Λειτουργίες του Yomio που αξίζει να γνωρίζετε: αποδείξεις, προϋπολογισμοί και έλεγχος δαπανών

Λειτουργίες του Yomio που αξίζει να γνωρίζετε: καταχώριση αποδείξεων, προϋπολογισμοί και έλεγχος δαπανών

Το Yomio καταγράφει δαπάνες είτε σαρώνοντας αποδείξεις είτε με χειροκίνητη καταχώριση και στη συνέχεια σάς επιτρέπει να ελέγχετε και να οργανώνετε αυτές τις εγγραφές. Το Premium προσθέτει μηνιαίους προϋπολογισμούς, εξαγωγές, οικογενειακή κοινή χρήση και το Yopilot. Δεν συνδέεται με τραπεζικούς λογαριασμούς, επομένως δεν εισάγει αυτόματα τραπεζικές συναλλαγές.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τις τρέχουσες διαδικασίες και τους περιορισμούς που πρέπει να ελέγξετε πριν βασιστείτε σε μια εγγραφή δαπάνης. Οι ονομασίες των προγραμμάτων, τα όρια σαρώσεων και οι λειτουργίες μπορεί να αλλάξουν. Για τους πιο πρόσφατους όρους, δείτε τη σελίδα τιμολόγησης του Yomio.

Ξεκινήστε με απόδειξη ή χειροκίνητη καταχώριση δαπάνης

Χρησιμοποιήστε τη σάρωση αποδείξεων όταν θέλετε να καταχωρίσετε μια έντυπη ή ψηφιακή απόδειξη. Το Yomio επεξεργάζεται την εικόνα και μπορεί να εξαγάγει πεδία της απόδειξης και αναλυτικές γραμμές προϊόντων. Ελέγξτε τον έμπορο, την ημερομηνία, το σύνολο και τις λεπτομέρειες των προϊόντων, επειδή η αναγνώριση εξαρτάται από την εικόνα και τη μορφή της απόδειξης.

Μπορείτε να καταχωρίσετε μια δαπάνη χειροκίνητα αν δεν έχετε απόδειξη ή προτιμάτε να εισαγάγετε μόνοι σας τα στοιχεία. Έτσι καταχωρίζετε και συναλλαγές χωρίς έντυπη απόδειξη, όπως μια αγορά με μετρητά.

Το Yomio δεν εισάγει κινήσεις καρτών ή τραπεζικών λογαριασμών. Αν θέλετε πλήρη εικόνα των δαπανών σας, προσθέστε χειροκίνητα όσες δεν προέρχονται από αποδείξεις.

Ελέγξτε τα εξαγόμενα στοιχεία πριν βασιστείτε σε αυτά

Το OCR μετατρέπει το κείμενο μιας εικόνας σε πεδία που μπορεί να αποθηκεύσει μια εφαρμογή διαχείρισης δαπανών. Ένα στοιχείο που αναγνωρίστηκε μπορεί να λείπει ή να είναι λανθασμένο, γι’ αυτό θεωρήστε τη σάρωση αφετηρία για έλεγχο.

Για κάθε απόδειξη, βεβαιωθείτε ότι:

• Ο έμπορος και η ημερομηνία συναλλαγής συμφωνούν με την απόδειξη.
• Το σύνολο και το νόμισμα αντιστοιχούν σε όσα πληρώσατε.
• Οι γραμμές προϊόντων και τα ποσά υπάρχουν και έχουν αντιστοιχιστεί σωστά.
• Η δαπάνη έχει την κατηγορία και τις σημειώσεις που θέλετε να χρησιμοποιήσετε αργότερα.

Αν κάποιο πεδίο είναι λανθασμένο, διορθώστε την εγγραφή δαπάνης, εφόσον το επιτρέπει η εφαρμογή. Κρατήστε την αρχική απόδειξη όταν χρειάζεστε αποδεικτικά στοιχεία για επιστροφή χρημάτων, φορολογική δήλωση, εγγύηση ή επαγγελματικό αρχείο. Οι κανόνες τήρησης αρχείων εξαρτώνται από την τοποθεσία σας και τον λόγο για τον οποίο κρατάτε τα στοιχεία.

Οργανώστε τις δαπάνες με κατηγορίες και σημειώσεις

Οι κατηγορίες διευκολύνουν τον έλεγχο των καταγεγραμμένων δαπανών. Επιλέξτε ή διορθώστε μια κατηγορία με βάση τον δικό σας σκοπό παρακολούθησης της αγοράς. Η κατηγορία είναι ετικέτα οργάνωσης· δεν καθορίζει αν μια αγορά δικαιούται φορολογική έκπτωση ή επιστροφή χρημάτων.

Προσθέστε σημείωση όταν ο έμπορος και η απόδειξη δεν εξηγούν τον οικιακό ή επαγγελματικό σκοπό της αγοράς. Για επαγγελματικές δαπάνες, κρατήστε τα δικαιολογητικά που απαιτούνται από την πολιτική σας και τους τοπικούς κανόνες.

