Πώς να προετοιμαστείτε για φορολογικό έλεγχο με ψηφιακές αποδείξεις

Συνδέστε κάθε ποσό της φορολογικής δήλωσης με τα αποδεικτικά και τις σχετικές σημειώσεις και, στη συνέχεια, ελέγξτε ότι μπορείτε να τα εντοπίσετε. Τα ευανάγνωστα και οργανωμένα ψηφιακά αρχεία διευκολύνουν την αναζήτηση και την προσκόμιση, αλλά από μόνα τους δεν αποδεικνύουν ότι μια δαπάνη εκπίπτει ούτε εγγυώνται το αποτέλεσμα ενός ελέγχου. Το άρθρο αυτό αφορά μόνο τους ομοσπονδιακούς κανόνες φόρου εισοδήματος των ΗΠΑ· δεν καθορίζει κανόνες πολιτειών ή τοπικών αρχών ούτε κρίνει αν ένα άτομο δικαιούται συγκεκριμένη έκπτωση.

Βασικά σημεία

• Φυλάξτε στοιχεία για εισοδήματα, δαπάνες και φορολογικές πιστώσεις που δηλώσατε.
• Συνδέστε την απόδειξη με σημειώσεις που εξηγούν τον επαγγελματικό σκοπό ή άλλες απαιτούμενες λεπτομέρειες.
• Η περίοδος διατήρησης εξαρτάται από το αρχείο και τις περιστάσεις· τα αρχεία περιουσιακών στοιχείων μπορεί να χρειάζονται και μετά την πώλησή τους.
• Διατηρείτε τα ψηφιακά αντίγραφα πλήρη και ευανάγνωστα και ελέγχετε ότι μπορείτε να τα ανακτήσετε.
• Μια εφαρμογή ή μια απόδειξη από μόνη της δεν καθιστά μια δαπάνη εκπιπτόμενη ούτε αποτρέπει την προσαρμογή της δήλωσης.

Τι να φυλάσσετε για κάθε δαπάνη

Κρατήστε τα αρχεία που εξηγούν τη συναλλαγή, όπως:

• Ποσό και ημερομηνία: απόδειξη, τιμολόγιο ή αντίγραφο κίνησης.
• Πωλητής και τόπος: στοιχεία που προσδιορίζουν τον αντισυμβαλλόμενο και τη συναλλαγή.
• Επαγγελματικός σκοπός: σημείωση που καταγράφηκε έγκαιρα, όταν η σύνδεση της δαπάνης με την εργασία δεν είναι προφανής.
• Λεπτομέρειες ανά είδος δαπάνης: για παράδειγμα, συμμετέχοντες και σκοπός ενός γεύματος ή ημερομηνία, προορισμός, σκοπός και απόσταση ενός επαγγελματικού ταξιδιού.
• Πληρωμή ή επιστροφή χρημάτων: στοιχεία που δείχνουν ποιος πλήρωσε και αν έγινε επιστροφή.

Η Δημοσίευση 463 της IRS περιγράφει στοιχεία που μπορεί να απαιτούνται για ταξίδια, δώρα και έξοδα μετακίνησης. Οι απαιτήσεις διαφέρουν ανάλογα με τη δαπάνη και τις περιστάσεις. Μια απόδειξη από μόνη της μπορεί να μην αποδεικνύει τον επαγγελματικό σκοπό, την επαγγελματική χρήση ή το δικαίωμα έκπτωσης.

Φυλάξτε προσεκτικά τα ψηφιακά αρχεία

Χρησιμοποιήστε ένα σταθερό σύστημα και φυλάξτε την αρχική εικόνα ή το αρχείο μαζί με σημειώσεις και σχετικά δικαιολογητικά. Ελέγχετε ότι τα αρχεία ανοίγουν, παραμένουν ευανάγνωστα και βρίσκονται με αναζήτηση βάσει ημερομηνίας, πωλητή και κατηγορίας. Δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας σύμφωνα με τη συνήθη διαδικασία διαχείρισης αρχείων.

Η IRS δέχεται ορισμένα ηλεκτρονικά αρχεία αντί ή μαζί με τα έντυπα, εφόσον πληρούνται οι ισχύουσες απαιτήσεις. Δείτε τις οδηγίες της IRS για ηλεκτρονικά αρχεία σε φορολογικό έλεγχο και τη Δημοσίευση 583 για την τήρηση επαγγελματικών αρχείων. Μη διαγράφετε αποδείξεις ή σχετικά αρχεία πριν επιβεβαιώσετε ότι δεν χρειάζονται πλέον.

Δοκιμάστε την ανάκτηση αρχείων

Κατά διαστήματα, επιλέξτε μερικές συναλλαγές και βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να βρείτε:

1. Την απόδειξη, το τιμολόγιο ή το αντίγραφο κίνησης που τεκμηριώνει το ποσό.
2. Σημειώσεις ή άλλα στοιχεία που εξηγούν τον επαγγελματικό σκοπό, όπου χρειάζεται.
3. Τη σχετική σύμβαση, το αρχείο ταξιδιού, την επιστροφή χρημάτων ή την απόδειξη πληρωμής.
4. Το φορολογικό έτος και τον λογαριασμό ή την κατηγορία όπου καταχωρίστηκε το στοιχείο.

