Cómo llevar los recibos del equipo a QuickBooks o Xero con CSV

Yomio Business Mode permite recopilar recibos y registros de gastos introducidos manualmente por el equipo, y exportarlos como archivos CSV. Debes revisar el archivo e importar o introducir los datos por separado en QuickBooks o Xero; Yomio no ofrece una conexión contable directa.

Qué permite Business Mode

Los miembros pueden registrar gastos escaneando recibos o introduciendo los datos manualmente. El procesamiento puede extraer campos y artículos del recibo, pero revisa el resultado antes de usarlo en la contabilidad. Los administradores pueden activar una aprobación opcional y exportar los registros a CSV. También pueden programar resúmenes semanales o mensuales por correo electrónico; esos resúmenes no son exportaciones contables programadas.

Yomio no contabiliza transacciones en QuickBooks o Xero, no concilia extractos bancarios ni determina el tratamiento fiscal. Exportar un CSV tampoco garantiza que sus campos coincidan con tu plan contable.

Define qué gastos debe registrar el equipo

Prepara una política breve que indique qué gastos se deben registrar, qué justificantes hacen falta y quién revisará los registros. Mantén las reglas fiscales y de reembolso separadas de las categorías de la aplicación. Una categoría sirve para organizar un registro, pero no demuestra que el gasto sea deducible o reembolsable.

Pide a los empleados que adjunten el recibo cuando lo tengan. Si no hay recibo, registra el importe, la fecha, el comercio o beneficiario, la moneda y el motivo comercial con los campos disponibles. Conserva cualquier otra prueba que exija tu política o la normativa local.

Revisa cada registro antes de exportarlo

Compara el registro con el recibo u otro justificante. Comprueba el comercio, la fecha, el importe, la moneda, los artículos, la categoría y el motivo comercial. Corrige cualquier dato incompleto o mal leído antes de exportar. Si el equipo usa aprobaciones, revisa los registros pendientes según el procedimiento acordado. El estado de aprobación deja constancia de una revisión interna; no confirma la exactitud contable ni la deducibilidad fiscal.

Exporta un CSV e importa los datos por separado

Exporta el periodo o los registros que necesites y revisa las columnas y los valores en una hoja de cálculo. No des por hecho que los nombres de campo, el formato de fecha, la moneda o las imágenes de recibos se adaptarán automáticamente al sistema de destino. Los requisitos de importación dependen del tipo de registro y de la configuración de la cuenta. Consulta la guía actual de importación de QuickBooks y la guía de importación de datos de Xero para comprobar qué datos y formatos admite cada producto.

Prueba primero con un grupo pequeño de registros. Revisa el resultado, busca duplicados y compara los totales con los registros originales. Guarda el archivo exportado con la documentación del periodo y anota quién lo revisó y qué cambios se hicieron después de exportarlo.

Preguntas frecuentes

¿Yomio se conecta directamente con QuickBooks o Xero?

No. Yomio exporta datos CSV para un proceso independiente; no sincroniza los registros mediante una conexión directa.

¿Business Mode envía archivos CSV de forma programada?

Business Mode admite resúmenes de gastos semanales o mensuales por correo electrónico. La exportación CSV es un paso independiente que realiza el usuario.

¿Yomio decide qué gastos son deducibles?

No. Usa los registros para organizar la información y consulta las normas fiscales oficiales de tu país o a un profesional cualificado.

¿Se puede importar cualquier CSV de Yomio sin cambios?

No lo des por hecho. Los requisitos de QuickBooks y Xero varían según el tipo de registro y la configuración. Consulta las instrucciones actuales, adapta las columnas y prueba primero con pocos datos.