Seguimiento de Gastos para Pequeñas Flotas de Transporte y Reparto Más Allá de IFTA

Control de gastos para pequeñas flotas de camiones y reparto más allá de IFTA

Si tu flota utiliza IFTA, mantén la gestión del impuesto sobre el combustible en el sistema que ya usa tu empresa y recopila los gastos pagados por los conductores en un proceso separado y fácil de revisar. Yomio Business Mode puede recopilar registros de recibos, permitir un paso opcional de aprobación, enviar informes semanales o mensuales programados y exportar los datos de gastos como CSV. No presenta declaraciones de IFTA, no registra el kilometraje ni las rutas y no se conecta directamente con QuickBooks o Xero.

Qué registrar de los gastos de los conductores

Establece un proceso uniforme para peajes, estacionamiento, alojamiento, comidas y reparaciones en carretera pagados fuera de una tarjeta de combustible o una cuenta centralizada.

Para cada gasto, conserva el recibo u otro comprobante y registra la fecha, el importe, el proveedor, el motivo comercial, el conductor y cualquier referencia necesaria al trabajo o al viaje.

Los documentos necesarios y el tratamiento de los reembolsos dependen de la política de tu empresa y de las normas fiscales aplicables.

Mantén el impuesto sobre combustible separado de los gastos diarios

Los informes de IFTA usan datos de combustible y distancia para calcular el impuesto sobre el combustible en las jurisdicciones participantes.

Usa tu sistema de IFTA o de gestión de flotas para los datos y las declaraciones que admite.

Usa un proceso de gastos para los recibos y los costes pagados por los conductores que no aparecen en ese sistema.

Antes de cerrar un periodo, concilia ambos conjuntos de registros con los extractos y con tu contable.

No des por hecho que una foto del recibo o una política de dietas sustituye los registros de viaje, kilometraje o impuestos que se exigen.

Consulta con un profesional fiscal qué documentos y normas de reembolso corresponden a tu flota.

Un proceso práctico para los gastos de los conductores

1. Define la política antes de salir a la ruta

Indica a los conductores qué gastos necesitan recibo, qué datos comerciales deben incluir, quién revisará el envío y cuándo deben presentarlo.

Establece instrucciones distintas para los pagos en efectivo, las compras con tarjeta de combustible y los registros de kilometraje o dietas.

2. Guarda el recibo

Pide al conductor que envíe una imagen nítida poco después de la compra, mientras sea fácil recordar los detalles.

Comprueba la fecha, el importe y el proveedor con el recibo.

Añade una nota breve sobre el motivo comercial si el recibo no explica por sí solo la relación con el trabajo.

3. Revisa las excepciones

Un administrador puede configurar un paso de aprobación en Yomio Business Mode.

Úsalo para pedir una aclaración o marcar un registro para seguimiento según la política del equipo.

El estado de aprobación deja constancia de una revisión interna; no demuestra que un gasto sea deducible o cumpla la normativa.

4. Revisa los informes y concilia los registros

Business Mode puede enviar informes de gastos programados cada semana o cada mes.

Compara los gastos presentados con los recibos, los comprobantes de pago y los extractos.

Aclara con el conductor los datos que falten antes de cerrar el periodo.

5. Exporta los datos para contabilidad

Exporta los datos de gastos como CSV y revisa las columnas antes de importarlos en tu proceso contable.

Yomio no envía gastos mediante una conexión directa con QuickBooks o Xero.

Es posible que tu contable tenga que asignar campos, añadir datos contables o conciliar la importación.

Qué puede hacer Yomio y qué no

Yomio ayuda al equipo a recopilar imágenes de recibos, organizar y revisar los gastos presentados y exportar los datos como CSV.

Yomio no gestiona IFTA ni verifica la elegibilidad fiscal. Tampoco registra la ubicación ni el kilometraje de los vehículos, calcula dietas, emite reembolsos ni administra un saldo de caja.

Usa la aplicación como apoyo para organizar comprobantes y conserva los sistemas de flota y contabilidad, además de los procesos fiscales, destinados a las demás tareas.

Preguntas frecuentes

¿Yomio sustituye al software de IFTA?

No. Utiliza el sistema de IFTA y los registros necesarios para las declaraciones de impuesto sobre combustible de tu flota. Yomio puede ayudarte a organizar los recibos de otros gastos presentados.

¿Yomio se conecta directamente con QuickBooks o Xero?

No. Puedes exportar los datos de gastos como CSV para utilizarlos en un proceso contable separado.

¿Podemos pedir a un responsable que revise los gastos?

Business Mode admite un paso de aprobación configurable. Define la política y las reglas de aprobación del equipo, y revisa los registros presentados antes de exportarlos.

¿Un recibo escaneado demuestra que un gasto es deducible?

No. El escaneo ayuda a conservar un documento, pero la deducibilidad y los comprobantes necesarios dependen del gasto y de las normas aplicables. Consulta con un profesional fiscal si tienes dudas.

¿La aplicación puede guardar registros de kilometraje y dietas?

No uses Yomio para registrar kilometraje, rutas o datos de IFTA, ni como calculadora de dietas. Guarda esos registros en un proceso diseñado para ello y confirma los requisitos con tu asesor fiscal.

En resumen

Separa los registros del impuesto sobre combustible de los demás gastos de los conductores, define un proceso claro de envío, revisa los recibos y las excepciones, y concilia los registros antes de exportarlos.

Yomio puede ayudar con la recopilación de recibos y los informes CSV. Los cálculos de IFTA, los registros de kilometraje, las importaciones contables, los reembolsos y las decisiones fiscales deben seguir en los procesos correspondientes.