Αν λείπουν πληροφορίες, προσθέστε επεξηγηματική σημείωση όσο θυμάστε ακόμη τα γεγονότα και φυλάξτε τα υποστηρικτικά στοιχεία. Μην οπισθοχρονολογείτε ένα αρχείο και μην παρουσιάζετε μεταγενέστερη ανασύνθεση ως σύγχρονη καταγραφή.

Η διάρκεια διατήρησης εξαρτάται από το αρχείο

Η IRS αναφέρει ότι τα αρχεία που τεκμηριώνουν εισόδημα, έκπτωση ή πίστωση διατηρούνται γενικά μέχρι να λήξει η προθεσμία παραγραφής που ισχύει για τη δήλωση. Οι ομοσπονδιακοί κανόνες προβλέπουν διαφορετικές περιόδους ανάλογα με την περίπτωση· για παράδειγμα, μπορεί να ισχύουν έξι έτη αν δεν δηλώθηκε πάνω από το 25% του ακαθάριστου εισοδήματος και επτά έτη για έκπτωση επισφαλούς χρέους ή άνευ αξίας τίτλων. Αν δεν υποβληθεί δήλωση ή υποβληθεί δόλια δήλωση, μπορεί να χρειαστεί διατήρηση χωρίς χρονικό όριο. Φυλάξτε αρχεία περιουσιακών στοιχείων μέχρι να λήξει η προθεσμία για το έτος διάθεσής τους, καθώς μπορεί να χρειάζονται για τον υπολογισμό της φορολογικής βάσης ή των αποσβέσεων. Ελέγξτε τις τρέχουσες οδηγίες της IRS για τη διατήρηση αρχείων για κάθε αρχείο ξεχωριστά.

Αν λάβετε ειδοποίηση

Διαβάστε το αντικείμενο της ειδοποίησης, την προθεσμία και τον τρόπο απάντησης που αναφέρει. Συγκεντρώστε τα αρχεία που ζητήθηκαν και μην στείλετε πρόσθετα έγγραφα πριν κατανοήσετε τις οδηγίες. Ένας φοροτεχνικός μπορεί να βοηθήσει αν το αίτημα είναι σύνθετο ή η προτεινόμενη προσαρμογή σημαντική. Η σελίδα της IRS για τους ελέγχους περιγράφει τη γενική διαδικασία και τα αρχεία που μπορεί να ζητηθούν.

Συχνές ερωτήσεις

Για πόσο καιρό πρέπει να φυλάσσω φορολογικές αποδείξεις; Δεν ισχύει μία περίοδος για όλα τα αρχεία. Η διάρκεια εξαρτάται γενικά από την προθεσμία παραγραφής για το συγκεκριμένο φορολογικό στοιχείο, ενώ περιουσιακά στοιχεία και ειδικές περιπτώσεις μπορεί να απαιτούν μεγαλύτερη διατήρηση. Δείτε τις οδηγίες της IRS για τη διατήρηση αρχείων.

Γίνονται δεκτές οι ψηφιακές αποδείξεις για φορολογικά αρχεία; Ορισμένα ηλεκτρονικά αρχεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν εφόσον το σύστημα τηρεί τις απαιτήσεις και διατηρεί τις αναγκαίες πληροφορίες. Φυλάξτε τα ευανάγνωστα και διαθέσιμα για προσκόμιση. Οι απαιτήσεις μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με το αρχείο και το φορολογικό ζήτημα.

Αρκεί μια απόδειξη για να τεκμηριώσει επαγγελματική έκπτωση; Όχι πάντα. Μπορεί να τεκμηριώνει το ποσό και την ημερομηνία, αλλά ενδέχεται να χρειάζονται επιπλέον αρχεία για τον σκοπό, τη χρήση, τους συμμετέχοντες ή τον προορισμό.

Τι γίνεται αν λείπει μια απόδειξη; Φυλάξτε άλλα διαθέσιμα στοιχεία, όπως αντίγραφο κίνησης, τιμολόγιο, email από τον πωλητή ή σημείωση που καταγράφηκε τότε. Το αν επαρκούν εξαρτάται από τη δαπάνη και τους ισχύοντες κανόνες. Μην επινοείτε στοιχεία και μην υποθέτετε ότι ένα τραπεζικό αντίγραφο αποδεικνύει από μόνο του την έκπτωση.

Μπορεί μια εφαρμογή να κάνει τα αρχεία μου απρόσβλητα από φορολογικό έλεγχο; Όχι. Μια εφαρμογή μπορεί να βοηθήσει στην οργάνωση και ανάκτηση αρχείων, αλλά δεν εγγυάται ότι θα γίνει δεκτή μια έκπτωση ή ότι η δήλωση δεν θα προσαρμοστεί.

Συμπέρασμα

Συνδέστε κάθε δηλωμένο ποσό με τα αποδεικτικά και το πλαίσιο του. Διατηρείτε τα ψηφιακά αρχεία πλήρη και ευανάγνωστα, τηρείτε την κατάλληλη περίοδο φύλαξης και ζητήστε ειδική βοήθεια αν δεν είναι σαφής μια ειδοποίηση ή η φορολογική μεταχείριση.