplan, der einem Administrator einen privaten Arbeitsplatz pro Sitzplatz zur Nachverfolgung der Ausgaben eines Teams bietet, wobei jeder Mitarbeiter seine eigenen Quittungen und eine konsolidierte Rechnung für den Buchhalter einreicht.

Wichtige Erkenntnisse

• Der Business-Modus ist ein neuer Teamplan – ein Administrator verwaltet einen privaten Arbeitsbereich für bis zu 50 Mitarbeiter
• Die Belege aller Mitarbeiter bleiben privat – ein Mitglied sieht nur seine eigenen Scans; Der Administrator sieht alle
• Abrechnung pro Sitzplatz, keine Sonderaktion – 6 $ pro Sitzplatz und Monat, ausgewählt über einen Schieberegler bei der Anmeldung, eine konsolidierte Rechnung
• Entwickelt für Außendienst- und verteilte Teams – die Art von Kleinunternehmen, die heute Papierformulare für Spesenabrechnungen verteilen
• Export mit einem Klick für den Buchhalter – der Administrator fasst die Daten des gesamten Teams in einem einzigen Bericht zusammen
• Nur Web-Kauf – Richten Sie die Abrechnung ein und verwalten Sie Sitzplätze auf yomio.app und laden Sie dann Ihr Team über die App ein

Das Problem

Stellen Sie sich ein kleines Buchhaltungsbüro mit einem Dutzend kundenorientierter Mitarbeiter vor, oder eine Kaffeehauskette mit einem Dutzend Schichtleitern an mehreren Standorten. Jeder von ihnen bezahlt aus eigener Tasche, was der Job braucht – Kilometergeld und Kundenessen oder einen kurzfristigen Nachschub-Einkauf – und bewahrt dann die Quittung auf. Jeden Freitag füllen zwölf Personen eine Spesenabrechnung in Papierform aus, und jemand im Büro trägt alles von Hand in eine Tabelle ein, bevor es an den Buchhalter geht.

Dieser Prozess ist langsam, fehleranfällig und reicht nicht über eine Handvoll Leute hinaus. Es gibt auch ein zweites, ruhigeres Problem: Keiner dieser Arbeitnehmer möchte, dass seine Kollegen ihre Tankstellen- und Mittagseinkäufe durchstöbern, und das Unternehmen möchte keinen „Familiengemeinschaftsplan“ abschließen, bei dem jeder die Ausgaben aller anderen sieht, nur um eine Spesenabrechnung zu erhalten.

Was das Team tatsächlich braucht:

• Jeder Mitarbeiter scannt seine eigenen Quittungen, sobald er etwas kauft, von seinem Telefon aus
• Niemand außer dem Administrator – dem Büroleiter, dem Eigentümer oder dem Buchhalter – sieht das Gesamtbild
• Eine Rechnung für das gesamte Team, nicht zwölf separate Abonnements
• Ein Bericht, den der Administrator direkt an den Buchhalter weitergeben kann, ohne etwas erneut eingeben zu müssen

So funktioniert der Business-Modus

1. Der Administrator richtet den Arbeitsbereich ein

Über das Internet wählt der Administrator mit einem Schieberegler die Anzahl der Sitzplätze aus – irgendwo zwischen 1 und 50 – und zahlt 6 US-Dollar pro Sitzplatz und Monat für ein konsolidiertes Abonnement. Es gibt keine Aktionspreise und keinen In-App-Kaufpfad; Der Business-Modus wird nur über das Internet verkauft, da die In-App-Kaufsysteme von Apple und Google kein Abonnement mit variabler Sitzplatzanzahl unterstützen.

2. Der Admin lädt das Team ein

Einladungen verwenden denselben Einladungs-Token-Ablauf, den Yomio bereits für die Familienfreigabe verwendet, erweitert, um mehrere Einladungen gleichzeitig von einem Bildschirm aus zu senden. Ein Mitarbeiter kann nicht beitreten, sobald die Anzahl der gekauften Sitzplätze in der Gruppe erreicht ist – der Administrator fügt zuerst Sitzplätze hinzu und lädt dann ein.

3. Arbeiter scannen ihre eigenen Belege

Jedes Mitglied scannt und archiviert Belege genau so, wie es heute jeder Yomio-Benutzer tut. Der Unterschied liegt im Umfang: Die Abfragen eines Mitglieds – seine Spesenliste, seine Analysen, sein Verlauf – sind auf seine eigenen Daten beschränkt. Sie sehen nie die Einkäufe eines Kollegen.

4. Der Administrator sieht alles und exportiert es

Ein Administrator – und eine Gruppe kann mehr als einen haben, sodass das Unternehmen seinen Buchhalter als zweiten Administrator hinzufügen kann – sieht die Belege jedes Mitglieds und kann die Daten des gesamten Teams in einer Aktion exportieren. In Version 1 erfolgt der Export auf Abruf aus der App heraus; Es gibt noch keinen geplanten oder automatisch per E-Mail verschickten Bericht.

