Αυτόματη Κατηγοριοποίηση Εξόδων: Πώς Λειτουργεί και Γιατί Έχει Σημασία

Αυτόματη Κατηγοριοποίηση Εξόδων: Πώς Λειτουργεί και Γιατί Έχει Σημασία

Η αυτόματη κατηγοριοποίηση εξόδων αντιστοιχίζει μια αγορά ή ένα είδος απόδειξης σε μια κατηγορία δαπανών, χρησιμοποιώντας διαθέσιμες πληροφορίες όπως τον έμπορο, την περιγραφή ή τα δεδομένα της απόδειξης. Μπορεί να μειώσει τη χειροκίνητη ταξινόμηση, όμως το αποτέλεσμα χρειάζεται έλεγχο όταν η κατηγορία έχει σημασία για τα αρχεία σας. Δεν υπάρχει ένα ποσοστό ακρίβειας που να ισχύει για όλες τις εφαρμογές, τους εμπόρους, τις μορφές αποδείξεων και τα συστήματα κατηγοριών.

Τι κάνει μια κατηγορία εξόδων

Μια κατηγορία ομαδοποιεί εγγραφές ώστε να μπορείτε να ελέγχετε τις δαπάνες ανά τύπο, όπως τα είδη παντοπωλείου, οι μετακινήσεις ή τα είδη γραφείου. Η σωστή κατηγορία εξαρτάται από την αγορά και από τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε τα αρχεία σας. Μια εφαρμογή παρακολούθησης εξόδων μπορεί να κατηγοριοποιεί ολόκληρη τη συναλλαγή, μεμονωμένα είδη της απόδειξης ή και τα δύο.

Για παράδειγμα, μια απόδειξη από ένα γενικό κατάστημα λιανικής μπορεί να περιέχει είδη παντοπωλείου και είδη οικιακής χρήσης. Ένας κανόνας που βασίζεται μόνο στον έμπορο μπορεί να αντιστοιχίσει μία κατηγορία σε ολόκληρη την αγορά, ενώ τα δεδομένα των ειδών της απόδειξης μπορεί να επιτρέψουν στην εφαρμογή να διαχωρίσει τα προϊόντα. Η πιο λεπτομερής μέθοδος εξαρτάται από το αν η απόδειξη διαβάζεται σωστά και από το αν η εφαρμογή υποστηρίζει κατηγοριοποίηση σε επίπεδο είδους.

Συνήθεις τρόποι με τους οποίους οι εφαρμογές αντιστοιχίζουν κατηγορίες

Κανόνες εμπόρου ή περιγραφής

Μια εφαρμογή μπορεί να αντιστοιχίσει το όνομα ενός εμπόρου ή την περιγραφή μιας συναλλαγής σε μια αποθηκευμένη κατηγορία. Αυτή η προσέγγιση είναι απλή, όμως ένας έμπορος μπορεί να πουλά διαφορετικούς τύπους προϊόντων και τα ονόματα μπορεί να διαφέρουν από εγγραφή σε εγγραφή. Ορισμένα προϊόντα επιτρέπουν στους χρήστες να δημιουργούν ή να επεξεργάζονται κανόνες· επιβεβαιώστε ότι υπάρχει αυτή η δυνατότητα πριν βασιστείτε σε αυτήν.

Λεπτομέρειες ειδών της απόδειξης

Το OCR της απόδειξης μπορεί να εξαγάγει γραμμές ειδών και ποσά. Στη συνέχεια, ένα βήμα κατηγοριοποίησης μπορεί να αντιστοιχίσει κατηγορίες σε μεμονωμένα είδη ή σε ολόκληρη την αγορά. Η OCR και η κατηγοριοποίηση είναι ξεχωριστές εργασίες: ένα είδος μπορεί να διαβαστεί σωστά και παρ’ όλα αυτά να λάβει λάθος κατηγορία.