Χρησιμοποιήστε προϋπολογισμούς για να συγκρίνετε το σχέδιο με τις καταγεγραμμένες δαπάνες

Το Premium περιλαμβάνει παρακολούθηση προϋπολογισμού. Ορίστε μηνιαίο προϋπολογισμό που ταιριάζει στο δικό σας σχέδιο και συγκρίνετέ τον με τις δαπάνες που έχετε καταχωρίσει. Ο προϋπολογισμός είναι τόσο πλήρης όσο και οι εγγραφές που προσθέτετε: επειδή το Yomio δεν εισάγει τραπεζικές συναλλαγές, καταχωρίστε χειροκίνητα δαπάνες χωρίς απόδειξη αν θέλετε να συμπεριληφθούν.

Ξεκινήστε με μία ή δύο κατηγορίες που έχουν σημασία για εσάς. Μετά από έναν μήνα, συγκρίνετε το προγραμματισμένο ποσό με τις εγγραφές και προσαρμόστε τον επόμενο προϋπολογισμό αν έχουν αλλάξει οι συνθήκες σας. Μην αντιμετωπίζετε έναν στόχο προϋπολογισμού ως καθολική σύσταση.

Εξαγάγετε εγγραφές όταν τις χρειάζεστε αλλού

Το Premium περιλαμβάνει εξαγωγές CSV και PDF. Χρησιμοποιήστε εξαγωγή όταν θέλετε να ελέγξετε ή να μοιραστείτε εγγραφές εκτός εφαρμογής. Ελέγξτε τις στήλες και τα σύνολα του αρχείου πριν το χρησιμοποιήσετε για λογιστική ή σε αναφορά.

Η εξαγωγή είναι αρχείο, όχι ζωντανή σύνδεση με λογιστικό λογισμικό. Το Yomio δεν καταχωρίζει αυτόματα δαπάνες στα QuickBooks ή στο Xero. Ακολουθήστε τις τρέχουσες οδηγίες εισαγωγής του προϊόντος που θα παραλάβει το αρχείο και επιβεβαιώστε ότι οι εγγραφές αντιστοιχίστηκαν στους σωστούς λογαριασμούς.

Μοιραστείτε οικογενειακό πρόγραμμα

Η οικογενειακή κοινή χρήση του Premium υποστηρίζει έως πέντε άτομα συνολικά, μαζί με τον κάτοχο. Ο κάτοχος μπορεί να προσκαλέσει έως τέσσερα ακόμη μέλη. Ελέγξτε την τρέχουσα τιμολόγηση και τις οικογενειακές ρυθμίσεις στην εφαρμογή για τους όρους του προγράμματός σας.

Πριν μοιραστείτε στοιχεία, συμφωνήστε ποιες δαπάνες θα καταγράφετε και πώς θα τις χρησιμοποιεί η ομάδα. Μια κοινόχρηστη εγγραφή μπορεί να περιέχει προσωπικές λεπτομέρειες αγορών, γι’ αυτό χρησιμοποιήστε τη λειτουργία μόνο με άτομα που πρέπει να έχουν πρόσβαση σύμφωνα με τις τρέχουσες ρυθμίσεις κοινής χρήσης του λογαριασμού σας.

Ρωτήστε το Yopilot για καταγεγραμμένες δαπάνες

Το Yopilot είναι βοηθός τεχνητής νοημοσύνης του Premium για ερωτήσεις σχετικά με τις εγγραφές δαπανών που υπάρχουν στο Yomio. Χρησιμοποιήστε το για να εξερευνήσετε τις εγγραφές σας και έπειτα ανοίξτε τις σχετικές κινήσεις για να ελέγξετε τα στοιχεία. Μια απάντηση τεχνητής νοημοσύνης μπορεί να είναι ελλιπής ή λανθασμένη· δεν επιβεβαιώνει ότι οι εγγραφές σας είναι πλήρεις ούτε κρίνει αν μια δαπάνη εκπίπτει φορολογικά.

Μην χρησιμοποιείτε μια παραγόμενη απάντηση ως μοναδικό τεκμήριο για φορολογική, λογιστική απόφαση ή αίτημα επιστροφής χρημάτων. Κρατήστε διαθέσιμες για έλεγχο την αρχική εγγραφή δαπάνης και την απόδειξη.

Κρατήστε σερί και ελέγξτε τα επιτεύγματα

Το Yomio περιλαμβάνει παρακολούθηση σερί και επιτευγμάτων. Αυτές οι λειτουργίες μπορούν να κάνουν πιο ορατή τη συνήθεια καταγραφής δαπανών, αλλά δεν κάνουν μια εγγραφή πλήρη ή ακριβή. Χρησιμοποιήστε τις ως υπενθύμιση για να διατηρείτε τη ρουτίνα σας και ελέγχετε χωριστά τα στοιχεία κάθε δαπάνης.

Ελέγξτε τα τρέχοντα όρια σαρώσεων

Ο τρέχων οδηγός προγραμμάτων αναφέρει πέντε δωρεάν σαρώσεις αποδείξεων για όλη τη διάρκεια ζωής ενός λογαριασμού και έως 100 σαρώσεις τον μήνα στο Premium. Τα όρια και οι προσφορές μπορεί να αλλάξουν, γι’ αυτό επιβεβαιώστε τα στην τρέχουσα σελίδα τιμολόγησης πριν επιλέξετε πρόγραμμα.