Облік витрат на підробіток: фіксуйте доходи та витрати

Фіксуйте доходи й витрати від підробітку та зберігайте чеки. Податкові правила залежать від країни й обставин; перевіряйте актуальні вимоги на офіційному сайті податкового органу.

Yulia Lit

Yulia Lit

Дослідниця психології споживачів та поведінкової економіки

Updated
9 min read
Фрілансери та самозайняті особиподатки#трекер витрат підробітку#податки на підробіток#відстеження доходу від підробітку#податок на самозайнятість#вирахування витрат підробітку#податки гіг-економіки 2026
Облік витрат на підробіток: фіксуйте доходи та витрати

Облік витрат на підробіток: доходи, витрати й податкові записи

Почніть з однієї звички: записуйте кожну ділову витрату одразу й зберігайте чек разом із записом. Так буде простіше розрахувати чистий прибуток і підтвердити заявлені податкові відрахування під час подання декларації.

Обґрунтовані ділові витрати можуть зменшити оподатковуваний прибуток, але податкова економія від відрахування не дорівнює фіксованому відсотку для кожного платника податків. На результат впливають податок на самозайнятість, податок на доходи, утримання із зарплати, інші доходи, статус подання декларації та відрахування. Чіткі записи допомагають розрахувати чистий прибуток і підтвердити заявлені відрахування.

У цьому посібнику описано процес ведення записів і стисло викладено окремі федеральні податкові правила США на 2026 рік. Це загальна інформація, а не індивідуальна податкова консультація.

Головне

  • Податок на самозайнятість зазвичай становить 15,3% від 92,35% чистого доходу; гранична база зарплати для соціального страхування на 2026 рік — $184,500 і враховує відповідну зарплату з інших робіт (Публікація IRS 334).
  • Поріг чистого доходу $400 зазвичай стосується подання Schedule SE і податку на самозайнятість; для розрахункових платежів діють окремі перевірки в Публікації IRS 505.
  • Для більшості платників податків, які подають декларацію за календарний 2026 рік, строки розрахункових платежів — 15 квітня, 15 червня, 15 вересня 2026 року та 15 січня 2027 року; обов’язок сплачувати залежить від очікуваного податку, утримань і податкових кредитів.
  • Витрати на домашній офіс, пробіг, програмне забезпечення та інші витрати можуть відповідати вимогам, але право на відрахування й вимоги до записів залежать від витрати та вашої ситуації.
  • Окремий рахунок може спростити розрізнення ділових операцій, але він не замінює чеки, журнали пробігу чи примітки про ділову мету.
  • Перегляд записів протягом року допомагає завчасно з’ясувати, яких деталей бракує, ще до підготовки декларації.

Як податок на самозайнятість застосовується до доходу від підробітку

Самозайняті особи зазвичай сплачують і частину податку на соціальне страхування та Medicare, яку платить працівник, і частину роботодавця. Сукупна ставка 15,3% застосовується до 92,35% чистого доходу від самозайнятості, а не до валових надходжень; частина соціального страхування також обмежена річною базою зарплати після врахування відповідної оплати праці з інших робіт.

Валові надходження — це не те саме, що прибуток або сума, яку ви отримуєте на руки. Наприклад, якщо місячні надходження становлять $1,500, а підтверджені ділові витрати за той самий період — $500, різниця дорівнює $1,000 до податків та інших витрат. Податковий розрахунок також залежить від повної декларації, зокрема зарплати, інших доходів, відрахувань, кредитів і бази зарплати для соціального страхування. Для оцінки використовуйте актуальні таблиці IRS або зверніться до кваліфікованого фахівця з податків; цей приклад показує лише арифметику.

Warning

Чистий дохід від самозайнятості $400 або більше зазвичай вимагає подання Schedule SE з урахуванням правил IRS. Сам по собі цей поріг не означає, що потрібно сплачувати щоквартальні розрахункові платежі. У 2026 році загальна перевірка розрахункового податку застосовується, якщо ви очікуєте заборгувати щонайменше $1,000 після утримань і кредитів, а сума цих платежів менша за менше з двох значень: 90% очікуваного податку за 2026 рік або 100% податку за 2025 рік (110% для окремих платників із вищим доходом). Правила й винятки дивіться в Публікації IRS 505. IRS опублікувала ставку відсотків 7% для індивідуальних недоплат за жовтень–грудень 2026 року; ставки встановлюються щокварталу й наведені в актуальній таблиці процентних ставок IRS.

