Καλύτερη εφαρμογή για οργάνωση αποδείξεων προς αποζημίωση

Καλύτερη εφαρμογή για οργάνωση αποδείξεων προς αποζημίωση

Επιλέξτε εργαλείο αποζημίωσης εξόδων με βάση την πραγματική διαδικασία του οργανισμού σας: καταγραφή αποδείξεων, αναφορά επαγγελματικού σκοπού, έλεγχος και εξαγωγή δεδομένων προς τη λογιστική ή τη μισθοδοσία. Το Yomio αποθηκεύει έξοδα από αποδείξεις ή χειροκίνητες καταχωρίσεις και τα εξάγει σε CSV. Δεν υποβάλλει αιτήματα στον εργοδότη, δεν υπολογίζει ποσά αποζημίωσης και δεν πληρώνει εργαζομένους.

Ξεκινήστε από την πολιτική αποζημίωσης

Καθορίστε πρώτα ποιες δαπάνες καλύπτονται, ποια αποδεικτικά χρειάζονται, ποιος ελέγχει τα αιτήματα, πώς γίνονται διορθώσεις και πότε πληρώνεται η αποζημίωση. Ρωτήστε επίσης αν η διαδικασία χρειάζεται χιλιόμετρα, ημερήσια αποζημίωση, εταιρικές κάρτες, κωδικούς έργου, ξένο νόμισμα ή παράδοση στη μισθοδοσία.

Μόνο για επιχειρήσεις στις ΗΠΑ, η IRS Publication 463 εξηγεί τις απαιτήσεις τεκμηρίωσης και τους κανόνες για accountable plans. Μια εφαρμογή αποδείξεων δεν αποφασίζει από μόνη της αν μια δαπάνη καλύπτεται από την πολιτική ή τη φορολογική νομοθεσία. Εκτός ΗΠΑ, ακολουθήστε τους τοπικούς φορολογικούς κανόνες και την πολιτική του εργοδότη.

Συγκρίνετε τη διαδικασία, όχι μόνο τη σάρωση

Ελέγξτε αν το εργαλείο αποθηκεύει την αρχική εικόνα και καταγράφει ημερομηνία, έμπορο, ποσό, νόμισμα και επαγγελματικό σκοπό σύμφωνα με την πολιτική σας. Δείτε επίσης πώς συμπληρώνονται ελλείποντα στοιχεία, πώς ο εργαζόμενος βλέπει ότι μια εγγραφή εκκρεμεί για έλεγχο και ποιο ιστορικό αλλαγών και αποφάσεων διατηρείται. Η εξαγωγή πρέπει να έχει τα πεδία που χρειάζονται λογιστήριο και μισθοδοσία, ενώ η πρόσβαση στα αρχεία εργαζομένων πρέπει να είναι σαφής.

Η σάρωση απόδειξης δεν ολοκληρώνει ένα αίτημα αν η πολιτική απαιτεί επίσης χιλιόμετρα, σκοπό ταξιδιού, πελάτη, έργο ή συγκεκριμένη έγκριση. Βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο μπορεί να καταγράψει αυτά τα στοιχεία πριν το επιλέξετε· μην το θεωρείτε δεδομένο επειδή η εφαρμογή φωτογραφίζει αποδείξεις.

Πού ταιριάζει το Yomio

Το Yomio υποστηρίζει σάρωση αποδείξεων και χειροκίνητη καταχώριση εξόδων. Στο Business Mode, τα μέλη βλέπουν τις δικές τους εγγραφές και οι διαχειριστές μπορούν να ελέγχουν τις εγγραφές της ομάδας. Οι διαχειριστές μπορούν να ενεργοποιήσουν προαιρετική έγκριση, να προγραμματίσουν εβδομαδιαίες ή μηνιαίες συνοπτικές ειδοποιήσεις email και να εξαγάγουν δεδομένα εξόδων σε CSV.

Το Yomio είναι εργαλείο καταγραφής και ελέγχου. Δεν εφαρμόζει την πολιτική αποζημίωσης του εργοδότη, δεν στέλνει αιτήματα σε εξωτερικό εγκρίνοντα, δεν πληρώνει εργαζομένους, δεν παρακολουθεί χιλιόμετρα, δεν διαχειρίζεται εταιρικές κάρτες και δεν συνδέεται απευθείας με QuickBooks ή Xero. Ο διαχειριστής ελέγχει το CSV και το εισάγει στη λογιστική διαδικασία. Δείτε τις λεπτομέρειες του Business Mode και τις τρέχουσες τιμές πριν αποφασίσετε.

Τι να ρωτήσετε πριν από την υιοθέτηση

1. Μπορεί ο εργαζόμενος να υποβάλει όλα τα αποδεικτικά που απαιτεί η πολιτική;
2. Μπορεί ο ελεγκτής να ζητήσει διόρθωση και να δει την τελική κατάσταση;
3. Περιλαμβάνει η εξαγωγή τις πληροφορίες που χρειάζονται λογιστήριο και μισθοδοσία;
4. Πώς ελέγχονται η πρόσβαση, η διατήρηση δεδομένων και η διαγραφή λογαριασμών;
5. Ποιος αντιπαραβάλλει τα αρχεία και ξεκινά την πληρωμή;

Το Yomio μπορεί να ταιριάζει σε μικρή ομάδα που χρειάζεται κυρίως συλλογή και έλεγχο αποδείξεων και παράδοση CSV. Για πλήρη διαδικασία αποζημίωσης, επιλέξτε προϊόν που υποστηρίζει τους κανόνες, την πληρωμή και τη λογιστική διασύνδεση του οργανισμού σας.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί το Yomio να υποβάλει αίτημα ή να πληρώσει αποζημίωση; Όχι. Το Yomio αποθηκεύει εγγραφές εξόδων, υποστηρίζει προαιρετικό έλεγχο και εξαγωγή CSV. Η υποβολή, η απόφαση επιλεξιμότητας και η πληρωμή παραμένουν στη διαδικασία του οργανισμού σας.

Αποδεικνύει η σάρωση ότι μια δαπάνη αποζημιώνεται; Όχι. Αυτό εξαρτάται από την πολιτική εργοδότη και τους τοπικούς κανόνες. Κρατήστε τα απαιτούμενα αποδεικτικά και ελέγξτε τα στοιχεία που εξήχθησαν.

Ταιριάζει το Yomio σε κάθε διαδικασία αποζημίωσης; Ταιριάζει στη συλλογή, τον έλεγχο και την εξαγωγή αποδείξεων ή χειροκίνητων εγγραφών. Αν χρειάζεστε χιλιόμετρα, εταιρικές κάρτες, κανόνες έγκρισης ή άμεσες πληρωμές, βρείτε εργαλείο που υποστηρίζει αυτά τα βήματα.