Η καλύτερη εφαρμογή για την οργάνωση αποδείξεων για επιστροφές

Οι περισσότερες καθυστερήσεις αποζημίωσης προέρχονται από κενά τεκμηρίωσης που μπορούν να αποφευχθούν και όχι από πολυπλοκότητα πολιτικής. Η έλλειψη ημερομηνιών, τα ασαφή σύνολα ή οι αδύναμες ετικέτες κατηγορίας μπορούν να μετατρέψουν μια απλή αξίωση σε μια μεγάλη αλληλουχία.

Η καλύτερη εφαρμογή για αποζημιώσεις είναι αυτή που ολοκληρώνει κάθε αξίωση πριν την υποβάλετε.

Βασικά φαγητά

• Καταγράψτε τις αποδείξεις μία φορά με αρκετή λεπτομέρεια για να ικανοποιήσετε τους ελέγχους πολιτικής.
• Προσθέστε ετικέτα σε κάθε δαπάνη ανά ομάδα, πελάτη ή έργο τη στιγμή της λήψης.
• Επικυρώστε την ετοιμότητα της αξίωσης πριν από την υποβολή.
• Μειώστε τους βρόχους απόρριψης και τις καθυστερήσεις αποζημίωσης.

Τι καλό πρέπει να κάνει το εργαλείο αποζημίωσης

1. Η πληρότητα των αποδεικτικών στοιχείων από προεπιλογή

Η εφαρμογή θα πρέπει να καταγράφει αξιόπιστα:

• έμπορος,
• ημερομηνία,
• σύνολο,
• εικόνα απόδειξης,
• κατηγορία ή ετικέτα πολιτικής.

Εάν πρέπει να προσθέτετε χειροκίνητα αυτά τα πεδία κάθε φορά, η ποιότητα υποβολής θα ποικίλλει.

2. Γρήγορη επισήμανση πολιτικής

Οι εφαρμογές αποζημίωσης θα πρέπει να υποστηρίζουν γρήγορες ετικέτες για:

• χρεώσιμος πελάτης,
• εσωτερικό ταξίδι,
• ομαδικό γεύμα,
• προμήθειες γραφείου,
• εξαιρέσεις εκτός πολιτικής.

Αυτό συντομεύει την κριτική του διευθυντή και μειώνει τον κίνδυνο απόρριψης.

3. Προ-υποβολή ροής εργασιών λίστας ελέγχου

Πριν από την υποβολή, επαληθεύστε ότι κάθε στοιχείο έχει απαιτούμενα στοιχεία και μεταδεδομένα πολιτικής. Ένας έλεγχος δύο λεπτών μπορεί να εξοικονομήσει μια εβδομάδα βρόχων email.

4. Βρόχος ανάλυσης απόρριψης

Παρακολουθήστε γιατί απορρίπτονται οι αξιώσεις. Εάν ο ίδιος λόγος εμφανίζεται επανειλημμένα, διορθώστε το πρότυπο λήψης ή τους κανόνες κατηγορίας.

Διαδραστικός έλεγχος ετοιμότητας

Εκτελέστε αυτήν τη γρήγορη λίστα ελέγχου πριν στείλετε την επόμενη παρτίδα αποζημίωσης.

Συχνές ερωτήσεις

Ποια είναι η ελάχιστη ρύθμιση για έναρξη; Ορίστε τα απαιτούμενα πεδία για την ημερομηνία, το ποσό, τον έμπορο, την εικόνα απόδειξης και την ετικέτα πολιτικής.

** Πόσο συχνά πρέπει να ελέγχεται αυτό;** Ελέγξτε την ποιότητα της αξίωσης κάθε εβδομάδα και τους λόγους απόρριψης κάθε μήνα.

Ποιο είναι το πιο συνηθισμένο λάθος; Υποβολή αποδείξεων χωρίς σαφές πλαίσιο πολιτικής. Διορθώστε το απαιτώντας μια ετικέτα πολιτικής τη στιγμή της λήψης.

Τελικό takeaway

Επιλέξτε μια εφαρμογή αποζημίωσης που επιβάλλει εκ των προτέρων πλήρη αρχεία. Αυτή η μία επιλογή σχεδίασης αφαιρεί τις πιο αποφευχθείσες τριβές αξιώσεων.