Порівняйте внесені доходи й витрати

Внесіть валовий дохід і витрати за один період в одній валюті. Результат — арифметичний підрахунок ваших даних, а не оподатковуваний дохід, сума відрахувань або оцінка податку.

Recordkeeping arithmetic · USD

Summarize entered monthly amounts

Enter amounts in USD. The result subtracts your entered expense amounts from your entered gross amount; it does not determine deductible expenses or tax.

Expense amounts you enter (USD)

Для оцінки федерального податку США використовуйте актуальні форми й таблиці IRS разом із повними відомостями про доходи та зарплату. У посібнику IRS з податку на самозайнятість пояснюється, як у Schedule SE застосовується множник 92,35% до чистого доходу, сукупна ставка 15,3% і база зарплати для соціального страхування.

6 категорій витрат на підробіток, які варто відстежувати

1. Програмне забезпечення та інструменти

Витрати на програмне забезпечення можуть підлягати відрахуванню, якщо вони відповідають критеріям звичайних і необхідних ділових витрат. Якщо інструмент використовується і в особистих, і в робочих цілях, ведіть обґрунтований запис ділової частки. Приклади:

  • Інструменти для керування проєктами (Notion, Asana, Trello)
  • Програмне забезпечення для дизайну (Adobe Creative Cloud, Canva Pro, Figma)
  • Засоби комунікації (Slack, Zoom, Loom)
  • Програми для виставлення рахунків і бухгалтерії (FreshBooks, Wave, QuickBooks)
  • Спеціалізовані інструменти для вашої діяльності

Потрібні документи: щомісячний або річний чек за підписку на кожен сервіс.

2. Маркетинг і реклама

Витрати на рекламу й просування можуть підлягати відрахуванню, якщо вони є звичайними та необхідними для вашої діяльності. Зберігайте рахунки й записи, що пояснюють ділову мету витрат.

  • Витрати на рекламу у Facebook, Instagram і Google
  • LinkedIn Premium, якщо ви використовуєте його для розвитку бізнесу
  • Підписки на бібліотеки стокових фотографій
  • Реєстрація домену й хостинг сайту
  • Візитівки, листівки й рекламні матеріали

Потрібні документи: чеки від кожної платформи або постачальника.

3. Домашній офіс

Ви можете мати право на відрахування за ділове використання житла, якщо відповідаєте правилам IRS, які зазвичай передбачають регулярне й виключне використання приміщення для роботи. Спрощений і звичайний методи мають різні розрахунки й обмеження. Дивіться як відстежувати витрати для податків і посібник IRS щодо домашнього офісу.

Tip

За спрощеним методом зазвичай беруть $5 за квадратний фут, максимум за 300 квадратних футів, з урахуванням права на відрахування й обмежень ділового доходу. Звичайний метод розподіляє відповідну частину фактичних витрат. Не вважайте частку оренди або комунальних платежів за кімнату витратами, що підлягають відрахуванню, якщо ви не маєте на це права й не застосовуєте належний метод.

4. Професійний розвиток

Курси, книги, конференції та сертифікації можуть відповідати вимогам, якщо вони підтримують або вдосконалюють навички для вашої поточної професії чи бізнесу та виконуються інші застосовні правила.

  • Онлайн-курси (Coursera, Udemy, MasterClass, якщо курс пов’язаний із роботою)
  • Книги й професійні журнали
  • Реєстрація на конференції та поїздки на робочі заходи
  • Членство в професійних асоціаціях

Важливе обмеження: навчання має підтримувати або вдосконалювати навички для вашої поточної роботи. Навчання для переходу в нову сферу не підлягає відрахуванню.

5. Обладнання та матеріали

Обладнання для підробітку може відповідати вимогам для відрахування, але спосіб залежить від майна, відсотка ділового використання й актуальних обмежень. Майно, що відповідає вимогам, було придбане й введене в експлуатацію після 19 січня 2025 року, за законодавством 2026 року може відповідати вимогам для 100% додаткової амортизації в перший рік; дивіться Тему IRS 704 і проконсультуйтеся щодо права на відрахування та вибору методу.

  • Камери, мікрофони й освітлення (для творців контенту)
  • Комп’ютери, планшети й зовнішні монітори (ділова частка)
  • Інструменти й матеріали для вашої професії
  • Канцелярське приладдя (папір для принтера, чорнила, блокноти)

Потрібні документи: чек із датою покупки й ціною. Якщо обладнання також має особисте призначення, зафіксуйте оцінку відсотка ділового використання.