Προτάσεις μηχανικής μάθησης ή γλωσσικών μοντέλων

Ορισμένες εφαρμογές χρησιμοποιούν μοντέλα για να ερμηνεύουν το περιεχόμενο των περιγραφών εμπόρων και ειδών. Το διαθέσιμο πλαίσιο, το μοντέλο και η συμπεριφορά σε περίπτωση αποτυχίας διαφέρουν ανά προϊόν. Μια αυτοματοποιημένη πρόταση δεν αποδεικνύει ότι η κατηγορία είναι σωστή για την τήρηση βιβλίων ή τον προϋπολογισμό σας.

Πώς κατηγοριοποιεί το Yomio τα είδη των αποδείξεων

Η ροή επεξεργασίας αποδείξεων του Yomio χρησιμοποιεί το προκατασκευασμένο μοντέλο αποδείξεων του Azure Document Intelligence για την εξαγωγή πεδίων και γραμμών ειδών από τις αποδείξεις. Η ροή δημιουργίας εξόδων μπορεί να χρησιμοποιεί ένα βήμα κατηγοριοποίησης με AI για τα εξαγόμενα είδη· αν η κατηγοριοποίηση αποτύχει ή δεν επιστραφεί κατηγορία, ένα είδος μπορεί να παραμείνει στο “Other”. Οι χρήστες μπορούν να ελέγχουν και να επεξεργάζονται τις κατηγορίες των ειδών στην εφαρμογή. Η Microsoft τεκμηριώνει τα πεδία που επιστρέφει το μοντέλο αποδείξεων.

Το Yomio δεν συγχρονίζει προς το παρόν συναλλαγές από τραπεζικούς λογαριασμούς. Η ροή κατηγοριοποίησής του εφαρμόζεται σε έξοδα που καταχωρίζονται χειροκίνητα ή δημιουργούνται από σαρώσεις αποδείξεων.

Πώς να ελέγξετε μια λειτουργία κατηγοριοποίησης

1. Επιλέξτε τις κατηγορίες που χρειάζεται η ομάδα ή το νοικοκυριό σας και ορίστε τι σημαίνει καθεμία.
2. Δοκιμάστε την εφαρμογή με παραδείγματα από τους πραγματικούς εμπόρους και τους τύπους αποδείξεων που χρησιμοποιείτε.
3. Ελέγξτε ξεχωριστά τις κατηγορίες ολόκληρης της αγοράς και τις κατηγορίες σε επίπεδο είδους.
4. Καταγράψτε τις κατηγορίες που λείπουν, τις λανθασμένες αντιστοιχίσεις και τις περιπτώσεις που απαιτούν χειροκίνητη διόρθωση.
5. Επιβεβαιώστε αν οι διορθώσεις επηρεάζουν μόνο τη συγκεκριμένη εγγραφή ή αλλάζουν τις μελλοντικές προτάσεις.
6. Ελέγξτε τις εξαγωγές για να βεβαιωθείτε ότι το πεδίο κατηγορίας εμφανίζεται στη μορφή που χρειάζεται η ροή εργασίας σας.

Όταν συγκρίνετε προϊόντα, ρωτήστε πώς χειρίζεται η εφαρμογή τις αμφίσημες εγγραφές και αν σας επιτρέπει να διορθώσετε μια κατηγορία πριν από την εξαγωγή. Μην συγκρίνετε ποσοστά ακρίβειας αν δεν είναι σαφή το σύνολο δοκιμής, οι ορισμοί των κατηγοριών και η μέθοδος αξιολόγησης.

Διατηρήστε χρήσιμες τις λίστες κατηγοριών

Χρησιμοποιήστε κατηγορίες που απαντούν σε ερωτήσεις που πραγματικά θέτετε. Οι υπερβολικά πολλές και στενές ετικέτες μπορεί να κάνουν τον έλεγχο δυσκολότερο, ενώ οι πολύ γενικές ετικέτες μπορεί να κρύβουν διαφορές που έχουν σημασία. Ξεκινήστε με μια διαχειρίσιμη λίστα, ελέγξτε αν συσσωρεύονται μη κατηγοριοποιημένα είδη ή είδη στο “Other” και προσαρμόστε τη λίστα όταν οι αναφορές δεν απαντούν στις ανάγκες σας.

