Учет расходов некоммерческих организаций по грантам и программам

Чтобы надежно отчитываться по грантам, записывайте для каждого расхода дату, сумму, поставщика, деловую цель, программу и источник финансирования, а подтверждающий чек сохраняйте. Перед подготовкой отчета сверяйте эти записи с бухгалтерской системой и применимыми условиями гранта.

Приложение для учета расходов помогает собирать чеки и упорядочивать операции. Но оно не определяет, разрешен ли расход условиями гранта, как распределять общие затраты и как отражать расходы в форме 990. Это зависит от условий финансирования, учетной политики организации и применимых правил.

Разберитесь в категориях отчетности

Организации, подающие форму 990, указывают функциональные расходы в части IX в столбцах «программные услуги», «управление и общие расходы» и «сбор средств». В инструкциях IRS к форме 990 сказано использовать обычный для организации метод учета или другой обоснованный метод распределения и документировать его.

Для федеральных грантов также могут действовать правила о допустимых расходах, распределении затрат и хранении документов. Проверьте условия гранта и действующие Uniform Guidance, 2 CFR Part 200. Не исходите из того, что во всех грантах одинаковы категории затрат, сроки отчетности, ставки косвенных расходов или сроки хранения документов.

Создайте прослеживаемую запись о расходе

Для каждой покупки или возмещения сохраните исходный чек или счет и укажите:

• Дату операции, сумму, валюту и поставщика.
• Что было куплено и как это помогло работе организации.
• Программу или деятельность, которая получила пользу.
• Источник финансирования, грант или нецелевой счет, из которого оплачен расход.
• Кто совершил или одобрил покупку, если это важно.
• Метод распределения и расчет, если затраты общие.

Используйте одинаковые названия программ, грантов и категорий расходов в чеках, таблицах и бухгалтерских записях. Если приложение для расходов не сохраняет обязательный код гранта или поле программы, храните эти сведения в контролируемой бухгалтерской записи и связывайте их с операцией по постоянному идентификатору.

Сохраняйте чеки, пока детали еще легко вспомнить

Попросите человека, который совершил покупку, отправить чек вскоре после операции. Пока подробности не забыты, проще подтвердить цель и связанную с ней деятельность.

Простой процесс может выглядеть так:

1. Сохраните или отсканируйте чек.
2. Запишите цель и программу или деятельность.
3. Определите источник финансирования по условиям самого гранта.
4. Направьте расход на согласование, если этого требует политика организации.
5. Сверьте его в бухгалтерской системе и выясните недостающие детали.

В Yomio Business Mode участники команды могут собирать чеки, а администратор — экспортировать записи о расходах в CSV для бухгалтерского процесса. Экспорт содержит данные по отдельным операциям, поэтому при необходимости добавьте сведения о гранте и программе в бухгалтерскую систему или сопоставьте их с ее полями. Yomio не определяет допустимость расходов и не готовит распределение для формы 990.

Проверяйте общие расходы и их распределение

Некоторые расходы относятся более чем к одной программе или источнику финансирования. Используйте последовательный и обоснованный метод, который отражает полученную пользу и соответствует правилам гранта и учета. Храните расчет, подтверждающие документы и согласование вместе с операцией.

Не распределяйте расходы по произвольному проценту только ради использования остатка гранта. Если вы не можете объяснить, как распределили затраты, прежде чем относить их на грант, посоветуйтесь с финансовым руководителем, бухгалтером или администратором гранта.

Сверяйте записи по графику, подходящему для гранта

Проверяйте операции достаточно часто, чтобы соблюдать сроки отчетности и закрытия каждого гранта. Ежемесячная проверка помогает обнаружить недостающие чеки и ошибки кодирования, пока сотрудники еще помнят детали покупки. Если соглашение о гранте или внутренний контроль требует более частых проверок, установите соответствующий график.

При сверке сравнивайте запись о расходе с банковской или карточной выпиской, чеком, бухгалтерской проводкой и бюджетом гранта. Проверяйте дубликаты, возвраты, общие затраты и операции, отнесенные не к той программе.

Для федеральных грантов 2 CFR 200.334 обычно требует от получателей и субполучателей хранить документы по гранту три года с даты подачи итогового финансового отчета; предусмотрены исключения. Другие финансирующие организации, законы штатов, судебные споры, аудиты или политика организации могут устанавливать иной срок. Перед уничтожением документов проверьте применимые условия.

Экспортируйте записи и сопоставляйте их с бухгалтерской программой

Yomio может экспортировать операции в CSV-формате, совместимом с QuickBooks. QuickBooks Online поддерживает импорт CSV и таблиц для некоторых типов данных, но формат и сопоставление полей зависят от выбранного способа импорта. См. актуальные инструкции Intuit по импорту в QuickBooks Online.

Экспорт для QuickBooks содержит поля на уровне отдельных операций. Перед импортом в бухгалтерские книги проверьте образец файла: дату, описание, сумму, счет и способ учета валюты. Не считайте, что передача CSV автоматически относит расходы на гранты или формирует соответствующие требованиям итоги для формы 990.

Часто задаваемые вопросы

Делает ли приложение для чеков расход допустимым по гранту?

Нет. Чек подтверждает запись, но допустимость расхода зависит от условий гранта и применимых правил. Храните деловую цель и сведения о распределении вместе с расходом.

Нужно ли использовать одинаковые категории для всех грантов?

Используйте категории, подходящие вашей бухгалтерской системе, а затем сопоставляйте их с требованиями отчетности по каждому гранту. Условия грантов и шаблоны финансирующих организаций могут различаться, поэтому документируйте сопоставление и обновляйте его при изменении требований.

Как долго нужно хранить чеки по грантам?

Следуйте соглашению о гранте, применимому законодательству и политике организации по хранению документов. Для федеральных грантов обычно действует срок, указанный в 2 CFR 200.334, с предусмотренными исключениями; отсчет начинается с даты итогового финансового отчета, а не с даты каждой покупки.

Может ли Yomio относить операции на гранты?

Yomio помогает командам собирать чеки и экспортировать записи о расходах. Он не определяет допустимость расходов по грантам и не создает бухгалтерские распределения по конкретным грантам. Храните коды грантов и сведения о распределении в системе, которая поддерживает необходимые вашей организации поля.

Другие материалы Yomio

• Учет рабочих расходов фрилансера — упорядочьте чеки и документы по работе.
• Как учитывать расходы для налогов — храните подтверждающие документы вместе.
• Учет возмещаемых расходов в консалтинговых компаниях — отслеживайте затраты, связанные с работой для клиентов.