6. Професійні послуги

Оплата професійних послуг може підлягати відрахуванню в частині, що є звичайними й необхідними діловими витратами.

  • Послуги бухгалтера або фахівця з податків (у частині, пов’язаній із декларацією бізнесу)
  • Юридичні послуги щодо договорів, створення бізнесу чи захисту інтелектуальної власності
  • Послуги віртуального помічника
  • Зовнішні підрядні роботи (підрядники, яким виплачують кошти через Form 1099)

Налаштуйте систему обліку підробітку за 3 кроки

Крок 1. Відокремте ділові операції від особистих

Окремий рахунок допоможе визначати ділові надходження й платежі. Перш ніж його обрати, порівняйте комісії та вимоги до мінімального залишку. Банківські виписки — корисні підтвердні документи, але з них не завжди зрозуміло, що саме ви придбали й чому це було пов’язано з роботою, тому зберігайте також чеки й примітки.

Крок 2. Зберігайте кожен чек під час витрати

Використовуйте Yomio, щоб відсканувати чек або вручну додати витрату. Зберігайте чек разом із приміткою про ділову мету та, за потреби, часткою ділового використання. Застосунок не може визначити, чи підлягає витрата відрахуванню, або гарантувати, що вимогу приймуть.

Для цифрових витрат зберігайте рахунки й підтвердження оплати за той самий період разом із приміткою про ділову мету.

Крок 3. Заплануйте щоквартальну перевірку розрахункових податків

Перед застосовним строком сплати розрахункового податку:

  1. Підсумуйте чистий прибуток за окремим рахунком: доходи мінус витрати.
  2. За актуальними таблицями IRS оцініть потрібні утримання й розрахункові платежі з урахуванням інших доходів і податку за попередній рік.
  3. Сплатіть податок відповідним способом IRS до застосовного строку.

Необхідний час залежить від доходів і стану записів. Розрахункові платежі не гарантують, що після подання декларації не залишиться суми до сплати.

Найчастіше пропущене відрахування на підробіток: половина податку на самозайнятість

Під час розрахунку федерального податку на доходи самозайняті працівники зазвичай можуть відняти половину податку на самозайнятість як коригування доходу. Це відрахування не зменшує сам податок на самозайнятість; актуальні правила дивіться в Публікації IRS 334.

Лише для прикладу: чистий прибуток $18,000 без зарплати, що оподатковується податком на соціальне страхування, дає приблизно $2,543 податку на самозайнятість до відрахування половини цього податку ($18,000 × 92,35% × 15,3%). Фактична сума може відрізнятися через зарплату, інші доходи, відрахування, кредити й додаткові податки.

Зберігайте чеки з підробітку разом із записами

Yomio допоможе зберегти деталі чека й додати витрати вручну. Ведіть записи про доходи, розрахунки податків і необхідні книги в системі обліку, яку використовуєте для свого бізнесу.

Дізнатися про облік чеків

Поширені запитання

Коли для підробітку потрібно створювати LLC або іншу юридичну особу? У США немає загального федерального порога доходу, після якого кожен підробіток потрібно оформити як LLC. Організаційна форма й правила відповідальності залежать від законодавства штату та виду роботи; податковий режим залежить від юридичної особи й зроблених виборів. Щодо власної ситуації проконсультуйтеся з кваліфікованим юристом або фахівцем із податків.

Чи потрібно видавати підрядникам, яких я наймаю для підробітку, форми 1099? Для платежів у 2026 році федеральний поріг звітності для багатьох ділових виплат фізичним особам, які не є працівниками, зокрема послуг у Form 1099-NEC, зазвичай становить $2,000 на одного отримувача за календарний рік. Є винятки, а правила можуть різнитися залежно від типу платежу; дивіться посібник IRS зі звітності для малого бізнесу. За потреби отримайте Form W-9 і ведіть поточний підсумок виплат кожному підряднику.

Як відокремити особисті й ділові витрати на спільній кредитній картці? Якщо ви користуєтеся спільною карткою, визначайте ділову частку кожної операції та зберігайте чек і примітку про ділову мету. Окрема картка може спростити бухгалтерський облік, але сама по собі не доводить, що покупка підлягає відрахуванню.

Ще від Yomio