Paras sovellus korvaushakemusten kuittien järjestämiseen

Paras sovellus korvaushakemusten kuittien järjestämiseen

Valitse kulujen korvaustyökalu organisaatiosi todellisen työnkulun mukaan: kuittien kirjaus, liiketoiminnan tarkoituksen dokumentointi, tarkastus ja tietojen vienti kirjanpitoon tai palkanlaskentaan. Yomio voi tallentaa kuiteista tai manuaalisista merkinnöistä kertyvät kulut ja viedä ne CSV-tiedostona. Se ei lähetä hakemuksia työnantajalle, laske korvauksia eikä maksa niitä.

Aloita korvauskäytännöstä

Määrittele ensin, mitkä kulut hyväksytään, mitä tositteita tarvitaan, kuka tarkastaa hakemukset, miten korjaukset tehdään ja milloin maksu suoritetaan. Selvitä myös, tarvitaanko kilometrien tai päivärahojen kirjausta, yrityskortteja, projektikoodeja, valuuttoja tai palkanlaskennan käsittelyä.

Vain yhdysvaltalaisille yrityksille: IRS Publication 463 kuvaa tositteita ja accountable plan -järjestelyjen sääntöjä. Kuittisovellus ei yksin ratkaise, kuuluuko kulu yrityksen käytännön tai verosääntöjen piiriin. Yhdysvaltojen ulkopuolella sovelletaan paikallisia verosääntöjä ja työnantajan käytäntöä.

Vertaa työnkulkua, älä vain skannausta

Varmista, että työkalu säilyttää alkuperäisen kuittikuvan ja kirjaa käytäntösi mukaisesti päivämäärän, kauppiaan, summan, valuutan ja liiketoiminnan tarkoituksen. Selvitä myös, miten puuttuvia tietoja pyydetään, miten työntekijä näkee odottavan tarkastuksen ja millainen muutos- ja päätöshistoria säilyy. Viennin tulee sisältää kirjanpidon ja palkanlaskennan tarvitsemat kentät, ja työntekijöiden tietojen käyttöoikeuksien pitää olla selvät.

Kuitin skannaus ei täydennä hakemusta, jos käytäntö vaatii lisäksi kilometrien, matkan tarkoituksen, asiakkaan, projektin tai tietyn hyväksynnän. Varmista ennen valintaa, että työkalu voi tallentaa nämä tiedot; älä oleta niin pelkän kuvan ottamisen perusteella.

Mihin Yomio sopii?

Yomio tukee kuittien skannausta ja kulujen manuaalista kirjausta. Business Modessa jäsen näkee omat kirjauksensa ja ylläpitäjä voi tarkastella tiimin kirjauksia. Ylläpitäjä voi ottaa käyttöön valinnaisen hyväksynnän, ajastaa viikoittaisia tai kuukausittaisia yhteenvetosähköposteja ja viedä kulutiedot CSV-tiedostona.

Yomio on kulujen kirjaus- ja tarkastustyökalu. Se ei toteuta työnantajan korvauskäytäntöä, lähetä hakemuksia ulkopuoliselle hyväksyjälle, maksa työntekijöille, seuraa kilometrejä, hallitse yrityskortteja eikä yhdisty suoraan QuickBooksiin tai Xeroon. Ylläpitäjä tarkastaa CSV:n ja tuo sen kirjanpidon työnkulkuun. Tutustu Business Modeen ja nykyiseen hinnoitteluun ennen päätöstä.

Kysy ennen työkalun käyttöönottoa

1. Voiko työntekijä toimittaa kaikki käytännön vaatimat tositteet?
2. Voiko tarkastaja pyytää korjausta ja nähdä lopullisen tilan?
3. Sisältääkö vienti kirjanpidon ja palkanlaskennan tarvitsemat tiedot?
4. Miten käyttöoikeudet, säilytysajat ja poistettujen tilien tiedot käsitellään?
5. Kuka täsmäyttää kirjaukset ja aloittaa korvausmaksun?

Yomio voi sopia pienelle tiimille, joka tarvitsee lähinnä kuittien keruun, tarkastuksen ja CSV-siirron. Täydelliseen korvausprosessiin tarvitaan tuote, joka tukee organisaatiosi sääntöjä, maksamista ja kirjanpitokytkentää.

Usein kysyttyä

Voiko Yomio lähettää korvaushakemuksen tai maksaa korvauksen? Ei. Yomio tallentaa kulukirjauksia, tukee valinnaista tarkastusta ja vie CSV-tiedoston. Hakemuksen lähetys, korvattavuuden päätös ja maksu jäävät organisaatiosi prosessiin.

Todistaako kuitin skannaus, että kulu korvataan? Ei. Työnantajan käytäntö ja paikalliset säännöt määrittävät sen. Säilytä vaaditut tositteet ja tarkista poimitut tiedot.

Sopiiko Yomio kaikkiin korvausprosesseihin? Se sopii kuittien tai manuaalisten kulukirjausten keruuseen, tarkastukseen ja vientiin. Jos tarvitset kilometriseurantaa, yrityskortteja, hyväksyntäsääntöjä tai suoria maksuja, etsi työkalu, joka tukee niitä.