Für wen der Business-Modus geeignet ist

Der Geschäftsmodus wurde für kleine Unternehmen mit Außendienst- oder verteilten Teams entwickelt – diejenigen, die derzeit die Ausgabenverfolgung auf Papierformularen und einer Tabellenkalkulation durchführen:

• Einzelhandel oder Gastronomie mit mehreren Standorten – Kaffeehausketten, Friseursalons und Cafés, deren Schichtleiter Vorräte aus eigener Tasche auffüllen
• Dienstleister mit Kundenbesuchen vor Ort – Buchhaltungs-, Beratungs- und Außendienstteams, die Kilometergeld und Kundenessen abrechnen
• Außendienst- und Handelsteams – Landschaftsbau-, HLK-, Reinigungs- und Lieferteams, bei denen jeder Arbeiter unterwegs die für die Baustelle benötigten Dinge kauft
• Jedes kleine Team ersetzt Papierspesenabrechnungen – wenn „jeden Freitag ein Formular ausfüllen“ Ihren heutigen Prozess beschreibt, ersetzt der Geschäftsmodus das Formular durch einen Scan

Geschäftsmodus vs. Familienfreigabe

Es lohnt sich, deutlich zu machen, warum es sich hierbei um einen neuen Plan und nicht um eine größere Familiengruppe handelt, da beide auf den ersten Blick ähnlich aussehen:

Erste Schritte mit dem Business-Modus

1. Richten Sie Ihren Arbeitsbereich ein – gehen Sie zu yomio.app, wählen Sie mit dem Schieberegler die Anzahl Ihrer Sitzplätze aus und schließen Sie den Checkout ab
2. Laden Sie Ihr Team ein – Senden Sie einzelne oder mehrere Einladungen über das Web oder die App. Weisen Sie die Administratorrolle jedem zu, der vollständige Sichtbarkeit benötigt
3. Mit dem Scannen beginnen – jeder Mitarbeiter scannt Belege noch am selben Tag von seinem Telefon aus
4. Export für Ihren Buchhalter – Erstellen Sie einen wöchentlichen oder monatlichen Bericht, wann immer Sie ihn benötigen

Vollständige Einrichtungsschritte, einschließlich der Anleitung zum Einladen in einem Stapel und wie die Ansicht eines Mitglieds neben der eines Administrators aussieht, finden Sie im Benutzerhandbuch für den Business-Modus.

Häufig gestellte Fragen

Müssen alle Sitze die gleiche Rolle haben? Nein. Der Administrator weist jeder eingeladenen Person einzeln einen Administrator oder ein Mitglied zu, und eine Gruppe kann mehr als einen Administrator haben.

Können wir die Sitzplatzanzahl später ändern? Ja – die Anzahl der Sitzplätze ist dynamisch und nicht gestaffelt. Der Administrator kann ihn erhöhen oder senken, wenn das Team wächst oder schrumpft.

Können wir den Business-Modus über die mobile App kaufen? Nein – Business-Abonnements sind nur webbasiert. Richten Sie die Abrechnung bei yomio.app ein und verwenden Sie dann die mobile App zum Scannen und für die tägliche Verwaltung.

Verschwindet der Belegverlauf eines Mitglieds, wenn es aus dem Team entfernt wird? Die Bearbeitung der Entfernung wird gerade abgeschlossen. Sehen Sie sich das aktuelle Verhalten im Benutzerhandbuch für den Business-Modus an, bevor Sie ein Mitglied entfernen.

Benötigen wir eine separate Rolle als Buchhalter? Nein – ein Buchhalter, der vollständige Sichtbarkeit benötigt, tritt als Administrator bei. Es gibt keine Beschränkung auf einen Administrator pro Gruppe.

Warum wir den Business-Modus entwickelt haben

Zwei Anfragen haben uns dazu bewogen, dies zu entwickeln: Unternehmen, die uns darum baten, die Obergrenze für Familiengruppenmitglieder zu erhöhen, und ein Unternehmen mit einem Dutzend Außendienstmitarbeitern, die einen gemeinsamen, vom Administrator verwalteten Arbeitsbereich wünschten, in dem die Daten jedes Mitarbeiters privat bleiben. Eine Anhebung der Familienobergrenze hätte das zweite Problem nicht gelöst: Das gesamte Design von Family Sharing geht davon aus, dass jeder die Ausgaben aller sieht, was für ein Team von Kollegen völlig falsch ist.

Der Business-Modus ist ein separates Produkt, das auf der Regel basiert, die kleine Teams tatsächlich benötigen: private Daten auf Mitarbeiterebene, vollständige Sichtbarkeit auf Administratorebene und eine Rechnung am Monatsende.

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Über den Autor

Alex Chen ist Produktmanager und Verfechter persönlicher Finanzen mit über 10 Jahren Erfahrung in der Entwicklung von Fintech-Produkten für Verbraucher. Alex hat an der Entwicklung KI-gestützter Finanztools mitgewirkt, die von Millionen Menschen weltweit genutzt werden, und setzt sich leidenschaftlich dafür ein, finanzielle Erkenntnisse für jedermann zugänglich zu machen. Wenn Alex nicht gerade sein Ausgabeverhalten analysiert, geht er gerne wandern, kocht und bringt örtlichen High-School-Schülern Finanzwissen bei.

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Letzte Aktualisierung: 22. August 2026

Verwandte Themen: Geschäftsmodus, Teamausgabenverfolgung, Ausgaben für kleine Unternehmen, Abrechnung pro Sitzplatz, Quittungen für Außendienstteams, Buchhalterexport, Admin-Arbeitsbereich, Geschäftsausgabenberichte

Vergleich mit: Expensify-Teampläne, Ramp-Kostenmanagement, QuickBooks-Kostenverfolgung, Zoho Expense, SAP Concur, Emburse