Για επαγγελματικά αρχεία, χρησιμοποιήστε κατηγορίες που ταιριάζουν στο σύστημα τήρησης βιβλίων σας και επιβεβαιώστε τυχόν απαιτήσεις αναφοράς με τον λογιστή σας. Το λογισμικό εξόδων μπορεί να οργανώνει τις εγγραφές, αλλά δεν αποφασίζει αν μια αγορά εκπίπτει ή είναι διαφορετικά επιλέξιμη σύμφωνα με τη φορολογική νομοθεσία.

Συνήθη προβλήματα κατηγοριοποίησης

• Ένας έμπορος πουλά πολλά πράγματα: Μια κατηγορία που βασίζεται μόνο στον έμπορο μπορεί να μην περιγράφει κάθε είδος σε μια μικτή απόδειξη.
• Η περιγραφή δεν είναι σαφής: Οι συντομογραφίες ή τα συντομευμένα ονόματα εμπόρων μπορεί να κάνουν μια κατηγορία αμφίσημη.
• Η απόδειξη είναι ελλιπής: Μια γραμμή είδους που λείπει ή διαβάστηκε λάθος μπορεί να επηρεάσει την πρόταση κατηγορίας.
• Η λίστα κατηγοριών δεν ταιριάζει: Η εφαρμογή μπορεί να μην έχει κατάλληλη ετικέτα και να τοποθετήσει την εγγραφή στο “Other”.
• Ένας κανόνας παλιώνει: Ένας αποθηκευμένος κανόνας εμπόρου μπορεί να μην ταιριάζει πλέον στον τρόπο με τον οποίο θέλετε να ομαδοποιείτε μια αγορά.

Ελέγχετε τις ασυνήθιστες εγγραφές και διορθώστε τις στην εφαρμογή. Μην υποθέτετε ότι μία διόρθωση εκπαιδεύει τις μελλοντικές προβλέψεις, εκτός αν το προϊόν τεκμηριώνει αυτή τη συμπεριφορά.

Συχνές ερωτήσεις

Εξαλείφει η αυτόματη κατηγοριοποίηση την ανάγκη για χειροκίνητο έλεγχο;

Όχι. Μπορεί να μειώσει την επαναλαμβανόμενη ταξινόμηση, όμως οι χρήστες θα πρέπει να ελέγχουν τις κατηγορίες που επηρεάζουν προϋπολογισμούς, τήρηση βιβλίων, αποζημιώσεις ή αναφορές.

Κατηγοριοποιεί αυτόματα το OCR της απόδειξης κάθε είδος;

Όχι πάντα. Το βήμα OCR εξάγει κείμενο και πεδία· ένα ξεχωριστό βήμα κατηγοριοποίησης μπορεί να αντιστοιχίσει ετικέτες και οποιοδήποτε από τα δύο βήματα μπορεί να παραλείψει πληροφορίες.

Εισάγει το Yomio κατηγορίες από την τράπεζά μου;

Όχι. Το Yomio δεν συγχρονίζει προς το παρόν τραπεζικές συναλλαγές. Οι σαρώσεις αποδείξεων και οι χειροκίνητες καταχωρίσεις εξόδων είναι οι υποστηριζόμενες ροές εργασίας για αρχεία εξόδων.

Βελτιώνουν οι διορθώσεις τις μελλοντικές προτάσεις;

Εξαρτάται από την εφαρμογή. Ελέγξτε την τεκμηρίωσή της αντί να υποθέσετε ότι μια διόρθωση εκπαιδεύει ένα μοντέλο ή αλλάζει έναν κανόνα εμπόρου.

Καθορίζει μια κατηγορία τη φορολογική μεταχείριση;

Όχι. Η κατηγορία είναι οργανωτική ετικέτα. Το αν ένα έξοδο πληροί τις προϋποθέσεις για φορολογική έκπτωση εξαρτάται από την ισχύουσα νομοθεσία και τα πραγματικά περιστατικά της αγοράς.

cta.title

App StoreGoogle Play